Về cài đặt thư mục
Q. Người dùng có quyền xem có thể trở thành người có quyền phê duyệt không?
A. Bất kỳ người dùng nào đang tham gia vào thư mục đó đều có thể trở thành người có quyền phê duyệt.
Q. Có thể cài đặt người có quyền phê duyệt theo từng thư mục con không?
A. Không thể cài đặt người phê duyệt theo từng thư mục con.
Tuy nhiên, khi gửi yêu cầu phê duyệt, bạn có thể chọn người phê duyệt cho từng tài liệu hướng dẫn riêng lẻ.
Q. Nếu cài đặt quy trình phê duyệt cho thư mục sau khi đã tạo, các tài liệu hướng dẫn đang được công bố có bị chuyển về trạng thái bản nháp không?
A. Không.
Các tài liệu hướng dẫn đã được công bố khi quy trình phê duyệt đang TẮT sẽ tiếp tục được duy trì ở trạng thái công bố.
Tuy nhiên, nếu di chuyển tài liệu hướng dẫn đang công bố sang thư mục có quy trình phê duyệt đang BẬT, tài liệu sẽ chuyển về trạng thái bản nháp và cần phải trải qua quá trình phê duyệt trước khi công bố.
Q. Nếu cài đặt quy trình phê duyệt cho thư mục sau khi đã tạo, lịch sử sửa đổi có được ghi lại cho các tài liệu hướng dẫn đang công bố không?
A. Không được ghi lại.
Nếu muốn lưu lịch sử sửa đổi, vui lòng gửi yêu cầu và thực hiện phê duyệt lại.
Ngoài ra, trường hợp công bố hoặc cập nhật tài liệu hướng dẫn trong khoảng thời gian quy trình phê duyệt được chuyển từ BẬT sang TẮT, lịch sử sửa đổi cũng sẽ không được ghi lại.
Về cài đặt khi gửi yêu cầu phê duyệt
Q. Có thể cài đặt cùng một người dùng làm người phê duyệt ở nhiều giai đoạn không?
A. Không thể.
Q. Người gửi yêu cầu phê duyệt và người phê duyệt có thể là cùng một người không?
A. Có thể.
Q. Nếu có nhiều người dùng làm người phê duyệt, tài liệu hướng dẫn có bắt buộc phải được tất cả mọi người phê duyệt mới được công bố không?
A. Bạn có thể chọn khi gửi yêu cầu liệu có cần tất cả mọi người phê duyệt hay không.
Bạn có thể chỉ định "Cần tất cả mọi người phê duyệt" hoặc "Chỉ cần một trong số những người phê duyệt".
Q. Có thể đăng ký cài đặt sẵn quy trình làm việc và người phê duyệt (preset) theo từng thư mục/thư mục con để gọi ra khi gửi yêu cầu không?
A. Không thể.
Về các thao tác trong quá trình phê duyệt
Q. Trong cài đặt phê duyệt nhiều giai đoạn, nếu bị trả lại, có thể tiếp tục phê duyệt từ giai đoạn giữa không?
A. Không thể. Cần phải phê duyệt lại từ giai đoạn 1.
Q. Người phê duyệt có thể chỉnh sửa nội dung tài liệu hướng dẫn hoặc lịch sử sửa đổi không?
A. Không thể. Vui lòng trả lại tài liệu hướng dẫn.
Q. Tài liệu hướng dẫn hiển thị [Đang chờ phê duyệt] và tôi không thể chỉnh sửa. Phải làm thế nào?
A. Bằng cách rút lại yêu cầu phê duyệt, bạn có thể chỉnh sửa tài liệu hướng dẫn.
Ngoài ra, vui lòng xem bảng dưới đây để biết các thao tác có thể thực hiện theo từng trạng thái.
Các thao tác có thể thực hiện đối với quy trình làm việc
| Thao tác \ Trạng thái | Trước khi gửi yêu cầu (đã cài đặt nhưng chưa gửi yêu cầu) | Đang chờ phê duyệt | Đã trả lại | Đã phê duyệt | Đang tạm dừng |
|---|---|---|---|---|---|
| Gửi yêu cầu | ✓ | - | ✓ | - | - |
| Phê duyệt | - | ✓ | - | - | - |
| Trả lại | - | ✓ | - | - | - |
| Rút lại | - | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Chỉnh sửa giai đoạn phê duyệt, người phê duyệt | ✓ | - | - | - | △(Chỉ có thể thay thế người phê duyệt) |
Các thao tác có thể thực hiện đối với tài liệu hướng dẫn
| Trước khi gửi yêu cầu | Đang chờ phê duyệt | Đã trả lại | Đã phê duyệt | Đang tạm dừng | |
|---|---|---|---|---|---|
| Chỉnh sửa | ✓ | - | ✓ | - | - |
| Công bố/Cập nhật (đặt lịch) | - | - | - | ✓ | - |
| Sao lưu | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Nhân bản bản nháp | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Lưu trữ (chỉ định ngày thực hiện) | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Thay đổi chủ sở hữu tài liệu hướng dẫn※ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Xem lịch sử chỉnh sửa | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Xem trước | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Hủy công bố | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Di chuyển tài liệu hướng dẫn | ✓ | - | - | - | - |
| Xóa | ✓ | - | - | - | - |
※Việc thay đổi chủ sở hữu tài liệu hướng dẫn có thể thực hiện từ màn hình danh sách tài liệu hướng dẫn ngay cả khi quy trình phê duyệt đang tiến hành.
Không thể thay đổi từ màn hình chỉnh sửa tài liệu hướng dẫn.
Q. Sau khi rút lại yêu cầu phê duyệt, bình luận trả lại đã bị xóa mất. Có cách nào để kiểm tra lại không?
A. Khi rút lại yêu cầu, tin nhắn gửi kèm yêu cầu và bình luận trả lại sẽ bị xóa và sẽ không được khôi phục ngay cả khi gửi yêu cầu phê duyệt lại.
Vui lòng kiểm tra bình luận trả lại từ email thông báo được gửi tự động khi tài liệu bị trả lại.
Về thao tác công bố và thông báo
Q. Khi gửi yêu cầu phê duyệt tài liệu hướng dẫn, hoặc khi bị trả lại/phê duyệt, tôi có nhận được thông báo không?
A. Có nhận được.
▼Teachme Bizから送信されるシステム通知メール一覧を教えてください
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/7900696772377
Q. Khi công bố tài liệu hướng dẫn đã được phê duyệt, thông báo cập nhật không được gửi đi. Tại sao vậy?
A. Thông báo công bố tài liệu hướng dẫn chỉ có thể được cài đặt khi công bố tài liệu thủ công.
▼Notify users about manual release or update (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/14651979
Do đó, nếu bạn đã cài đặt "Công bố tài liệu hướng dẫn khi phê duyệt hoàn tất" trong yêu cầu phê duyệt, thông báo sẽ không được gửi.
Nếu muốn sử dụng tính năng thông báo, vui lòng không chọn tùy chọn công bố và để người gửi yêu cầu tự thực hiện công bố.
Về lịch sử sửa đổi
Q. Có thể chỉnh sửa hoặc xóa lịch sử sửa đổi sau khi tài liệu hướng dẫn đã được công bố không?
A. Từ góc độ quản lý tài liệu, không thể chỉnh sửa hoặc xóa lịch sử sửa đổi của tài liệu hướng dẫn sau khi đã công bố.
Ngoài ra, vì lý do tương tự, cột "Người phê duyệt" và "Người cập nhật" hiển thị "Tên hiển thị" của người dùng tại thời điểm phê duyệt hoặc cập nhật.
Tên hiển thị sẽ không bị thay thế bằng "Người dùng đã bị xóa" hay các thông tin tương tự.
Q. Có thể ẩn lịch sử sửa đổi của tài liệu hướng dẫn công bố công khai với người dùng bên ngoài không?
A. Có thể.
Ngay cả khi cài đặt hiển thị lịch sử sửa đổi, tên hiển thị của người chỉnh sửa sẽ bị ẩn với người dùng chưa đăng nhập, và chỉ có nội dung lịch sử được hiển thị.
Về việc gửi yêu cầu trên ứng dụng di động
Q. Có thể thực hiện phê duyệt nhiều người/yêu cầu nhiều giai đoạn không?
A. Có thể, nhưng chỉ trong một số trường hợp nhất định.
-
Trường hợp gửi yêu cầu từ ứng dụng di động khi quy trình làm việc đã được cài đặt sẵn trên trình duyệt Web
Có thể thực hiện phê duyệt nhiều người/phê duyệt nhiều giai đoạn.
Yêu cầu sẽ được thực hiện theo quy trình làm việc đã được cài đặt trên trình duyệt Web.
※Do đặc điểm thiết kế giao diện của ứng dụng di động, giao diện có thể không cho thấy rõ quy trình làm việc đang được áp dụng, nhưng về mặt nội bộ, quy trình đã cài đặt sẽ được thực thi. -
Trường hợp gửi yêu cầu từ ứng dụng di động khi chưa cài đặt quy trình làm việc trên trình duyệt Web
Không thể thực hiện phê duyệt nhiều người/phê duyệt nhiều giai đoạn.
Một quy trình làm việc 1 giai đoạn với 1 người phê duyệt được chọn từ những người có quyền phê duyệt sẽ được tự động cài đặt và yêu cầu sẽ được gửi đi.