Dù đã tạo và chuẩn bị tài liệu hướng dẫn, nhưng việc xem tài liệu tại hiện trường thường không được thực hiện thường xuyên.
Nhiều người cũng đang băn khoăn làm thế nào để dễ dàng tìm đến tài liệu hướng dẫn mình cần.
Con đường phổ biến nhất mà người dùng thường dùng để tìm tài liệu là qua thư mục, nhưng để người dùng thực sự tìm thấy tài liệu, điều quan trọng là không chỉ chuẩn bị một, mà cần chuẩn bị nhiều con đường truy cập khác nhau.
Trước tiên, hãy chuẩn bị thiết bị có thể xem tài liệu tại hiện trường
Dù tài liệu đã được tập hợp đầy đủ trên Teachme Biz, nếu môi trường để xem ngay khi cần không được chuẩn bị sẵn, tài liệu sẽ không được tận dụng.
Đặc biệt với các doanh nghiệp bán lẻ hay ẩm thực, tình trạng "chỉ có thể xem trên 1 máy tính ở phòng nghỉ" xảy ra rất thường xuyên.
Khi liên tục rơi vào tình huống không có thiết bị trong tay lúc cần, hoặc người khác đang dùng thiết bị, thói quen xem tài liệu sẽ không hình thành được.
Nếu khó chuẩn bị thiết bị cho từng người, chỉ cần chuẩn bị thêm nhiều thiết bị dùng chung cũng đã có hiệu quả.
Máy tính bảng hay điện thoại thông minh có thể mang theo bên người, nên việc cho mượn tạm thời cho nhân viên hoặc nhân viên mới - những người đặc biệt cần xem tài liệu - cũng là một cách vận hành được khuyến nghị.
Mặc dù còn vấn đề về chi phí, nhưng việc chuẩn bị mạng lưới, thực hiện BYOD* - tức là trước tiên tạo môi trường có thể truy cập Teachme Biz bất cứ lúc nào một cách dễ dàng - là điều vô cùng quan trọng.
*Bring your own device: Nhân viên mang thiết bị di động cá nhân vào nơi làm việc và sử dụng cho công việc
Sau khi chuẩn bị xong thiết bị xem, hãy tiến hành cải thiện luồng di chuyển và tận dụng các tính năng để giúp người dùng tìm thấy tài liệu dễ dàng hơn.
Có nhiều con đường truy cập chính để xem tài liệu
Khi xem tài liệu, người dùng thường truy cập theo một hoặc nhiều trong các con đường sau:
- Tìm bằng cách điều hướng qua thư mục
- Tìm bằng cách điều hướng qua trang cổng thông tin
- Tìm bằng cách sử dụng "chức năng tìm kiếm"
- Nhận phân phối riêng từ quản trị viên qua chức năng phân phối (người xem không cần tự tìm)
- Tìm bằng cách tận dụng các tính năng tiện ích khác
Con đường nào có tỷ lệ xem cao nhất
Trong số nhiều con đường, con đường mà người dùng lựa chọn với tỷ lệ cao nhất là:
- Tìm bằng cách điều hướng qua thư mục
.
Tùy thuộc vào văn hóa doanh nghiệp và cấu trúc thư mục, nhưng ở những công ty có tỷ lệ cao, khoảng 7 trong 10 người dùng tìm kiếm theo cách này.
※ Đây là tình trạng trước khi tính năng trang cổng thông tin được ra mắt vào tháng 9 năm 2023.
Do đó, ban đầu nên kiểm tra và cải thiện con đường "Tìm bằng cách điều hướng qua thư mục" trước.
Tìm bằng cách điều hướng qua thư mục
Việc sắp xếp cấu trúc thư mục một cách chỉn chu là con đường ngắn nhất để người dùng tìm thấy tài liệu.
Khi tạo thư mục, nhiều người thường phân chia theo đơn vị phòng ban, nhưng tùy người dùng, nhiều người cũng tìm kiếm theo trục danh mục công việc.
Liệu có thể cải tiến bằng cách tạo cấu trúc thư mục và thư mục con theo danh mục công việc hoặc theo mục đích sử dụng không?
Mặt khác, việc thay đổi cấu trúc thư mục đòi hỏi khá nhiều thời gian và nhân lực.
Ngoài ra, vì thư mục cũng là đơn vị gán quyền như quyền xem, quyền chỉnh sửa, nên đôi khi khó tạo cấu trúc chuyên biệt cho việc "tìm kiếm".
Nếu việc cải tiến thông qua thay đổi cấu trúc thư mục gặp khó khăn, nên chuyển sang kiểm tra và cải thiện các con đường khác.
Tìm bằng cách điều hướng qua trang cổng thông tin
Sử dụng trang cổng thông tin, bạn có thể tập hợp "thông tin muốn hiển thị, theo đơn vị muốn hiển thị, theo thứ tự muốn hiển thị" vào một trang duy nhất.
Tuy mất công sức để suy nghĩ và tạo đơn vị trang cũng như cấu trúc, nhưng đây là con đường rất thân thiện với người dùng.
Vì không cần thay đổi cấu trúc thư mục, nên cũng không cần thay đổi cài đặt quyền hay cơ cấu quản lý.
Nếu bạn đã xác định rõ "muốn những người này xem những tài liệu này", hãy tận dụng trang cổng thông tin.
Tìm bằng cách sử dụng "chức năng tìm kiếm"
Phương pháp có thể thực hiện mà không tốn nhiều thời gian và chi phí là sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm và xem tài liệu.
Khi thành thạo, tính năng này rất tiện lợi, và khi người dùng đã quen, họ sẽ tìm tài liệu bằng tìm kiếm thay vì điều hướng qua thư mục.
Lợi ích của việc hình thành thói quen "tìm kiếm"
Lợi ích của việc hình thành thói quen tìm kiếm là giảm đáng kể thời gian để đến được tài liệu.
Tuy nhiên, không ít người có tâm lý "chưa từng tìm kiếm nên không dùng", hoặc "cảm thấy ngại với việc tìm kiếm nên không sử dụng".
Cách hình thành thói quen "tìm kiếm"
Ban đầu, cần có sự hỗ trợ chu đáo như tổ chức cơ hội giải thích về cách tìm kiếm, hoặc cùng thực hiện tìm kiếm cho đến khi họ quen.
Về những điều cần chú ý trong giai đoạn tạo tài liệu, điều quan trọng là người tạo tài liệu cần chú ý đến tiêu đề và mô tả để tài liệu xuất hiện đúng trong kết quả tìm kiếm. Ngoài ra, việc gắn thẻ tìm kiếm đầy đủ cũng rất hiệu quả.
Hơn nữa, cũng có nhiều phương pháp tìm kiếm khác nhau như "tìm kiếm trong tất cả tài liệu", "tìm kiếm trong thư mục".
Hãy tham khảo các tài liệu dưới đây để quảng bá phương pháp tìm kiếm và giúp người dùng dễ dàng tìm đến tài liệu, từ đó thói quen "tìm kiếm" sẽ dần hình thành.
Phương pháp cải thiện để tìm kiếm dễ dàng hơn
Bằng cách xem nhật ký tìm kiếm của Teachme Biz, bạn có thể nắm được người dùng đang tìm kiếm bằng từ khóa nào, và liệu họ có tìm được tài liệu mình cần sau đó hay không.
Khi người dùng có nhiều lần trải nghiệm tìm thấy tài liệu qua tìm kiếm, họ sẽ dần hình thành thói quen xem Teachme Biz khi gặp khó khăn.
Về cách tận dụng thẻ tìm kiếm, chúng tôi đã ghi chi tiết trong bài viết dưới đây.
Nhận phân phối riêng từ quản trị viên qua chức năng phân phối
Tài liệu không chỉ để người dùng tự tìm kiếm, mà quản trị viên cũng có thể phân phối và thông báo đến người dùng.
Thông báo yêu cầu công việc đơn lẻ kèm tài liệu bằng "Chức năng phân phối nhiệm vụ"
Sử dụng chức năng phân phối nhiệm vụ, bạn có thể gửi tài liệu đến người dùng dưới dạng yêu cầu thực hiện.
Ví dụ:
- Gửi tài liệu hướng dẫn cách điền biểu mẫu nộp với hạn nộp trong tháng này
- Gửi tài liệu về công thức mới hoặc thông tin sản phẩm mới với hạn xác nhận trong tuần này
- Yêu cầu cập nhật máy tính hoặc công cụ có mức độ khẩn cấp cao
và có thể sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau.
Chức năng phân phối nhiệm vụ không chỉ phân phối tài liệu, mà còn cho phép nắm bắt tình trạng thực hiện nhiệm vụ của người dùng.
Để nâng cao tỷ lệ thực hiện nhiệm vụ, bạn cũng có thể chọn riêng những người chưa thực hiện và phân phối lại nhiệm vụ.
Những ai chưa từng sử dụng chức năng nhiệm vụ, hãy thử dùng một lần xem sao.
Học trước nghiệp vụ bằng "Chức năng đào tạo"
Chức năng đào tạo là tính năng tập hợp và phân phối các tài liệu cần thiết cho nhân viên được đào tạo dưới dạng một khóa học.
Ví dụ:
- Khóa học về nghiệp vụ tiếp khách dành cho nhân viên mới
- Khóa học về nghiệp vụ dành cho người phụ trách như quản lý cửa hàng
- Khóa học về nghiệp vụ có nhiều nội dung cần ghi nhớ như máy móc đa dạng chức năng
và có thể hình dung nhiều cách sử dụng khác nhau.
Chính công ty chúng tôi cũng đang vận hành đào tạo trực tuyến thực tế bằng chức năng đào tạo.
Với chức năng đào tạo, bạn có thể kiểm tra tiến độ sau khi gửi khóa học, nên có thể tận dụng trong các tình huống đào tạo nhân viên mới hoặc đào tạo bổ sung.
Ngoài ra, khóa học đã phân phối có thể xem bất cứ lúc nào, nên cũng có thể dùng để ôn lại nội dung đã hoàn thành.
※ Chức năng đào tạo là tính năng dành cho gói Basic trở lên
Tìm bằng cách tận dụng các tính năng tiện ích khác
Ngoài thư mục, tìm kiếm và chức năng phân phối, còn có các tính năng tiện ích khác giúp người dùng tìm thấy tài liệu khi cần.
Truy cập bằng "Mã QR"
Teachme Biz có tính năng chuyển đổi URL của tài liệu thành mã QR.
Bằng cách in mã QR dưới dạng nhãn dán bằng máy in và dán vào những nơi cần thiết, người dùng chỉ cần quét mã QR bằng điện thoại thông minh là có thể xem trực tiếp tài liệu.
Ví dụ:
・ Hướng dẫn sử dụng máy chiếu phòng họp
・ Cách thay mực máy photocopy
・ Phương pháp bảo trì máy móc
và có thể dán mã QR gần máy móc hoặc thiết bị để kiểm tra ngay cách vận hành.
Công ty Mipox Co., Ltd., một khách hàng của chúng tôi, cũng đang nỗ lực tạo luồng dẫn đến tài liệu bằng cách tận dụng mã QR.
Tìm từ "Tài liệu mới nhất", "Tài liệu đã xem gần đây" và "Dấu trang"
Teachme Biz có tính năng cho phép người dùng kiểm tra các tài liệu đã xem gần đây và tính năng đánh dấu trang tài liệu.
Bằng cách sử dụng các tính năng này, người dùng có thể dễ dàng truy cập vào các tài liệu thường dùng của mình.
Ngoài ra, trong mục "Tài liệu mới nhất", bạn có thể xem các tài liệu được công bố mới trong vòng 2 tuần.
Việc thông báo về sự tồn tại của các tính năng này thường giúp thúc đẩy việc sử dụng Teachme Biz ngày càng nhiều hơn.
Nắm bắt tình trạng người dùng trước khi triển khai các biện pháp
Chúng tôi đã giới thiệu nhiều biện pháp khác nhau, nhưng trước tiên, điều rất quan trọng là nắm bắt thực trạng người dùng đang ở trạng thái như thế nào, rồi triển khai biện pháp phù hợp với thực trạng đó.
Teachme Biz cũng được trang bị tính năng báo cáo để phân tích tình trạng xem tài liệu, hãy tận dụng tính năng đó để kiểm tra tình trạng sử dụng trước khi bắt tay vào cải thiện.
＼ Hãy thử tạo tài liệu với Teachme Biz! ／