เคล็ดลับในการสร้างและการใช้งาน Portal Pages

Portal Pages คืออะไร

Portal Pages ช่วยให้คุณจัดระเบียบคู่มือที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจเฉพาะด้านไว้ในหน้าเดียว

ฟังก์ชัน Portal Pages คืออะไร?
https://help.teachme.jp/hc/th/articles/21838465421593

บทความนี้จะแสดงตัวอย่างการสร้าง

หากคุณต้องการทราบตัวอย่างการใช้งานจริง โปรดดูที่บทความต่อไปนี้

ตัวอย่างการใช้งานหน้าพอร์ทัล
https://help.teachme.jp/hc/th/articles/22749574246169

ขั้นตอนการสร้างหน้าและจุดสำคัญ

พิจารณาวิธีการแก้ปัญหา

ขั้นแรก ให้ระบุสถานการณ์ปัจจุบันและสถานะที่ต้องการให้ชัดเจน จากนั้นพิจารณาว่า Portal Pages เป็นวิธีการแก้ปัญหาที่เหมาะสมเพื่อลดช่องว่างนั้นหรือไม่

วัตถุประสงค์หลักในการพัฒนาฟีเจอร์ Portal Pages คือ:

• ช่วยให้ผู้เข้าชมเข้าถึงคู่มือได้ง่ายขึ้น
• อนุญาตให้แสดงข้อมูลจากภายนอก Teachme Biz ที่จำเป็นสำหรับการดำเนินธุรกิจ

ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ปัจจุบันและสถานะที่ต้องการ อาจมีปัญหาอื่นที่ควรจัดการก่อน หรือวิธีการอื่นที่อาจเหมาะสมกว่า

ตัวอย่างปัญหาที่ควรจัดการก่อน

• สภาพแวดล้อมในการรับชมไม่เพียงพอ
  → การปรับปรุงสภาพแวดล้อมในการรับชม เช่น การเพิ่มจำนวนอุปกรณ์ จะให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า
• ไม่มีคู่มือที่จำเป็น
  → สร้างคู่มือที่ยังขาดอยู่
• ยังไม่ได้ใช้งาน Teachme Biz อย่างเต็มที่
  → แนะนำให้สร้างและส่งเสริม "Killer Content" (เนื้อหาหลักที่น่าสนใจ)

ตัวอย่างกรณีที่วิธีอื่นอาจเหมาะสมกว่า

• ผู้ใช้งานไม่ทราบว่าคู่มือใดมีข้อมูลที่ต้องการ
  → เปลี่ยนชื่อคู่มือจากมุมมองของผู้เข้าชม
• โฟลเดอร์และคู่มือที่ไม่เกี่ยวข้องถูกแสดงขึ้นมา ทำให้หาของยาก
  → กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเฉพาะที่จำเป็นตามตำแหน่งและหน้าที่งาน
  วิธีที่มีประสิทธิภาพในการตั้งค่าสิทธิ์เมื่อบุคคลเปลี่ยนบทบาทหรือไม่
  https://help.teachme.jp/hc/th/articles/900005508926

กำหนดภาพลักษณ์การใช้งานให้ชัดเจน

การสร้าง "หน้าเว็บเอนกประสงค์สำหรับทุกคน" อาจทำให้ผู้ใช้งานต้องเสียเวลาหาหน้าเว็บและหาคู่มือในหน้าเว็บอีกที ซึ่งส่งผลให้หาคู่มือยากขึ้นไปอีก
เราแนะนำให้กำหนดวัตถุประสงค์การใช้งานและตัดสินใจเลือกโครงสร้างก่อนเริ่มสร้าง

ตัวอย่างสำหรับอุตสาหกรรมโลจิสติกส์

ตัวอย่างสำหรับอุตสาหกรรมค้าปลีก

ตัวอย่างสำหรับอุตสาหกรรมบริการอาหาร

วางแผนโครงสร้าง

หากคุณต้องการรวมข้อมูลจำนวนมากไว้ในหน้าเดียว เราแนะนำให้ลิสต์ข้อมูลลงใน Excel หรือเครื่องมืออื่นก่อนที่จะสร้างใน Teachme Biz

ขั้นตอนที่แนะนำ

1. พิจารณาหน่วยของหน้า (Page units)
2. พิจารณาหน่วยของส่วน (Section units)
3. สรุปข้อมูลที่จำเป็น
4. จับคู่คู่มือที่มีอยู่เข้ากับแต่ละหน้าและแต่ละส่วน
5. สร้างคู่มือที่ยังขาดอยู่

โปรดใช้ "Organization Sheet" เพื่อช่วยในการวางแผนของคุณ

Organization Sheet (คลิกเพื่อดาวน์โหลดไฟล์ Excel ลงในอุปกรณ์ของคุณ)
https://teachme-biz-lp.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/assets/files/cs/Teachme+Biz_portal_seirisheet.xlsx

วิธีดาวน์โหลดรายการคู่มือ (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/7740634

สร้างหน้า Portal Page

แทนที่จะพยายามทำให้ "สมบูรณ์แบบ" ตั้งแต่การเปิดตัวครั้งแรก การเผยแพร่เมื่อคุณมีเนื้อหาที่เป็นประโยชน์เพียงพอแล้วค่อยๆ พัฒนาไปพร้อมกับผู้เข้าชมจะมีประสิทธิภาพมากกว่า

เคล็ดลับการสร้าง

■อย่าใส่ส่วน (Sections) และเนื้อหาในหน้าเดียวมากเกินไป

• จำนวนส่วนต่อหน้า: ไม่เกิน 10
• จำนวนเนื้อหาต่อส่วน: ไม่เกิน 12

■ตรวจสอบสิทธิ์การเข้าชมคู่มือ

ยืนยันว่าผู้ใช้งานเป้าหมายได้เข้าร่วมในโฟลเดอร์ที่มีคู่มือที่คุณต้องการแสดงให้พวกเขาเห็นแล้ว

เพิ่มหรือลบผู้ใช้งานในโฟลเดอร์ (Web Browser) 
https://teachme.jp/8/manuals/5505742

การตั้งค่าสิทธิ์โดยใช้ "Teams" (ทีม) จะช่วยให้การตรวจสอบและการเปลี่ยนแปลงทำได้สะดวกยิ่งขึ้น

วิธีจัดการทีมผู้ใช้งาน (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/5505635

■เปลี่ยนรูปหน้าปกคู่มือให้ตรงกับภาพลักษณ์การทำงาน

ก่อนหน้า (Before)

หลังจากนั้น (After)

การ "เปลี่ยน/แทนที่" รูปภาพหรือวิดีโอในคู่มือ (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/10448963

■จัดเรียงหน้าในลำดับที่เป็นประโยชน์ต่อผู้เข้าชม

หน้าใน "รายการ" Portal Page จะแสดงตามลำดับชื่อเรื่อง
หากจำเป็น ให้เพิ่มคำนำหน้าชื่อหน้าเพื่อจุดประสงค์ในการจัดเรียง

วิธีแสดงโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยตามลำดับที่ต้องการ
https://help.teachme.jp/hc/th/articles/26816537142169

การสื่อสาร

เป็นเรื่องสำคัญที่ผู้นำจะต้องสื่อสารกับพนักงานในสถานการณ์จริง เช่น การประชุมตอนเช้าหรือการประชุมปกติ

• จะเริ่มใช้งานเมื่อใด
• คุณต้องการให้พวกเขาใช้งานอย่างไร
• ใช้อุปกรณ์ใด
• ช่องทางการเข้าชม
• การสาธิตการใช้งาน (Demo)

จุดสำคัญเมื่อเริ่มใช้งาน

สื่อสารช่องทางการเข้าชมให้ผู้ใช้งานทราบอย่างชัดเจน

มันจะเสียเปล่าหากหน้าที่สร้างขึ้นมาเพื่อให้หาง่ายกลับไม่มีใครรู้จักหรือต้องใช้ความพยายามในการค้นหา
สร้างสภาพแวดล้อมที่ Portal Pages สามารถเข้าถึงได้ง่าย

• หากใช้ PC: แนะนำให้ผู้ใช้งาน Bookmark หน้านั้นไว้ในเบราว์เซอร์

※ ในอนาคตจะมีการเพิ่มฟีเจอร์ส่งออกรหัส QR สำหรับ Portal Pages ซึ่งจะช่วยให้สแกนผ่านอุปกรณ์มือถือได้

กำหนดและสื่อสารขั้นตอนการรายงานเมื่อข้อมูลหรือสิทธิ์การเข้าถึงไม่ถูกต้อง

หากข้อมูลหรือสิทธิ์การเข้าถึงไม่ถูกต้อง หน้าเว็บเหล่านั้นจะไม่มีประสิทธิภาพแม้ว่าจะพยายามสร้างเพียงใดก็ตาม
การจัดเตรียมคู่มือสำหรับขั้นตอนการรายงานในกรณีที่ "เนื้อหาขาดหายไป" หรือ "เนื้อหาไม่แสดง" และวางไว้ที่ส่วนบนสุดของหน้าจะมีประสิทธิภาพมาก

กำหนดตารางเวลาสำหรับการตรวจสอบข้อมูล

หน้าเว็บต่างๆ เช่นเดียวกับคู่มือ จะล้าสมัยไปตามกาลเวลา
เพื่อป้องกันสถานการณ์ที่พนักงานเลิกใช้งานเพราะข้อมูลไม่ตรงกับความเป็นจริงอีกต่อไป เราแนะนำให้กำหนดตารางการตรวจสอบและขั้นตอนการตรวจสอบ

สำรวจความคิดเห็นผู้เข้าชม

การสร้างหน้าที่สมบูรณ์แบบสำหรับผู้เข้าชมตั้งแต่เริ่มต้นเป็นเรื่องที่ท้าทาย
รวบรวมคำติชมจากการใช้งานจริงผ่านการสำรวจ และอัปเดตอย่างต่อเนื่องเพื่อพัฒนาหน้าที่เป็นประโยชน์ต่อที่ทำงานของคุณ

เราแนะนำให้ทำเช่นนี้ไม่เพียงแต่ในช่วงการเปิดตัวครั้งแรก แต่ควรทำเป็นประจำในระหว่างการตรวจสอบข้อมูลด้วย

สรุป

บริษัทของเรายังมีบริการสนับสนุนการสร้าง Portal Page และบริการให้คำปรึกษาที่ปรับให้เข้ากับสถานการณ์ของบริษัทคุณ
หากคุณต้องการประชุมออนไลน์ โปรดติดต่อตัวแทนฝ่ายขายของคุณหรือใช้ แบบฟอร์มสอบถาม

ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง

สร้างและแก้ไข Portal Page (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/24351863

ตัวอย่างการใช้งานหน้าพอร์ทัล
https://help.teachme.jp/hc/th/articles/22749574246169

การทำความเข้าใจและปรับปรุงการใช้คู่มือด้วยสถิติการเข้าชม
https://help.teachme.jp/hc/th/articles/900005732566