เคล็ดลับการสร้างและดำเนินการหน้าเพจพอร์ทัล

Portal Page คืออะไร

Portal Page ช่วยให้คุณรวบรวมคู่มือที่เกี่ยวข้องกับงานไว้ในหน้าเดียวได้

ที่เกี่ยวข้อง: Portal Page คืออะไร
https://help.teachme.jp/hc/th/articles/21838465421593

บทความนี้จะแนะนำตัวอย่างการสร้าง Portal Page

ขั้นตอนและจุดสำคัญในการสร้างหน้า

พิจารณาแนวทางแก้ไขปัญหา

ขั้นแรก ให้ระบุสถานการณ์ปัจจุบันและสถานการณ์ที่ต้องการ จากนั้นพิจารณาว่า Portal Page เป็นวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะสมในการปิดช่องว่างดังกล่าวหรือไม่

วัตถุประสงค์หลักในการพัฒนาฟีเจอร์ Portal Page มีดังนี้

• ทำให้ผู้อ่านเข้าถึงคู่มือได้ง่ายขึ้น
• สามารถรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับงานจากภายนอก Teachme Biz ไว้แสดงในที่เดียวได้

ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ปัจจุบันและสถานการณ์ที่ต้องการ อาจมีสิ่งที่ควรดำเนินการก่อน หรืออาจมีวิธีแก้ปัญหาอื่นที่เหมาะสมกว่า

ตัวอย่างสิ่งที่ควรดำเนินการก่อน

• สภาพแวดล้อมในการเข้าดูยังไม่พร้อม
  → การเพิ่มอุปกรณ์หรือจัดเตรียมสภาพแวดล้อมในการเข้าดูให้พร้อมจะมีประสิทธิภาพมากกว่า
• คู่มือที่จำเป็นยังไม่ครบ
  → สร้างคู่มือที่ขาดหายไป
• Teachme Biz ยังไม่เป็นที่รู้จักในองค์กร
  → แนะนำให้สร้าง Killer Content และเผยแพร่ให้รู้จัก
  ที่เกี่ยวข้อง: [เอกสารประกอบ] ตัวอย่าง Killer Content ที่ควรสร้างในช่วงเริ่มต้นใช้งาน Teachme Biz
  　https://help.teachme.jp/hc/th/articles/9316280679449

ตัวอย่างกรณีที่วิธีอื่นเหมาะสมกว่า

• ไม่รู้ว่าคู่มือใดมีข้อมูลที่ต้องการ
  → ตั้งชื่อคู่มือใหม่โดยคำนึงถึงมุมมองของผู้อ่าน
• โฟลเดอร์และคู่มือที่ไม่เกี่ยวข้องแสดงขึ้นมา ทำให้ค้นหายาก
  → กำหนดสิทธิ์เฉพาะที่จำเป็นตามตำแหน่งและขอบเขตงาน
  ที่เกี่ยวข้อง: มีวิธีตั้งค่าสิทธิ์อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อมีการเปลี่ยนพนักงานหรือไม่
  https://help.teachme.jp/hc/th/articles/900005508926

กำหนดภาพการใช้งานให้ชัดเจน

หากสร้างหน้าแบบ "ทั่วไปสำหรับทุกคน" อาจทำให้ผู้ใช้ต้องค้นหาหน้าหรือคู่มือภายในหน้า ซึ่งท้ายที่สุดแล้วยังคงหาคู่มือได้ยากอยู่ดี
แนะนำให้กำหนดภาพการใช้งานให้ชัดเจนและวางโครงสร้างก่อนเริ่มสร้าง

ตัวอย่างการพิจารณาสำหรับธุรกิจโลจิสติกส์

ตัวอย่างการพิจารณาสำหรับธุรกิจค้าปลีก

ตัวอย่างการพิจารณาสำหรับธุรกิจอาหารและเครื่องดื่ม

วางโครงสร้างหน้า

หากต้องการนำข้อมูลจำนวนมากลงในหน้า แนะนำให้ใช้ Excel หรือเครื่องมืออื่นในการรวบรวมรายการก่อนเริ่มสร้างใน Teachme Biz

ขั้นตอนที่แนะนำ

1. พิจารณาหน่วยของหน้า
2. พิจารณาหน่วยของ Section
3. เขียนสรุปข้อมูลที่จำเป็น
4. นำคู่มือที่มีอยู่ไปจัดวางในแต่ละหน้าและ Section
5. สร้างคู่มือที่ขาดหายไป

กรุณาใช้ "แผ่นงานจัดระเบียบ" เพื่อช่วยในการวางแผน

　แผ่นงานจัดระเบียบ (คลิกเพื่อดาวน์โหลดไฟล์ Excel ลงในอุปกรณ์ของคุณ)
　https://teachme-biz-lp.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/assets/files/cs/Teachme+Biz_portal_seirisheet.xlsx

　ที่เกี่ยวข้อง: วิธีดาวน์โหลดรายการคู่มือ (Web Browser)
　https://teachme.jp/8/manuals/7740634

สร้างหน้า

แทนที่จะมุ่งเน้นให้การเผยแพร่ครั้งแรก "สมบูรณ์แบบ" แนะนำให้เผยแพร่เมื่อมีเนื้อหาที่มีประโยชน์เพียงพอแล้ว และพัฒนาต่อเนื่องร่วมกับผู้ใช้งาน ซึ่งจะมีประสิทธิภาพมากกว่า

เคล็ดลับในการสร้าง

■ อย่าใส่ Section หรือเนื้อหาในหน้าเดียวมากเกินไป

• จำนวน Section ต่อหน้า: ไม่เกิน 10
• จำนวนเนื้อหาต่อ Section: ไม่เกิน 12

■ ตรวจสอบสิทธิ์การเข้าดูคู่มือ

ตรวจสอบว่าผู้ใช้ที่เป็นกลุ่มเป้าหมายได้เข้าร่วมโฟลเดอร์ที่บันทึกคู่มือที่ต้องการแสดงแล้วหรือไม่

　ที่เกี่ยวข้อง: เพิ่มหรือลบผู้ใช้งานในโฟลเดอร์ (Web Browser)
　https://teachme.jp/8/manuals/5505742

การตั้งค่าสิทธิ์ด้วย "ทีม" จะช่วยให้การตรวจสอบและแก้ไขสะดวกยิ่งขึ้น

　ที่เกี่ยวข้อง: วิธีจัดการทีมผู้ใช้งาน (Web Browser)
　https://teachme.jp/8/manuals/5505635

■ เปลี่ยนภาพปกคู่มือให้สอดคล้องกับภาพลักษณ์ของงาน

Before

After

　ที่เกี่ยวข้อง: การ "เปลี่ยน/แทนที่" รูปภาพหรือวิดีโอในคู่มือ (Web Browser)
　https://teachme.jp/8/manuals/10448963

■ จัดเรียงหน้าตามลำดับที่ผู้อ่านต้องการมากที่สุด

ใน "รายการ" ของ Portal Page หน้าจะแสดงตามลำดับชื่อ
หากจำเป็น ให้เพิ่ม Prefix ในชื่อหน้าเพื่อกำหนดลำดับการเรียง

　ที่เกี่ยวข้อง: การจัดเรียงโฟลเดอร์และคู่มือ
　https://help.teachme.jp/hc/th/articles/900006675383

แจ้งให้ทราบ

สิ่งสำคัญคือการสื่อสารอย่างเป็นรูปธรรมจากระดับหัวหน้าไปยังพนักงาน โดยใช้โอกาสที่พบปะกันจริง เช่น การประชุมเช้าหรือการประชุมประจำ

• จะเริ่มใช้งานตั้งแต่เมื่อใด
• ต้องการให้ใช้งานอย่างไร
• อุปกรณ์ที่ใช้
• เส้นทางการเข้าถึง
• การสาธิตการใช้งาน

จุดสำคัญเมื่อเริ่มใช้งาน

แจ้งเส้นทางการเข้าถึงให้ผู้อ่านทราบอย่างชัดเจน

จะเป็นเรื่องน่าเสียดายหากหน้าที่สร้างขึ้นเพื่อให้ค้นหาง่ายกลับไม่เป็นที่รู้จัก หรือต้องใช้ความพยายามในการค้นหา
สร้างสภาพแวดล้อมที่เข้าถึง Portal Page ได้สะดวก

• กรณีใช้ PC: แนะนำให้ Bookmark ในเบราว์เซอร์

※ ในอนาคตมีแผนที่จะเพิ่มฟีเจอร์ออก QR Code สำหรับ Portal Page เพื่อให้อุปกรณ์มือถือสแกนได้

จัดทำและแจ้งขั้นตอนการรายงานเมื่อเนื้อหาหรือสิทธิ์ไม่เพียงพอ

หากเนื้อหาหรือสิทธิ์ไม่เพียงพอ หน้าที่สร้างขึ้นอย่างตั้งใจก็อาจไม่ได้ผลเต็มที่
การจัดทำคู่มือขั้นตอนการรายงานกรณี "ไม่มีเนื้อหาที่ต้องการ" หรือ "เนื้อหาไม่แสดง" และวางไว้ที่ส่วนบนของหน้าจะเป็นประโยชน์อย่างมาก

กำหนดเวลาในการทบทวนเนื้อหา

หน้าเช่นเดียวกับคู่มือ จะล้าสมัยตามเวลาที่ผ่านไป
เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดสถานการณ์ที่ผู้ใช้หยุดดูเพราะเนื้อหาไม่ตรงกับความเป็นจริง แนะนำให้กำหนดเวลาและขั้นตอนในการทบทวนไว้ล่ว