Trang Cổng thông tin là gì
Trang Cổng thông tin cho phép bạn tổ chức các hướng dẫn liên quan đến các hoạt động kinh doanh cụ thể trên một trang duy nhất.
Liên quan: Chức năng Trang Cổng thông tin là gì
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/21838465421593
Bài viết này cung cấp các ví dụ về cách tạo.
Nếu bạn muốn biết về các ví dụ vận hành, vui lòng tham khảo bài viết sau.
Liên quan: 【Ví dụ Vận hành】Trang Cổng thông tin | Cách Tận dụng Hướng dẫn Tốt hơn tại Nơi làm việc
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/22749574246169
Quy trình Tạo Trang và Các Điểm Chính
Xem xét Phương pháp Giải quyết Vấn đề
Đầu tiên, làm rõ tình hình hiện tại và trạng thái mong muốn, sau đó xem xét liệu Trang Cổng thông tin có phải là giải pháp phù hợp để thu hẹp khoảng cách đó không.
Các mục đích phát triển chính của tính năng Trang Cổng thông tin là:
- Giúp người xem dễ dàng truy cập hướng dẫn hơn
- Cho phép hiển thị thông tin từ bên ngoài Teachme Biz cần thiết cho hoạt động kinh doanh
Tùy thuộc vào tình hình hiện tại và trạng thái mong muốn, có thể có các vấn đề khác cần được giải quyết trước, hoặc các cách tiếp cận khác có thể phù hợp hơn.
Ví dụ về các vấn đề cần được giải quyết trước
- Môi trường xem không đầy đủ
→ Hiệu quả khi cải thiện môi trường xem, chẳng hạn như tăng số lượng thiết bị. - Không có sẵn hướng dẫn cần thiết
→ Tạo các hướng dẫn còn thiếu. - Teachme Biz chưa được áp dụng đầy đủ
→ Khuyến nghị tạo và quảng bá nội dung hấp dẫn.
Liên quan: 【Tài nguyên Hữu ích】Bộ sưu tập Ví dụ Nội dung Hấp dẫn để Tạo Trong Quá trình Triển khai Teachme Biz Ban đầu
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/9316280679449
Ví dụ về trường hợp các cách tiếp cận khác có thể phù hợp hơn
- Người dùng không biết hướng dẫn nào chứa thông tin họ cần
→ Đổi tên tiêu đề hướng dẫn theo góc nhìn của người xem - Các thư mục và hướng dẫn không liên quan đến người dùng được hiển thị, khiến việc tìm kiếm thông tin cần thiết trở nên khó khăn
→ Chỉ gán quyền cần thiết theo vị trí và chức năng công việc
Liên quan: Có cách nào hiệu quả để thiết lập quyền khi mọi người thay đổi vai trò không?
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/900005508926
Làm rõ Hình ảnh Sử dụng
Việc tạo "trang đa năng cho mọi người" có thể dẫn đến việc người dùng phải tìm kiếm trang và hướng dẫn trong trang, cuối cùng làm cho hướng dẫn khó tìm hơn.
Chúng tôi khuyên bạn nên làm rõ mục đích sử dụng và quyết định cấu trúc trước khi tạo.
Ví dụ cho Ngành Logistics
| Ai | ・Nhân viên dây chuyền kho (phân công dây chuyền khác nhau mỗi ngày) |
| Trong tình huống nào | ・Khi không chắc chắn trong quá trình làm việc ・Khi xem lại trước khi làm việc trên dây chuyền mà họ chưa làm việc trong một thời gian |
| Thông tin gì | ・Quy tắc chuyên cần ・Quy tắc kho hàng chung ・Quy trình cụ thể cho từng dây chuyền ・Phương pháp đóng gói ・Phương pháp vận chuyển ・Vai trò theo vị trí |
| Sử dụng thiết bị gì | ・Điện thoại thông minh được cấp cá nhân |
| Cách truy cập trang | ・Truy cập từ menu "Cổng thông tin" trong ứng dụng di động ・Hiển thị tên Trang Cổng thông tin cho các nhiệm vụ thường xảy ra lỗi hoặc hoạt động quan trọng trong khu vực làm việc hoặc trên công cụ như "Yêu cầu kiểm tra trước khi làm việc" |
Ví dụ cho Ngành Bán lẻ
| Ai | ・Nhân viên cửa hàng |
| Trong tình huống nào | ・Khi gặp thách thức trong quá trình làm việc |
| Thông tin gì | ・Quy trình từ mở cửa đến đóng cửa ・Quy trình công việc cho vị trí của họ ・Cách gửi yêu cầu ca làm việc |
| Sử dụng thiết bị gì | ・Máy tính bảng cho mỗi vị trí ・Điện thoại thông minh cá nhân |
| Cách truy cập trang | ・Truy cập từ menu "Cổng thông tin" trong ứng dụng di động ・Dán hình ảnh hướng dẫn cách truy cập Trang Cổng thông tin bên cạnh lịch ca làm việc |
Ví dụ cho Ngành Dịch vụ Ăn uống
| Ai | ・Nhân viên bếp |
| Trong tình huống nào | ・Khi không chắc chắn về thực đơn hoặc công thức ・Khi thêm món mới vào thực đơn |
| Thông tin gì | ・Công thức thực đơn thường xuyên ・Công thức thực đơn theo mùa ・Công thức thực đơn đặc biệt của cửa hàng |
| Sử dụng thiết bị gì | ・Một máy tính bảng cho mỗi bếp |
| Cách truy cập trang | ・Truy cập từ menu "Cổng thông tin" trong ứng dụng di động ・Dán hình ảnh hướng dẫn cách truy cập Trang Cổng thông tin trong phòng nghỉ |
Lập kế hoạch Cấu trúc
Nếu bạn muốn đưa nhiều thông tin vào trang, chúng tôi khuyên bạn nên liệt kê trong Excel hoặc công cụ khác trước khi tạo trong Teachme Biz.
Các Bước Khuyến nghị
- Xem xét các đơn vị trang
- Xem xét các đơn vị phần
- Phác thảo thông tin cần thiết
- Ánh xạ các hướng dẫn hiện có cho từng trang và phần
- Tạo các hướng dẫn còn thiếu
Vui lòng sử dụng "Bảng Tổ chức" cho việc lập kế hoạch của bạn.
Bảng Tổ chức (Nhấp vào sẽ tải xuống tệp Excel vào thiết bị của bạn)
https://teachme-biz-lp.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/assets/files/cs/Teachme+Biz_portal_seirisheet.xlsx
Liên quan: Xuất danh sách hướng dẫn (Trình duyệt Web)
https://teachme.jp/8/manuals/5619046
Tạo Trang
Thay vì nhắm đến phiên bản ban đầu "hoàn hảo", hiệu quả hơn là xuất bản khi bạn có đủ nội dung hữu ích và sau đó phát triển cùng với người xem.
Mẹo Tạo
■Đừng nhồi nhét quá nhiều phần và nội dung vào một trang duy nhất
- Số lượng phần trên mỗi trang: tối đa 10
- Số lượng mục nội dung trên mỗi phần: tối đa 12
■Kiểm tra quyền xem hướng dẫn
Xác nhận rằng người dùng mục tiêu đã tham gia các thư mục chứa hướng dẫn mà bạn muốn hiển thị cho họ.
Liên quan: Thêm hoặc xóa người dùng khỏi thư mục (Trình duyệt Web)
https://teachme.jp/8/manuals/4929449
Thiết lập quyền sử dụng "Nhóm" giúp việc xác minh và thay đổi thuận tiện hơn.
Liên quan: Quản lý nhóm người dùng (Trình duyệt Web)
https://teachme.jp/8/manuals/4929282
■Thay đổi hình ảnh bìa hướng dẫn để phù hợp với hình ảnh công việc
Trước
Sau
Liên quan: Thay thế/Xóa Hình ảnh và Video đã Đăng ký (Phiên bản Trình duyệt Web)
https://teachme.jp/8/manuals/8080589
■Sắp xếp trang theo thứ tự có lợi cho người xem
Các trang trong "Danh sách" Trang Cổng thông tin được hiển thị theo thứ tự tiêu đề.
Nếu cần, thêm tiền tố vào tiêu đề trang để sắp xếp.
Liên quan: Cách hiển thị thư mục và thư mục con theo thứ tự mong muốn
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/26816537142169
Truyền đạt
Điều quan trọng là các nhà lãnh đạo cần truyền đạt cụ thể cho nhân viên trong các tình huống thực tế như các cuộc họp buổi sáng hoặc các cuộc họp thường xuyên.
- Khi nào hoạt động sẽ bắt đầu
- Cách bạn muốn họ sử dụng
- Thiết bị nào để sử dụng
- Các đường dẫn xem
- Tiến hành demo
Điểm Chính Khi Bắt đầu Vận hành
Truyền đạt rõ ràng các đường dẫn xem cho người dùng
Sẽ không đạt được mục đích nếu các trang được tạo để dễ dàng tìm thấy lại không được biết đến hoặc tốn công sức để tìm.
Tạo môi trường nơi Trang Cổng thông tin dễ dàng truy cập.
- Nếu sử dụng PC: Hướng dẫn người dùng đánh dấu trang trong trình duyệt của họ
※Trong tương lai, tính năng xuất mã QR cho Trang Cổng thông tin sẽ được thêm vào, cho phép quét bằng thiết bị di động.
Thiết lập và truyền đạt quy trình báo cáo cho khoảng cách nội dung và quyền
Nếu có khoảng cách về nội dung hoặc quyền, các trang sẽ không hoàn toàn hiệu quả mặc dù đã nỗ lực tạo ra chúng.
Hiệu quả khi chuẩn bị hướng dẫn cho quy trình báo cáo trong trường hợp "thiếu nội dung" hoặc "nội dung không hiển thị" và đặt nó ở đầu trang.
Xác định lịch trình kiểm tra định kỳ
Các trang, giống như hướng dẫn, sẽ trở nên lỗi thời theo thời gian.
Để tránh tình huống mọi người ngừng sử dụng chúng vì chúng không còn phù hợp với thực tế, chúng tôi khuyên bạn nên quyết định lịch trình và quy trình kiểm tra.
Khảo sát người xem
Việc tạo trang hoàn hảo cho người xem ngay từ đầu là thách thức.
Thu thập phản hồi từ thực tế thông qua khảo sát và cập nhật liên tục để phát triển các trang hữu ích cho nơi làm việc của bạn.
Chúng tôi khuyên bạn nên làm điều này không chỉ ở lần phát hành ban đầu mà còn thường xuyên trong các đợt kiểm tra định kỳ.
Kết luận
Công ty chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ hỗ trợ xây dựng Trang Cổng thông tin và dịch vụ tư vấn phù hợp với tình hình công ty của bạn.
Nếu bạn muốn có cuộc họp trực tuyến, vui lòng liên hệ với đại diện tài khoản của bạn hoặc sử dụng biểu mẫu yêu cầu của chúng tôi.
Liên kết Liên quan
Tạo và chỉnh sửa Trang Cổng thông tin (Trình duyệt Web)
https://teachme.jp/8/manuals/24198884
【Ví dụ Vận hành】Trang Cổng thông tin | Cách Tận dụng Hướng dẫn Tốt hơn tại Nơi làm việc
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/22749