Cài đặt Thư mục
Hỏi. Người xem có thể có Quyền Phê duyệt không?
Đáp. Bất kỳ người dùng nào tham gia vào Thư mục liên quan đều có thể trở thành Người dùng có Quyền Phê duyệt.
Hỏi. Người phê duyệt có thể được thiết lập cho từng Thư mục con không?
Đáp. Không thể cấu hình cài đặt Người phê duyệt ở cấp Thư mục con.
Tuy nhiên, khi gửi yêu cầu phê duyệt, Người phê duyệt có thể được chọn cho từng Hướng dẫn riêng lẻ.
Cài đặt cho Yêu cầu Phê duyệt
Hỏi. Cùng một người dùng có thể được đặt làm Người phê duyệt ở nhiều giai đoạn không?
Đáp. Không.
Hỏi. Có thể gửi yêu cầu phê duyệt khi người yêu cầu và Người phê duyệt là cùng một người dùng không?
Đáp. Có.
Hỏi. Khi nhiều người dùng được đặt làm Người phê duyệt, Hướng dẫn có phải nhận được sự phê duyệt từ tất cả họ trước khi có thể được phát hành không?
Đáp. Việc có yêu cầu phê duyệt từ tất cả người dùng hay không có thể được lựa chọn khi gửi yêu cầu.
Chỉ định xem "Yêu cầu phê duyệt từ tất cả" hay "Phê duyệt bởi bất kỳ ai cũng đủ" là cần thiết.
Hỏi. Quy trình công việc và cài đặt Người phê duyệt (cài đặt trước) có thể được đăng ký ở cấp Thư mục hoặc Thư mục con và được gọi lại khi gửi yêu cầu không?
Đáp. Không.
Hoạt động Trong Quá trình Phê duyệt
Hỏi. Nếu một Hướng dẫn bị từ chối trong thiết lập phê duyệt nhiều giai đoạn, quy trình phê duyệt có thể tiếp tục từ một giai đoạn trung gian không?
Đáp. Không. Quy trình phê duyệt phải bắt đầu lại từ giai đoạn 1.
Hỏi. Người phê duyệt có thể sửa đổi nội dung Hướng dẫn hoặc lịch sử Sửa đổi không?
Đáp. Không. Thay vào đó hãy từ chối Hướng dẫn.
Hỏi. Hướng dẫn hiển thị [Đang chờ phê duyệt] và không thể chỉnh sửa. Tôi nên làm gì?
Đáp. Hủy yêu cầu để có thể chỉnh sửa Hướng dẫn.
Tham khảo các bảng dưới đây để xác nhận các hành động có sẵn cho mỗi trạng thái.
Các Hành động Có sẵn cho Quy trình Công việc
| Hành động\Trạng thái | Trước khi yêu cầu (đã cấu hình nhưng chưa gửi) | Đang chờ phê duyệt | Bị từ chối | Đã phê duyệt | Đã tạm dừng |
|---|---|---|---|---|---|
| Yêu cầu | ✓ | - | ✓ | - | - |
| Phê duyệt | - | ✓ | - | - | - |
| Từ chối | - | ✓ | - | - | - |
| Hủy yêu cầu | - | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Chỉnh sửa giai đoạn phê duyệt và Người phê duyệt | ✓ | - | - | - | ✓(Chỉ có thể thay thế Người phê duyệt) |
Các Hành động Có sẵn cho Hướng dẫn
| Trước khi yêu cầu | Đang chờ phê duyệt | Bị từ chối | Đã phê duyệt | Đã tạm dừng | |
|---|---|---|---|---|---|
| Chỉnh sửa | ✓ | - | ✓ | - | - |
| Phát hành/Cập nhật (Lịch trình) | - | - | - | ✓ | - |
| Sao lưu | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Sao chép Bản nháp | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Lưu trữ (Chỉ định ngày thực hiện) | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Thay đổi Chủ sở hữu Hướng dẫn* | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Xem Lịch sử Chỉnh sửa | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Xem trước | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Hủy phát hành | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Di chuyển Hướng dẫn | ✓ | - | - | - | - |
| Xóa | ✓ | - | - | - | - |
*Chủ sở hữu của hướng dẫn có thể được thay đổi từ màn hình danh sách hướng dẫn ngay cả khi quy trình phê duyệt đang diễn ra.
Tuy nhiên, không thể thay đổi từ màn hình chỉnh sửa hướng dẫn.
Hoạt động Xuất bản và Thông báo
Hỏi. Có thông báo nào được gửi khi Hướng dẫn được gửi để phê duyệt, hoặc khi bị từ chối hoặc được phê duyệt không?
Đáp. Có.
▼Các email thông báo hệ thống nào được gửi từ Teachme Biz?
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/7900696772377
Hỏi. Khi một Hướng dẫn đã được phê duyệt được phát hành, không có thông báo cập nhật nào được gửi. Tại sao?
Đáp. Thông báo xuất bản Hướng dẫn chỉ có thể được cấu hình khi phát hành Hướng dẫn theo cách thủ công.
▼Thông báo cho người dùng về việc phát hành hoặc cập nhật hướng dẫn (Trình duyệt Web)
https://teachme.jp/8/manuals/14651979
Do đó, nếu "Cài đặt xuất bản" được bật, không có thông báo nào được gửi.
Để sử dụng tính năng thông báo, không đánh dấu cài đặt xuất bản và để người yêu cầu thực hiện việc xuất bản theo cách thủ công.
Lịch sử Sửa đổi
Hỏi. Lịch sử Sửa đổi có thể được chỉnh sửa hoặc xóa sau khi Hướng dẫn được phát hành không?
Đáp. Từ góc độ quản lý tài liệu, Lịch sử Sửa đổi của Hướng dẫn không thể được chỉnh sửa hoặc xóa sau khi xuất bản.
Ngoài ra, vì cùng lý do, các cột "Người phê duyệt" và "Người cập nhật" hiển thị "Tên Hiển thị" của người dùng tại thời điểm phê duyệt hoặc cập nhật.
Hiển thị sẽ không được thay thế bằng "Người dùng đã xóa" hoặc văn bản tương tự.
Hỏi. Lịch sử Sửa đổi của Hướng dẫn Phát hành Bên ngoài có thể được ẩn khỏi người dùng bên ngoài không?
Đáp. Có.
Ngay cả khi cài đặt hiển thị Lịch sử Sửa đổi được bật, người dùng không đăng nhập sẽ không thấy Tên Hiển thị của người chỉnh sửa, và chỉ nội dung lịch sử sẽ được hiển thị.
Hỏi. Lịch sử sửa đổi của hướng dẫn được xuất bản bên ngoài có thể được ẩn khỏi người dùng bên ngoài không?
Đáp. Có.
Ngay cả khi cài đặt hiển thị lịch sử sửa đổi được bật, tên hiển thị của người chỉnh sửa sẽ bị ẩn đối với người dùng không đăng nhập, và chỉ nội dung của lịch sử được hiển thị.
Liên quan đến Ứng dụng trên Ứng dụng Di động
Hỏi. Có thể phê duyệt nhiều người và ứng dụng nhiều giai đoạn không?
Đáp. Có, nhưng chỉ khi thực hiện các thao tác cụ thể.
-
Khi gửi đơn từ ứng dụng di động với quy trình công việc đã được cấu hình trong phiên bản trình duyệt web
Có thể phê duyệt nhiều người và phê duyệt nhiều giai đoạn.
Đơn được gửi theo quy trình công việc được thiết lập trong phiên bản trình duyệt web.
* Do đặc điểm thiết kế của màn hình ứng dụng di động, có thể không hiển thị rằng quy trình công việc đang được áp dụng, nhưng về mặt nội bộ, quy trình công việc đã cấu hình được thực thi. -
Khi gửi đơn từ ứng dụng di động mà không có quy trình công việc được cấu hình trong phiên bản trình duyệt web
Không thể phê duyệt nhiều người và phê duyệt nhiều giai đoạn.
Một quy trình công việc một giai đoạn được tự động thiết lập với một người được chọn từ những người có quyền phê duyệt làm người phê duyệt quy trình công việc, và đơn được gửi.