マニュアルにたどり着きやすくするための工夫

2021-04-15 08:51:45 UTC 2024-03-12 04:35:14 UTC

マニュアルを作成・整備しても、現場でのマニュアルの閲覧が進まないことも多々あります。

どうやったら欲しいマニュアルにたどり着きやすくなるのか、お悩みの方も多いですよね。

利用者がマニュアルを探す経路で代表的なものはフォルダ経由ですが、マニュアルを利用者にきちんと見つけてもらうためは、1つだけでなく、様々な閲覧経路を準備することが重要です。

まずは現場でマニュアルを閲覧できる端末を準備

マニュアルがTeachme Bizにそろっていても、困ったときにすぐ閲覧できる環境が整備されていないと、マニュアルは活用されません。

とくに小売業や飲食業の方だと、「休憩室のPC1台でしか見られない」ということも多々あります。

いざ困ったときに手元に端末がない、他の人が端末を使っている、という状況が続くとマニュアルを見る習慣が根付きません

全員に端末を準備するのが難しい場合は、共有の端末を複数準備するだけでも効果的です。
タブレット・スマートフォンであれば持ち運びもできるので、新人など、特にマニュアルを見てほしい社員やスタッフに一時的に貸与する、という運用もおすすめです。

コストの問題もありますが、ネットワークを整備する、BYOD*を実施するなど、まずはTeachme Bizにいつでもかんたんにアクセスできる環境を整えることが非常に大事です。

*Bring your own device:従業員が個人保有の携帯用機器を職場に持ち込み、それを業務に使用すること

閲覧端末を整備できたら、動線の改善や機能の活用をして、マニュアルを見つけやすくする取り組みをしましょう。

マニュアルの主要な閲覧経路は複数ある

マニュアルを閲覧するにあたって、利用者は以下の経路のいずれか、もしくは複数の方法で閲覧しています。

  • フォルダからたどって見つける
  • ポータルページからたどって見つける
  • 「検索機能」で検索して見つける
  • 配信機能で管理者から個別に配信してもらう(閲覧者は探さない)
  • その他の便利な機能を活用して見つける

どの経路で閲覧する割合が高いか

複数ある経路の中で、利用者が選ぶ割合が高いのは、

  • フォルダからたどって見つける

です。

企業文化やフォルダ構成にもよりますが、多い会社だと7割くらいの利用者がこちらの方法で探しています。
※2023年9月にポータルページ機能がリリースされる前の状況です

よって、最初は「フォルダからたどって見つける」経路を点検、改善するのがおすすめです。

フォルダからたどって見つける

フォルダ構成をしっかり整えることがマニュアルにたどり着いてもらう近道です。

フォルダを作成する際に部署単位で分けることも多いですが、利用者によっては業務カテゴリ軸で探す場合も多いです。

フォルダやサブフォルダの構成を業務カテゴリや用途別に作るなど、工夫できる余地はないでしょうか?

一方で、フォルダの構成を変えるには、かなり時間と人手が必要になります。
また、フォルダは閲覧者、編集者といった権限の付与単位でもあるため、「探すこと」に特化した構成にしにくいケースもあります。

フォルダ構成の変更による工夫が難しい場合は、別の経路の点検、改善に取り組むのをおすすめします。

ポータルページからたどって見つける

ポータルページを使うと、「見せたい情報を、見せたい単位で、見せたい順番で」1つのページにまとめることができます。

ポータルページ機能について教えてください

ページの単位や構成を考え作成する手間はかかりますが、利用者には非常に優しい経路です。
フォルダ構成を変える必要がないので、権限設定や管理体制の変更も必要ありません。

「こういう人たちにはこれらのマニュアルを見てほしい」が決まっている場合は、ぜひポータルページをご活用ください。

【運用例】ポータルページ | 職場でもっとマニュアルを「活かす」には
【作成例】ポータルページ | マニュアルをより「見つけやすく」するには

「検索機能」で検索して見つける

時間とコストをかけずに取り組めるのが、検索機能を使ってマニュアルを探して閲覧していく方法です。

使いこなすと大変便利で、利用者が慣れてしまえば、フォルダをたどるよりも検索でマニュアルを探すようになります。

「検索」を根付かせることのメリット

検索する習慣を根付かせるメリットは、マニュアルにたどり着くまでの圧倒的に時間を減らせることです。

ですが、「検索をしたことがないので使わない」、「検索することに苦手意識を持っていて使っていない」という方は意外と多いです。

「検索」の根付かせ方

最初は、検索方法について説明する機会を設けたり、慣れるまでは一緒に検索を行ってあげたりするなど丁寧なフォローが必要です。

作成段階で気をつけることとして、検索にきちんと引っかかるように、マニュアル作成者がタイトルや説明文を工夫することが重要です。また、検索タグをしっかり付けることも有効です。

検索タグを設定する(Webブラウザ版)

さらに、検索の方法も、「すべてのマニュアルから検索」、「フォルダ内から検索」など様々な方法があります。

以下のマニュアルを参考にしていただきながら検索方法を訴求し、利用者がマニュアルに辿り着きやすくすると、徐々に「検索」は根付いてきます。

マニュアルを検索する(Webブラウザ版)

検索しやすくするための改善方法

Teachme Bizの検索ログを見ることで、利用者がどんな検索ワードで検索をしていて、その結果、欲しいマニュアルを見つけることができたかどうかを把握できます。

検索でマニュアルを見つける体験を何度もすることで、利用者が困ったときにTeachme Bizを見る習慣ができていきます。

検索タグの活用法については、以下の記事に詳しく記載しております。

「マニュアルをなかなか見てもらえない…」を解決!検索ログの活用法

配信機能で管理者から個別に配信してもらう

マニュアルは利用者が探すだけでなく、管理者が利用者に配信し、通知することもできます。

「タスク配信機能」で単発業務の依頼をマニュアル付きで通知

タスク配信機能を使うと、マニュアルを実施依頼として利用者に送信できます。

例えば、

  • 提出書類の書き方のマニュアルを今月中の提出期限で送信する
  • 新しいレシピや商品情報のマニュアルを今週中の確認期限で送信する
  • 緊急度の高い、パソコンやツールのアップデートをお願いする

など様々なシーンで使えます。

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タスク配信機能は、マニュアル配信だけでなく、ユーザーのタスクの実施状況も把握できます。

タスクの実行率を上げるために、未実施のユーザーだけを選択し、再度タスクを配信することも可能です。

タスクを配信する(Webブラウザ版)

タスク機能を使用したことがない方は是非一度使ってみてください。

「トレーニング機能」で事前に業務を覚える

トレーニング機能は、教育を受ける社員に必要なマニュアルをコースとして集約・配信する機能です。

例えば、

  • 新人向けの、接客方法の業務に関するコース
  • 店舗マネージャーなど、責任者向けの業務に関するコース
  • 使い方が豊富な機械など、覚えることが多岐に渡る業務に関するコース

など、こちらも様々な使い方が想定できます。

弊社でも実際にトレーニング機能を活用したオンライン研修を運用しています。

テレワーク環境でも新入社員研修を効率化。集合研修からオンライン研修に切り替え研修時間を4分の1に圧縮。

トレーニング機能では、コースを送信した後に進捗状況を確認できますので、新人教育やフォローアップ教育の場面で活用できます。

また、配信したコースはいつでも見ることができるので、修了した内容の復習につかうことも可能です。

トレーニング機能を活用する(Webブラウザ版)

※トレーニング機能は、ベーシックプラン以上で使える機能です

その他の便利な機能を活用して見つける

フォルダや検索、配信機能以外にも、利用者が必要なときにマニュアルを見つけられる便利な機能があります。

「QRコード」からアクセスする

Teachme Bizには、マニュアルのURLをQRコード化する機能があります。

プリンターでQRコードをシールとして印刷し、必要な場所に貼っておくことで、QRコードをスマートフォン等で読み込むだけで直接マニュアルを見てもらうことができます。

たとえば、

・会議室のプロジェクターの使い方
・コピー機のトナー交換の方法
・機械のメンテナンス方法

など、機械や設備のそばにQRコードを貼っておき、操作方法をすぐに確認できます。

ユーザーのMipox株式会社様でも、QRコードを活用したマニュアルの導線作りに取り組まれています。

製造の現場でカイゼンが広がる。クラウドだからできるTeachme Bizの活用法|第5回User Conference レポート: Mipox様編

「新着マニュアル」「最近見たマニュアル」「ブックマーク」から探す

Teachme Bizには、利用者自身が最近見たマニュアルを確認する機能や、マニュアルをブックマークする機能があります。

これらの機能を利用してもらうことで、利用者ごとのよく使うマニュアルにアクセスしやすくなります。

最近見たマニュアルを確認する(Webブラウザ版)

マニュアルをブックマークする(Webブラウザ版)

また、「新着マニュアル」では、2週間以内に新しく公開されたマニュアルを見ることができます。

これらの機能の存在を伝えることで、Teachme Bizの利用が一層進むことも少なくありません。

利用者の状況を把握を施策の最初に

様々な施策を紹介してきましたが、まずは利用者がどのような状態か、現状を把握し、それにあった施策を打つことが非常に大切です。

Teachme Bizには閲覧状況を分析するレポート機能も備わっているので、そちらを活用して、利用状況をチェックした上で、改善に取り組みましょう。

\Teachme Biz でマニュアルを作ってみましょう!/

Teachme Biz で新規マニュアルを作成