การทำความเข้าใจและปรับปรุงการใช้คู่มือด้วยสถิติการเข้าชม

คู่มือจะมีคุณค่าก็ต่อเมื่อส่งถึงมือผู้ใช้งานเท่านั้น

คุณได้สร้างคู่มือด้วยการวางแผนอย่างรอบคอบและลงทุนด้วยเวลา แต่หากคุณไม่ทราบว่ามีคนเข้ามาดูจริงหรือไม่ คุณก็จะไม่สามารถบอกได้เลยว่าผู้ใช้งานได้นำไปใช้ประโยชน์อย่างเหมาะสมหรือไม่ คู่มือจะมีคุณค่าก็ต่อเมื่อส่งถึงมือผู้ใช้งานเป้าหมายเท่านั้น

เพื่อส่งเสริมให้ผู้ใช้งานนำไปใช้ สิ่งสำคัญอันดับแรกคือต้องทำความเข้าใจรูปแบบการเข้าชม

ข้อมูลการเข้าชมช่วยให้วัดผลได้อย่างมีประสิทธิภาพและปรับปรุงได้อย่างเหมาะสม

ลองมาดูสิ่งที่คุณสามารถบรรลุได้จากการทำความเข้าใจสถิติการเข้าชมผ่าน 3 มุมมอง: ผู้ดูแลระบบ, ผู้สร้าง และผู้มีอำนาจตัดสินใจ

ประโยชน์ต่อผู้ดูแลระบบ: การตรวจจับการเปลี่ยนแปลงในพฤติกรรมของผู้ใช้งาน

การตรวจสอบว่าคู่มือเล่มใดถูกดูโดยใครและบ่อยแค่ไหน (หรือไม่ค่อยได้ดู) จะช่วยให้คุณระบุปัจจัยที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพของคู่มือ และพัฒนามาตรการตอบโต้ที่เหมาะสมได้

ประโยชน์ต่อผู้สร้าง: เพิ่มแรงจูงใจในการสร้างคู่มือ

ผู้สร้างทุ่มเทเวลาอย่างมากในการจัดทำคู่มือ การที่สามารถเห็นผลกระทบของงานผ่านตัวเลขจะช่วยสร้างแรงจูงใจในการสร้างหรือแก้ไขคู่มือ การแสดงประสิทธิภาพผ่านตัวเลขยังช่วยให้การขอจัดสรรเวลาสำหรับการสร้างคู่มือทำได้ง่ายขึ้นด้วย

ประโยชน์ต่อผู้มีอำนาจตัดสินใจ: การตัดสินใจอย่างมีข้อมูลเกี่ยวกับการต่อสัญญา Teachme Biz

เมื่อถึงจุดหนึ่งหลังจากเริ่มใช้งาน Teachme Biz จะต้องมีการรายงานสถานะการใช้งานแก่ผู้มีอำนาจตัดสินใจ การตรวจสอบสถิติการเข้าชมอย่างสม่ำเสมอและส่งเสริมการใช้งานภายในองค์กร จะช่วยให้การตัดสินใจต่อสัญญาเป็นไปอย่างเหมาะสมและราบรื่น

อย่างที่คุณเห็น การทำให้ "สถิติการเข้าชม" แสดงผลเป็น KPI นั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งในการตัดสินใจว่าคู่มือถูกนำไปใช้อย่างเหมาะสมหรือไม่ ในทางกลับกัน แม้จะเป็นคู่มือที่ดีที่สุดก็ไม่มีประสิทธิภาพได้หากไม่มีคนเข้ามาดู

คราวนี้ เรามาดูวิธีการเฉพาะเจาะจงในการตรวจสอบสถิติการเข้าชมกัน

3 วิธีในการตรวจสอบสถิติการเข้าชม

ใช้ "รายงาน" เพื่อดูภาพรวมของแนวโน้มการเข้าชมในทุกโฟลเดอร์หรือแยกตามโฟลเดอร์

การใช้ฟีเจอร์ "รายงาน" ใน Teachme Biz จะช่วยให้คุณตรวจสอบแนวโน้มการเข้าชมสำหรับทุกโฟลเดอร์หรือแยกตามโฟลเดอร์ในช่วงเวลาที่เลือกได้

คุณสามารถเรียนรู้วิธีดำเนินการได้ที่นี่:

ตัวอย่างเช่น การดูจำนวนการเข้าชมรายวันแบบนี้ จะช่วยให้คุณกำหนดเกณฑ์มาตรฐานสำหรับการใช้งานในแต่ละวันได้

ภาพข้างต้นคือตัวอย่างจริงจากบริษัทของเรา ด้วยจำนวนผู้ใช้งานประมาณ 100 คน เราสามารถประมาณการได้ว่าจำนวนการเข้าชมเฉลี่ยต่อคนต่อวันอยู่ที่ประมาณ 8 ครั้งในเดือนมีนาคม และประมาณ 10 ครั้งในเดือนเมษายน

เมื่อคุณเพิ่งเริ่มใช้งาน Teachme Biz คุณสามารถติดตามแนวโน้มการใช้งานได้อย่างง่ายดายโดยดูจากรูปแบบรายวันและรายสัปดาห์

หากคุณใช้งานระบบมานานกว่า 6 เดือน คุณสามารถตรวจสอบแนวโน้มการเข้าชมรายเดือนตลอดทั้งปีเพื่อทำความเข้าใจว่าวัฒนธรรมการใช้คู่มือ Teachme Biz ได้รับการปลูกฝังในระยะกลางถึงระยะยาวแล้วหรือไม่

หากจำนวนการเข้าชมคงที่หรือเพิ่มขึ้นตามที่แสดงด้านบนถือว่าไม่มีปัญหา แต่แนวโน้มการเข้าชมที่ลดลงคือสัญญาณเตือน

แม้ว่าการวิเคราะห์ข้างต้นจะเป็นการดู "ทุกโฟลเดอร์" แต่หากคุณจัดระเบียบโฟลเดอร์ตามประเภทงานหรือแผนก คุณสามารถติดตามการใช้งานของแต่ละส่วนได้โดยใช้ตัวเลือก "เลือกโฟลเดอร์"

จากการดูโฟลเดอร์แผนก Customer Success และ Sales ของบริษัทเรา จะเห็นรูปแบบการยอมรับและการใช้งานที่แตกต่างกัน

วิธีนี้ช่วยให้คุณตรวจสอบสถานะการใช้งานได้อย่างง่ายดายเมื่อมีการพัฒนาคู่มือสำหรับโฟลเดอร์เฉพาะ (แผนกหรือการปฏิบัติงาน)

2. ตรวจสอบสถานะการเข้าชมแยกตามคู่มือโดยใช้การส่งออก CSV

การส่งออกรายการคู่มือเป็น CSV จะช่วยให้คุณตรวจสอบจำนวนการเข้าชมทั้งหมดของแต่ละคู่มือ รวมถึงการเข้าชมในช่วง 1 เดือน, 3 เดือน, 6 เดือน และ 1 ปีที่ผ่านมาได้

ตัวอย่างเช่น ตามที่แสดงในภาพด้านบน คุณสามารถระบุคู่มือที่มีจำนวนการเข้าชมต่ำได้จากรายการคู่มือในรูปแบบ CSV

หากคู่มือที่สร้างมานานหลายเดือนแล้วแต่มีคนดูน้อย อาจหมายความว่าคู่มือนั้นไม่ได้ถูกนำไปใช้โดยผู้ใช้งานเป้าหมาย

*อย่างไรก็ตาม แม้คู่มือที่มีคนดูน้อยกว่าเล่มอื่น แต่หากเทียบกับจำนวนผู้ใช้งานเป้าหมายหรือความถี่ในการใช้งานตามธรรมชาติที่น้อยอยู่แล้ว ก็อาจถือว่ามีการใช้งานที่ดีแล้ว

คุณยังสามารถทำการวิเคราะห์อื่นๆ ได้หลากหลายโดยใช้ฟังก์ชันของ Excel ร่วมด้วย

3. ตรวจสอบสถานะการเข้าชมของคู่มือแต่ละเล่ม

ใน Teachme Biz คุณยังสามารถดู แนวโน้มการเข้าชมของคู่มือแต่ละเล่ม* ได้ด้วย

การดูแนวโน้มการเข้าชมของคู่มือแต่ละเล่ม จะช่วยให้คุณวัดผลได้ว่าคู่มือที่สร้างใหม่หรืออัปเดตใหม่นั้นได้รับการตอบรับดีเพียงใด

*ฟีเจอร์นี้ไม่พร้อมใช้งานหากแพ็กเกจปัจจุบันของคุณคือ "Entry" หรือ "Starter"

โดยเฉพาะในช่วงแรกของการเริ่มใช้งาน สิ่งสำคัญคือต้องสร้างนิสัยในการเข้ามาดูคู่มือใน Teachme Biz

การสร้าง "คอนเทนต์ดึงดูด (Killer content)" เป็นกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพมากในการสร้างนิสัยการดูคู่มือ ใน Teachme Biz

คอนเทนต์ดึงดูด หมายถึง เนื้อหาที่มีการตอบรับจากผู้ใช้งานสูง ซึ่งออกแบบมาเพื่อส่งเสริมการใช้งานในด้านใดด้านหนึ่งโดยเฉพาะ

ในกรณีนี้ หมายถึง:

คู่มือที่คาดว่าจะมีผู้เข้าชมจำนวนมากหรือมีความถี่ในการเข้าชมสูง เพื่อส่งเสริมการใช้งาน ในด้านเฉพาะเจาะจง (Teachme Biz)

คู่มือที่มีจำนวนผู้เข้าชมสูงอาจรวมถึงคู่มือสำหรับงานที่พนักงานจำนวนมากต้องทำ

การตรวจสอบการเติบโตของการเข้าชมคอนเทนต์ดึงดูด จะช่วยให้คุณ ยืนยันได้ว่านิสัยการดูคู่มือใน Teachme Biz เริ่มมั่นคงแล้วหรือไม่

ตัวอย่างเช่น ในกรณีของบริษัทเรา คู่มือ "วิธีสมัครขออนุมัติเดินทางไปปฏิบัติงานในประเทศ" เป็นตัวอย่างที่ดี

พนักงานที่ต้องออกไปพบลูกค้า เช่น ฝ่ายขาย จำเป็นต้องส่งใบสมัครและเบิกจ่ายทุกครั้งที่มีการเดินทางในประเทศ

เนื่องจากรายการที่ต้องกรอกจะเปลี่ยนไปตามความถี่และรูปแบบการเดินทาง ผู้ใช้งานจึงมักต้องการคู่มือบ่อยครั้งเพื่อยืนยันข้อมูลที่ต้องระบุ

การดูแนวโน้มการเข้าชมสำหรับคู่มือแต่ละเล่มตามภาพด้านบน จะช่วยให้คุณประเมินระดับการนำไปใช้งานได้

แม้ว่าความคืบหน้าในการเข้าชมจะช้า แต่คุณสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับมาตรการปรับปรุงได้อย่างมีข้อมูลโดยอ้างอิงจากข้อมูลที่มี

จากรายงานนี้ คุณสามารถตรวจสอบได้ว่าผู้ใช้งานคนใดอ่านแล้วหรือยังไม่อ่านคู่มือ รวมถึงวันและเวลาที่เข้าชมล่าสุด ซึ่งจะช่วยในการติดตามผลรายบุคคลสำหรับผู้ใช้งานที่ยังไม่ได้เข้าชมเนื้อหา

เมื่อการเข้าชมเพิ่มขึ้นสำหรับคู่มือที่เกี่ยวข้องกับ "งานที่มีผู้ใช้งานเป้าหมายจำนวนมากและความถี่สูง" นิสัยในการดูคู่มือใน Teachme Biz ก็จะเริ่มหยั่งรากลึก

ขั้นตอนต่อไปหลังจากเข้าใจสถานะการเข้าชม

หลังจากทำความเข้าใจสถานะการใช้งานในปัจจุบันแล้ว ให้เริ่มใช้มาตรการเพื่อส่งเสริมการใช้คู่มือ

ระบุปัจจัยที่ส่งผลต่อสถานะการเข้าชม

สัมภาษณ์ทั้งผู้ที่เข้ามาดูบ่อยและไม่บ่อย หากมีผู้ใช้งานจำนวนมาก ให้ลองสัมภาษณ์คนสองสามคนจากกลุ่มที่มีความถี่ในการเข้าชมสูงสุดและต่ำสุด

【ตัวอย่างคำถามสัมภาษณ์สำหรับผู้ที่เข้าชมบ่อย】

1. คุณใช้คู่มือบ่อยในสถานการณ์ใดบ้าง?
2. มีผลลัพธ์ที่ดีเกิดขึ้นจากการใช้คู่มือบ้างหรือไม่?
3. คุณพบปัญหาหรืออุปสรรคใดๆ เมื่อใช้คู่มือหรือไม่?

【ตัวอย่างคำถามสัมภาษณ์สำหรับผู้ที่เข้าชมไม่บ่อย】

1. คุณทราบวิธีเข้าถึงคู่มือหรือไม่?
2. คุณทราบหรือไม่ว่ามีคู่มือที่เกี่ยวข้องกับงานของคุณอยู่?
3. คุณพอนึกภาพออกหรือไม่ว่าสถานการณ์ใดที่คุณควรใช้คู่มือ?

สำหรับผู้ที่เข้าชมบ่อย การรวบรวมเรื่องราวเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับการใช้คู่มือจะช่วยยืนยันประสิทธิภาพของการนำไปใช้งาน

การระบุความท้าทายที่พวกเขาพบ จะช่วยให้คุณสามารถบันทึกวิธีแก้ไขเพื่อเป็นความรู้แก่ผู้อื่นที่อาจพบปัญหาเดียวกันได้

สำหรับผู้ที่เข้าชมไม่บ่อย ให้พยายามระบุว่าจุดติดขัดอยู่ที่ไหน เป็นเรื่องของวิธีการเข้าถึง การรับรู้ว่ามีคู่มืออยู่ หรือช่องว่างระหว่างวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้กับความเข้าใจของผู้ใช้งาน? ให้ระบุประเด็นเหล่านี้ให้ชัดเจน

พัฒนาและดำเนินการแก้ไข

หลังจากเสร็จสิ้นการสัมภาษณ์ ให้พัฒนาวิธีแก้ไขตามปัจจัยที่ระบุได้

ลองพิจารณาวิธีแก้ไขตามตัวอย่างคำถามสำหรับผู้ที่เข้าชมไม่บ่อย:

พวกเขาทราบวิธีเข้าถึงคู่มือหรือไม่?

→หากพวกเขาไม่ทราบหรือไม่แน่ใจวิธีเข้าถึงคู่มือ ให้แบ่งปันวิธีการเข้าสู่ระบบและวิธีค้นหาคู่มือ สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าพวกเขามีสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมในการดูคู่มือระหว่างการทำงานประจำวัน ตรวจสอบว่ามีอุปกรณ์และการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตพร้อมใช้งานเมื่อต้องการดูคู่มือหรือไม่

พวกเขารับรู้หรือไม่ว่ามีคู่มือที่เกี่ยวข้องอยู่?

→หากพวกเขาไม่ทราบว่ามีคู่มืออยู่ พวกเขาก็จะไม่มองหา มีสองแนวทางหลักคือ:

หนึ่ง สร้างโอกาสในการแบ่งปันคู่มือที่สร้างขึ้น การแบ่งปันจะช่วยปรับความเข้าใจและมุมมองของทุกคนให้ตรงกัน

สอง นำ QR code หรือ URL ของคู่มือเข้าไปใส่ไว้ในกระบวนการทำงาน การวางไว้ในจุดที่มองเห็นได้ง่ายจะช่วยให้ผู้ใช้งานมีโอกาสตรวจสอบมากขึ้น แม้ว่าจะไม่เคยทราบมาก่อนก็ตาม

พวกเขานึกภาพสถานการณ์ที่จะใช้คู่มือออกหรือไม่?

→หากพวกเขานึกภาพไม่ออกว่าจะใช้คู่มืออย่างไร ให้แบ่งปันกรณีศึกษาจากผู้ที่เข้าชมบ่อย การทำความเข้าใจว่าคนรอบข้างใช้คู่มืออย่างไรจะช่วยให้พวกเขาตระหนักถึงวัตถุประสงค์และความสำคัญของการใช้คู่มือ

สรุป

การทำความเข้าใจสถิติการเข้าชมและการยืนยันว่าคู่มือที่สร้างขึ้นเข้าถึงกลุ่มคนที่เหมาะสม จะนำไปสู่การยอมรับและการสร้างนิสัยการใช้คู่มือที่ดียิ่งขึ้น

เพื่อเพิ่มอัตราการเข้าชม ให้สร้างโอกาสในการแบ่งปันประโยชน์ของการใช้คู่มืออย่างกระตือรือร้น โดยอ้างอิงจากประสบการณ์ของคุณเองและผลลัพธ์จากการสัมภาษณ์