Mẹo tạo và vận hành trang cổng thông tin

Trang Portal là gì

Trang Portal cho phép bạn tập hợp các hướng dẫn liên quan đến công việc vào một trang duy nhất.

Liên quan: Hãy cho tôi biết về Trang Portal
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/21838465421593

Bài viết này sẽ giới thiệu các ví dụ về cách tạo trang.

Nếu bạn muốn biết về các ví dụ vận hành, vui lòng tham khảo bài viết sau.

Liên quan: [Ví dụ vận hành] Trang Portal | Cách "tận dụng" hướng dẫn hiệu quả hơn tại nơi làm việc
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/22749574246169

Quy trình và điểm mấu chốt khi tạo trang

Xem xét các phương án giải quyết vấn đề

Trước tiên, hãy làm rõ thực trạng và mục tiêu mong muốn, sau đó xem xét liệu Trang Portal có phải là giải pháp phù hợp để thu hẹp khoảng cách đó hay không.

Mục đích phát triển chính của tính năng Trang Portal là:

• Giúp người xem dễ dàng tìm đến các hướng dẫn hơn
• Cho phép hiển thị tổng hợp cả thông tin bên ngoài Teachme Biz cần thiết cho công việc

Tùy thuộc vào thực trạng và mục tiêu mong muốn, có thể có những việc cần ưu tiên làm trước, hoặc có những phương án khác phù hợp hơn.

Ví dụ về các trường hợp cần ưu tiên giải quyết trước

• Môi trường xem chưa được thiết lập
  → Hãy cải thiện môi trường xem, chẳng hạn như tăng thêm thiết bị.
• Chưa có đủ các hướng dẫn cần thiết
  → Hãy tạo các hướng dẫn còn thiếu.
• Teachme Biz chưa được phổ biến rộng rãi
  → Nên tạo và phổ biến các nội dung nổi bật (killer content).
  Liên quan: [Tài liệu hữu ích] Tuyển tập ví dụ về nội dung nổi bật cần tạo trong giai đoạn đầu triển khai Teachme Biz
  　https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/9316280679449

Ví dụ về các trường hợp nên dùng phương án khác

• Người xem không biết hướng dẫn nào chứa thông tin họ cần
  → Đặt lại tiêu đề hướng dẫn theo góc nhìn của người xem
• Các thư mục và hướng dẫn không liên quan được hiển thị khiến khó tìm kiếm
  → Chỉ cấp quyền cần thiết theo chức vụ hoặc phạm vi công việc
  Liên quan: Có phương pháp nào để thiết lập quyền hiệu quả khi có sự thay đổi nhân sự không?
  https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/900005508926

Làm rõ hình dung về cách sử dụng

Nếu tạo một trang "đa năng cho tất cả mọi người", người dùng sẽ phải mất công tìm kiếm trang cũng như các hướng dẫn trong trang, và cuối cùng vẫn khó tìm được hướng dẫn cần thiết.
Chúng tôi khuyến nghị bạn nên làm rõ hình dung về cách sử dụng và quyết định cấu trúc trước khi bắt đầu tạo trang.

Ví dụ nghiên cứu cho ngành logistics

Ví dụ nghiên cứu cho ngành bán lẻ

Ví dụ nghiên cứu cho ngành ẩm thực

Nghiên cứu cấu trúc trang

Nếu bạn muốn đưa nhiều thông tin vào trang, chúng tôi khuyến nghị bạn nên liệt kê chúng bằng Excel hoặc công cụ tương tự trước khi tạo trên Teachme Biz.

Quy trình được khuyến nghị

1. Xem xét đơn vị trang
2. Xem xét đơn vị phần (section)
3. Liệt kê khái quát các thông tin cần thiết
4. Áp dụng các hướng dẫn hiện có vào từng trang và phần
5. Tạo các hướng dẫn còn thiếu

Hãy sử dụng "Bảng tổ chức" để hỗ trợ quá trình nghiên cứu.

　Bảng tổ chức (nhấp vào để tải tệp Excel về thiết bị của bạn)
　https://teachme-biz-lp.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/assets/files/cs/Teachme+Biz_portal_seirisheet.xlsx

　Liên quan: Export manual list (Web Browser)
　https://teachme.jp/8/manuals/5619046

Tạo trang

Thay vì hướng tới một lần công bố đầu tiên "hoàn hảo", hãy công bố khi đã có đủ nội dung hữu ích ở mức độ nhất định, rồi cùng phát triển trang với sự đóng góp của người xem để đạt hiệu quả cao hơn.

Gợi ý khi tạo trang

■ Không nhồi nhét quá nhiều phần và nội dung vào một trang

• Số phần trên mỗi trang: tối đa 10
• Số nội dung trên mỗi phần: tối đa 12

■ Kiểm tra quyền xem hướng dẫn

Hãy xác nhận rằng người dùng mục tiêu đã tham gia thư mục lưu trữ các hướng dẫn bạn muốn hiển thị.

　Liên quan: Add or remove users from folder (Web Browser)
　https://teachme.jp/8/manuals/4929449

Việc thiết lập quyền theo "Nhóm" sẽ giúp việc kiểm tra và thay đổi thuận tiện hơn.

　Liên quan: Manage user teams (Web Browser)
　https://teachme.jp/8/manuals/4929282

■ Thay đổi ảnh bìa hướng dẫn thành hình ảnh phù hợp với hình ảnh công việc

Trước

Sau

　Liên quan: Replace/Delete Registered Images and Videos (Web Browser Version)
　https://teachme.jp/8/manuals/8080589

■ Sắp xếp các trang theo thứ tự ưu tiên của người xem

Trong "danh sách" Trang Portal, các trang được hiển thị theo thứ tự tiêu đề.
Khi cần thiết, hãy thêm tiền tố vào tiêu đề trang để phục vụ việc sắp xếp.

　Liên quan: Sắp xếp thư mục và hướng dẫn
　https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/900006675383

Phổ biến thông tin

Điều quan trọng là nên tận dụng các buổi họp thực tế như họp buổi sáng hoặc họp định kỳ để các trưởng nhóm truyền đạt thông tin cụ thể đến nhân viên.

• Bắt đầu vận hành từ khi nào
• Muốn mọi người sử dụng như thế nào
• Thiết bị sử dụng
• Đường dẫn truy cập
• Thực hiện demo

Điểm mấu chốt khi bắt đầu vận hành

Truyền đạt rõ ràng đường dẫn truy cập đến người xem

Sẽ là lãng phí nếu trang được tạo ra để dễ tìm kiếm lại không được biết đến, hoặc mất công để tìm kiếm.
Hãy tạo môi trường để dễ dàng truy cập Trang Portal.

• Trường hợp sử dụng PC: Hướng dẫn đánh dấu trang (bookmark) trên trình duyệt

※ Trong tương lai, chúng tôi dự kiến sẽ bổ sung tính năng xuất mã QR cho Trang Portal, cho phép quét bằng thiết bị di động.

Thiết lập và phổ biến quy trình báo cáo khi thiếu nội dung hoặc quyền truy cập

Nếu thiếu nội dung hoặc quyền truy cập, trang được tạo ra sẽ không phát huy được hết tác dụng.
Hãy thiết lập hướng dẫn quy trình báo cáo cho các trường hợp "không tìm thấy nội dung cần thiết" hoặc "nội dung không hiển thị", và đặt ở phần trên của trang.

Quyết định thời điểm rà soát định kỳ

Trang cũng giống như hướng dẫn, sẽ trở nên lỗi thời theo thời gian.
Để tránh tình trạng không còn ai xem vì thông tin không còn phù hợp thực tế, chúng tôi khuyến nghị bạn nên quyết định trước thời điểm và quy trình rà soát.

Khảo sát người xem

Rất khó để thực hiện ngay từ đầu một trang hoàn hảo theo góc nhìn của người xem.
Hãy thu thập ý kiến thực tế qua khảo sát và cập nhật thường xuyên để phát triển trang thành công cụ thực sự hữu ích cho người dùng.

Chúng tôi khuyến nghị thực hiện định kỳ không chỉ lần công bố đầu tiên mà còn vào các đợt rà soát sau.

Lời kết

Công ty chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ hỗ trợ xây dựng Trang Portal và dịch vụ tư vấn phù hợp với tình hình của quý công ty.
Nếu quý khách muốn đặt lịch tư vấn trực tuyến, vui lòng liên hệ với đại diện của chúng tôi hoặc gửi yêu cầu qua biểu mẫu liên hệ.

Liên kết liên quan

Create and edit Portal Pages (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/24198884

[Ví dụ vận hành] Trang Portal | Cách "tận dụng" hướng dẫn hiệu quả hơn tại nơi làm việc
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/22749574246169

Nắm bắt tình hình xem của người dùng, đo lường hiệu quả và cải thiện
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/900005732566