Ngay cả khi hướng dẫn được tạo và duy trì, chúng thường không được xem tại nơi làm việc.
Nhiều người trong số các bạn có thể đang tự hỏi làm thế nào để giúp người dùng dễ dàng tìm thấy hướng dẫn họ cần.
Mặc dù thư mục là con đường thông thường mà người dùng sử dụng để tìm hướng dẫn, điều quan trọng là chuẩn bị nhiều con đường truy cập khác nhau, không chỉ một, để đảm bảo người dùng có thể tìm thấy đúng hướng dẫn họ cần.
Đầu tiên, Chuẩn bị Thiết bị để Xem Hướng dẫn tại Nơi làm việc
Ngay cả khi tất cả hướng dẫn của bạn được tổ chức trong Teachme Biz, chúng sẽ không được sử dụng nếu không có môi trường nơi chúng có thể được truy cập dễ dàng khi cần.
Đặc biệt đối với những người trong ngành bán lẻ hoặc dịch vụ ăn uống, thường là trường hợp "hướng dẫn chỉ có thể được xem trên một máy tính duy nhất trong phòng nghỉ."
Nếu không có thiết bị nào trong tầm tay khi vấn đề phát sinh, hoặc nếu người khác đang sử dụng các thiết bị có sẵn, thói quen tham khảo hướng dẫn sẽ không bén rễ.
Nếu khó cung cấp thiết bị cho tất cả mọi người, thậm chí việc chuẩn bị nhiều thiết bị dùng chung cũng có thể hiệu quả.
Vì máy tính bảng và điện thoại thông minh có thể mang đi được, chúng tôi khuyên bạn tạm thời cho nhân viên mới hoặc nhân viên đặc biệt cần tham khảo hướng dẫn mượn.
Mặc dù có những cân nhắc về chi phí, thiết lập mạng, triển khai BYOD*, v.v., việc tạo ra môi trường nơi Teachme Biz có thể được truy cập dễ dàng bất cứ lúc nào là cực kỳ quan trọng.
*Bring your own device (Mang thiết bị của riêng bạn): Có nhân viên mang thiết bị di động cá nhân của họ đến nơi làm việc và sử dụng chúng cho công việc
Khi bạn đã thiết lập các thiết bị xem, hãy thực hiện các bước để làm cho hướng dẫn dễ tìm hơn bằng cách cải thiện luồng điều hướng và sử dụng các chức năng.
Có Nhiều Con Đường Chính để Xem Hướng dẫn
Khi xem hướng dẫn, người dùng truy cập chúng thông qua một hoặc nhiều con đường sau:
- Tìm kiếm qua thư mục
- Tìm kiếm qua Trang Cổng
- Tìm kiếm qua "Chức năng tìm kiếm"
- Nhận phân phối cá nhân từ quản trị viên (người dùng không cần tìm kiếm)
- Tìm kiếm thông qua các tính năng hữu ích khác
Con Đường Nào Có Tỷ Lệ Sử Dụng Cao Nhất
Trong số nhiều con đường, con đường có tỷ lệ sử dụng cao nhất bởi người dùng là:
- Tìm kiếm qua thư mục
Đây là phương pháp phổ biến nhất.
Tùy thuộc vào văn hóa công ty và cấu trúc thư mục, ở một số công ty, khoảng 70% người dùng tìm hướng dẫn theo cách này.
*Điều này dựa trên tình hình trước khi tính năng Trang Cổng được phát hành vào tháng 9 năm 2023
Do đó, chúng tôi khuyên bạn nên trước tiên kiểm tra và cải thiện con đường "Tìm kiếm qua thư mục".
Tìm Kiếm Qua Thư Mục
Có một cấu trúc thư mục được tổ chức tốt là cách nhanh nhất để giúp người dùng tìm thấy hướng dẫn.
Mặc dù thư mục thường được tổ chức theo phòng ban, nhiều người dùng cũng tìm kiếm theo danh mục kinh doanh.
Có phải có chỗ để cải thiện trong việc tổ chức thư mục và thư mục con theo danh mục kinh doanh hoặc mục đích không?
Tuy nhiên, việc thay đổi cấu trúc thư mục đòi hỏi thời gian và nguồn nhân lực đáng kể.
Ngoài ra, vì thư mục cũng đóng vai trò là đơn vị để gán quyền như người xem và người chỉnh sửa, trong một số trường hợp, có thể khó cấu trúc chúng cụ thể cho việc "tìm kiếm".
Nếu khó cải thiện bằng cách thay đổi cấu trúc thư mục, chúng tôi khuyên bạn nên kiểm tra và cải thiện các con đường khác.
Tìm Kiếm Qua Trang Cổng
Sử dụng Trang Cổng cho phép bạn tổng hợp "thông tin bạn muốn hiển thị, theo đơn vị bạn muốn hiển thị, theo thứ tự bạn muốn hiển thị" trên một trang duy nhất.
Mặc dù cần nỗ lực để xem xét các đơn vị và cấu trúc của trang, đây là một con đường rất thân thiện với người dùng.
Vì bạn không cần thay đổi cấu trúc thư mục, không cần thay đổi cài đặt quyền hoặc hệ thống quản lý.
Nếu bạn biết "hướng dẫn nào bạn muốn những người này xem", chúng tôi rất khuyên bạn nên sử dụng Trang Cổng.
Tìm Kiếm Qua "Chức Năng Tìm Kiếm"
Sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm và xem hướng dẫn là một cách tiếp cận có thể được thực hiện mà không cần nhiều thời gian hoặc chi phí.
Nó rất thuận tiện khi thành thạo, và một khi người dùng quen với nó, họ sẽ bắt đầu tìm kiếm hướng dẫn thay vì điều hướng qua các thư mục.
Lợi Ích của Việc Thiết Lập Thói Quen "Tìm Kiếm"
Lợi ích của việc thiết lập thói quen tìm kiếm là giảm đáng kể thời gian để đến với hướng dẫn.
Tuy nhiên, đáng ngạc nhiên là nhiều người nói, "Tôi chưa bao giờ tìm kiếm trước đây, vì vậy tôi không sử dụng nó" hoặc "Tôi không thoải mái với việc tìm kiếm, vì vậy tôi không sử dụng nó."
Cách Thiết Lập Thói Quen "Tìm Kiếm"
Ban đầu, cần phải cung cấp hỗ trợ cẩn thận, chẳng hạn như thiết lập cơ hội để giải thích phương pháp tìm kiếm hoặc tìm kiếm cùng nhau cho đến khi người dùng cảm thấy thoải mái.
Trong quá trình tạo, điều quan trọng là người tạo hướng dẫn phải soạn thảo tiêu đề và mô tả cẩn thận để hướng dẫn xuất hiện đúng trong kết quả tìm kiếm. Thêm thẻ tìm kiếm thích hợp cũng hiệu quả.
Hơn nữa, có nhiều phương pháp tìm kiếm khác nhau, chẳng hạn như "Tìm kiếm từ Tất cả Hướng dẫn" và "Tìm kiếm trong Thư mục".
Bằng cách quảng bá các phương pháp tìm kiếm trong khi tham khảo hướng dẫn bên dưới, và làm cho người dùng dễ dàng tìm thấy hướng dẫn, "tìm kiếm" sẽ dần được thiết lập.
Phương Pháp Cải Thiện để Tìm Kiếm Dễ Dàng Hơn
Bằng cách xem nhật ký tìm kiếm của Teachme Biz, bạn có thể hiểu người dùng đang sử dụng thuật ngữ tìm kiếm nào và liệu họ có thể tìm thấy hướng dẫn họ muốn hay không.
Việc liên tục có những trải nghiệm thành công trong việc tìm thấy hướng dẫn thông qua tìm kiếm giúp người dùng phát triển thói quen kiểm tra Teachme Biz khi họ gặp vấn đề.
Để biết thêm chi tiết về cách sử dụng thẻ tìm kiếm, vui lòng tham khảo bài viết dưới đây.
Nhận Phân Phối Cá Nhân từ Quản Trị Viên
Hướng dẫn không chỉ có thể được tìm kiếm bởi người dùng mà còn có thể được phân phối và thông báo cho người dùng bởi quản trị viên.
Thông Báo Nhiệm Vụ Một Lần với Hướng Dẫn Sử Dụng "Chức Năng Phân Phối Nhiệm Vụ"
Sử dụng chức năng phân phối nhiệm vụ, bạn có thể gửi hướng dẫn cho người dùng như yêu cầu thực hiện.
Ví dụ, bạn có thể:
- Gửi hướng dẫn về cách điền vào biểu mẫu nộp với thời hạn nộp vào cuối tháng
- Gửi hướng dẫn về công thức mới hoặc thông tin sản phẩm với thời hạn xác minh vào cuối tuần
- Yêu cầu cập nhật khẩn cấp máy tính hoặc công cụ
Nó có thể được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau.
Chức năng phân phối nhiệm vụ không chỉ phân phối hướng dẫn mà còn cho phép bạn theo dõi trạng thái hoàn thành nhiệm vụ của người dùng.
Để tăng tỷ lệ thực hiện nhiệm vụ, bạn có thể chỉ chọn những người dùng chưa hoàn thành nhiệm vụ và phân phối lại nhiệm vụ cho họ.
Nếu bạn chưa bao giờ sử dụng chức năng nhiệm vụ trước đây, hãy thử nó.
Tìm Hiểu Hoạt Động Kinh Doanh Trước với "Chức Năng Đào Tạo"
Chức năng đào tạo được thiết kế để tổng hợp và phân phối các hướng dẫn cần thiết dưới dạng khóa học cho nhân viên đang được đào tạo.
Ví dụ:
- Khóa học dịch vụ khách hàng cho nhân viên mới
- Khóa học kinh doanh cho quản lý hoặc người phụ trách
- Khóa học liên quan đến hoạt động liên quan đến máy móc với nhiều phương pháp sử dụng khác nhau
Cũng có nhiều ứng dụng tiềm năng ở đây.
Công ty chúng tôi thực sự vận hành đào tạo trực tuyến bằng chức năng đào tạo.
Với chức năng đào tạo, bạn có thể kiểm tra tiến độ sau khi gửi khóa học, rất hữu ích cho việc giáo dục nhân viên mới và đào tạo theo dõi.
Ngoài ra, các khóa học đã phân phối có thể được xem bất cứ lúc nào, cho phép xem lại nội dung đã hoàn thành.
*Chức năng đào tạo có sẵn trong gói Basic trở lên
Tìm Kiếm Thông Qua Các Tính Năng Hữu Ích Khác
Ngoài thư mục, tìm kiếm và chức năng phân phối, còn có các tính năng tiện lợi khác giúp người dùng tìm thấy hướng dẫn khi cần.
Truy Cập Thông Qua "Mã QR"
Teachme Biz có chức năng chuyển đổi URL hướng dẫn thành mã QR.
Bằng cách in mã QR dưới dạng nhãn dán và đặt chúng ở nơi cần thiết, người dùng có thể xem trực tiếp hướng dẫn chỉ bằng cách quét mã QR bằng điện thoại thông minh.
Ví dụ:
・Cách sử dụng máy chiếu trong phòng họp
・Cách thay mực trong máy photocopy
・Cách bảo trì máy móc
Bạn có thể đặt mã QR gần máy móc và thiết bị để kiểm tra hướng dẫn vận hành ngay lập tức.
Công ty Mipox, một trong những người dùng của chúng tôi, cũng đang làm việc để tạo điều hướng hướng dẫn bằng mã QR.
Tìm Kiếm Thông Qua "Mới Đến", "Hướng Dẫn Đã Xem Gần Đây" và "Dấu Trang"
Teachme Biz có các chức năng cho phép người dùng kiểm tra hướng dẫn họ đã xem gần đây và đánh dấu trang hướng dẫn.
Bằng cách khuyến khích sử dụng các chức năng này, người dùng có thể dễ dàng truy cập hướng dẫn thường xuyên sử dụng của họ hơn.
Ngoài ra, "Mới Đến" cho phép bạn xem hướng dẫn mới phát hành trong hai tuần qua.
Truyền đạt sự tồn tại của các chức năng này thường có thể dẫn đến việc sử dụng Teachme Biz nhiều hơn.
Hiểu Tình Huống Người Dùng Trước Khi Thực Hiện Biện Pháp
Chúng tôi đã giới thiệu nhiều biện pháp khác nhau, nhưng điều quan trọng là trước tiên phải hiểu tình trạng hiện tại của người dùng và thực hiện các biện pháp phù hợp.
Teachme Biz được trang bị chức năng báo cáo để phân tích trạng thái xem, vì vậy hãy sử dụng nó để kiểm tra trạng thái sử dụng trước khi làm việc trên các cải tiến.
＼Hãy tạo hướng dẫn với Teachme Biz!／