Trang tổng là gì
Sử dụng trang tổng, bạn có thể tập hợp các quy trình liên quan đến công việc vào một trang duy nhất.
Liên quan: Vui lòng cho tôi biết về trang tổng
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/21838465421593
Bài viết này sẽ giới thiệu các ví dụ về cách tạo trang.
Quy trình và điểm lưu ý khi lập trang
Xem xét các phương án giải quyết vấn đề
Trước tiên, hãy làm rõ tình trạng hiện tại và trạng thái mong muốn, rồi xem xét liệu trang tổng có phải là giải pháp phù hợp để thu hẹp khoảng cách đó hay không.
Mục đích phát triển chính của tính năng trang tổng là:
- Giúp người xem tiếp cận quy trình dễ dàng hơn
- Cho phép hiển thị tổng hợp cả thông tin ngoài Teachme Biz cần thiết cho công việc
Tùy thuộc vào tình trạng hiện tại và trạng thái mong muốn, có thể có những việc cần ưu tiên thực hiện trước, hoặc có phương án khác phù hợp hơn.
Ví dụ về trường hợp có việc cần ưu tiên thực hiện trước
- Môi trường xem chưa được chuẩn bị đầy đủ
→ Việc cải thiện môi trường xem như tăng thêm thiết bị sẽ có hiệu quả. - Các quy trình cần thiết chưa đầy đủ
→ Hãy tạo các quy trình còn thiếu. - Teachme Biz chưa được phổ biến rộng rãi
→ Nên tạo nội dung chủ lực và phổ biến đến mọi người.
Liên quan: [Tài liệu hữu ích] Tập hợp ví dụ về nội dung chủ lực cần tạo trong giai đoạn đầu triển khai Teachme Biz
https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/9316280679449
Ví dụ về trường hợp có phương án khác phù hợp hơn
- Không biết quy trình nào chứa thông tin cần tìm
→ Đặt lại tiêu đề của quy trình theo góc nhìn của người xem - Khó tìm kiếm vì hiển thị nhiều thư mục và quy trình không liên quan đến bản thân
→ Chỉ cấp quyền cần thiết theo chức vụ và phạm vi công việc
Liên quan: Có phương pháp nào để thiết lập quyền một cách hiệu quả khi thay đổi nhân sự không
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/900005508926
Làm rõ hình ảnh sử dụng
Nếu tạo một "trang đa năng mà tất cả mọi người đều có thể dùng", sẽ phát sinh nhu cầu tìm kiếm trang và các quy trình trong trang, và cuối cùng lại khó tìm thấy quy trình hơn.
Chúng tôi khuyến nghị bạn hãy làm rõ hình ảnh sử dụng và quyết định cấu trúc trước khi bắt đầu tạo.
Ví dụ xem xét trong ngành logistics
| Ai | ・Nhân viên phụ trách dây chuyền kho hàng (dây chuyền phụ trách có thể thay đổi theo ngày) |
|---|---|
| Trong tình huống nào | ・Khi bị lúng túng trong lúc làm việc ・Ôn tập trước khi vào dây chuyền "lâu chưa làm" |
| Thông tin gì | ・Quy định chấm công ・Quy định chung của kho hàng ・Quy trình riêng của từng dây chuyền ・Phương pháp đóng gói ・Phương pháp giao hàng ・Vai trò theo chức vụ |
| Sử dụng thiết bị nào | ・Điện thoại thông minh cấp riêng cho cá nhân |
| Truy cập trang bằng cách nào | ・Truy cập từ menu "Portal" trên ứng dụng di động ・Dán tên trang tổng với ghi chú "Bắt buộc kiểm tra trước khi làm việc" tại nơi làm việc hoặc trên công cụ đối với các công việc hay xảy ra lỗi hoặc công việc quan trọng |
Ví dụ xem xét trong ngành bán lẻ
| Ai | ・Nhân viên cửa hàng |
|---|---|
| Trong tình huống nào | ・Khi gặp khó khăn trong lúc làm việc |
| Thông tin gì | ・Quy trình từ mở cửa đến đóng cửa ・Quy trình công việc tại vị trí của mình ・Phương pháp nộp lịch làm việc |
| Sử dụng thiết bị nào | ・Máy tính bảng dành riêng cho từng vị trí ・Điện thoại cá nhân của mỗi người |
| Truy cập trang bằng cách nào | ・Truy cập từ menu "Portal" trên ứng dụng di động ・Dán hình ảnh hướng dẫn cách truy cập trang tổng bên cạnh bảng lịch làm việc |
Ví dụ xem xét trong ngành ẩm thực
| Ai | ・Nhân viên bếp |
|---|---|
| Trong tình huống nào | ・Khi không chắc về menu, công thức ・Khi có menu mới được thêm vào |
| Thông tin gì | ・Công thức của menu thường xuyên ・Công thức của menu theo mùa ・Công thức của menu đặc biệt theo cửa hàng |
| Sử dụng thiết bị nào | ・Máy tính bảng có 1 thiết bị tại mỗi bếp |
| Truy cập trang bằng cách nào | ・Truy cập từ menu "Portal" trên ứng dụng di động ・Dán hình ảnh hướng dẫn cách truy cập trang tổng tại phòng nghỉ |
Xem xét cấu trúc
Nếu muốn đưa nhiều thông tin lên trang, chúng tôi khuyến nghị bạn hãy lập danh sách bằng Excel hoặc công cụ tương tự trước khi tạo trên Teachme Biz.
Quy trình được khuyến nghị
- Xem xét đơn vị trang
- Xem xét đơn vị Phần
- Viết ra tổng quan các thông tin cần thiết
- Áp dụng các Quy trình hiện có vào từng trang, từng Phần
- Tạo các Quy trình còn thiếu
Hãy tận dụng "Trang tổng hợp" trong quá trình xem xét.
Trang tổng hợp (Nhấp vào để Tải xuống file Excel về thiết bị của bạn)
https://teachme-biz-lp.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/assets/files/cs/Teachme+Biz_portal_seirisheet.xlsx
Liên quan: Xuất danh sách tài liệu hướng dẫn (Trình duyệt Web)
https://teachme.jp/8/manuals/51680720
Lập trang
Thay vì hướng đến lần công khai đầu tiên "hoàn hảo", hãy công khai khi đã có đủ nội dung hữu ích ở mức nhất định, rồi cùng người xem phát triển dần — đó là cách hiệu quả hơn.
Gợi ý khi tạo
■ Không nhồi nhét quá nhiều Phần hay nội dung vào một trang
- Số Phần trên mỗi trang: tối đa ~10
- Số nội dung trên mỗi Phần: tối đa ~12
■ Kiểm tra quyền xem Quy trình
Hãy xác nhận rằng những Người dùng cần xem đã Tham gia vào Thư mục lưu Quy trình mà bạn muốn hiển thị.
Liên quan: Thêm hoặc xóa người dùng khỏi thư mục (Trình duyệt Web)
https://teachme.jp/8/manuals/51680039
Việc thiết lập quyền theo "Nhóm" sẽ giúp việc kiểm tra và thay đổi trở nên thuận tiện hơn.
Liên quan: Quản lý nhóm người dùng (Trình duyệt Web)
https://teachme.jp/8/manuals/51680041
■ Thay đổi ảnh bìa của Quy trình sang hình ảnh phù hợp với nghiệp vụ
Before
After
Liên quan: Thay thế/Xóa Hình ảnh và Video Đã Đăng ký (Phiên bản Trình duyệt Web)
https://teachme.jp/8/manuals/51681685
■ Sắp xếp các trang theo thứ tự thuận tiện cho người xem
Các Quy trình và Liên kết bên ngoài trong Trang tổng sẽ được hiển thị theo thứ tự đăng ký ban đầu, nhưng bạn có thể tự do sắp xếp lại bằng cách kéo và thả.
Liên quan: Tạo và chỉnh sửa Portal Pages (Trình duyệt Web)
https://teachme.jp/8/manuals/51682499#stepId-24184336
Thông báo
Điều quan trọng là sử dụng các cuộc họp thực tế nhất có thể như họp buổi sáng hay họp định kỳ, để cấp lãnh đạo truyền đạt thông tin cụ thể đến nhân viên.
- Bắt đầu vận hành từ khi nào
- Muốn mọi người sử dụng như thế nào
- Thiết bị sử dụng
- Luồng truy cập xem
- Thực hiện demo
Điểm lưu ý khi Bắt đầu vận hành
Truyền đạt rõ ràng luồng truy cập xem đến người xem
Sẽ là phản tác dụng nếu trang được tạo ra để dễ tìm nhưng lại không được biết đến, hoặc tốn công để tìm kiếm.
Hãy tạo môi trường thuận tiện để truy cập Trang tổng.
- Trường hợp sử dụng PC: hướng dẫn Đánh dấu trang trên Browser
※ Trong tương lai, chúng tôi có kế hoạch bổ sung tính năng Xuất mã QR cho Trang tổng, cho phép đọc bằng thiết bị di động.
Thiết lập và thông báo luồng báo cáo khi thiếu nội dung hoặc quyền truy cập
Nếu nội dung hoặc quyền truy cập còn thiếu, trang mà bạn đã dày công tạo sẽ không phát huy được hết sức mạnh của nó.
Việc chuẩn bị Quy trình báo cáo cho các trường hợp "không có nội dung cần thiết" hoặc "nội dung không hiển thị" và đặt ở đầu trang sẽ rất hiệu quả.
Xác định thời điểm kiểm tra định kỳ
Trang cũng giống như Quy trình, sẽ trở nên lỗi thời theo thời gian.
Để tránh tình trạng không còn xem vì không còn phù hợp với thực tế, chúng tôi khuyến nghị bạn hãy xác định trước thời điểm và luồng xem xét lại.
Lấy ý kiến khảo sát từ người xem
Rất khó để thực hiện ngay từ đầu một trang hoàn hảo cho người xem.
Hãy lắng nghe ý kiến thực tế thông qua khảo sát và các hình thức khác, liên tục cập nhật và phát triển trang thành nơi thực sự hữu ích cho thực tiễn.
Chúng tôi khuyến nghị thực hiện định kỳ không chỉ vào lần công khai đầu tiên mà còn vào mỗi dịp kiểm tra định kỳ.
Lời kết
Công ty chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ hỗ trợ xây dựng Trang tổng và dịch vụ tư vấn phù hợp với tình hình của quý công ty.
Nếu quý vị mong muốn được trao đổi trực tuyến, xin đừng ngại liên hệ với đại diện của chúng tôi hoặc qua biểu mẫu Liên hệ.
Liên kết liên quan
Tạo và chỉnh sửa Portal Pages (Trình duyệt Web)
https://teachme.jp/8/manuals/51682499
Nắm bắt tình trạng xem của Người dùng, đo lường hiệu quả và cải thiện
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/900005732566