「Teachme Bizの導入や推進で苦労したこと・工夫したこと」をテーマにユーザーさまへお話を伺う深掘りインタビュー。
今回お話を伺ったのは、大阪でパチンコホール・フィットネス・飲食等、生活に欠かせない総合的なサービス業を展開する、株式会社アサヒディードさまです。Part.3では、導入チームメンバーの6名をお迎えし、Teachme Bizの新入社員育成での活用法や組織の変化、今後の展望などをお話しいただきました。
分科会に副店長育成、Teachme Bizアプリとの連携…怒涛の施策
--Teachme Bizを浸透させる取り組みとして、導入チームの分科会があるとお伺いしました。
平塚：導入チームの分科会は、Teachme Bizの浸透施策の一つとして取り入れました。分科会は「称賛チーム」と「歴史チーム」の2つです。
称賛チームは、Part.2でお伝えした「Teachme Bizを見てもらうような声がけ」と、「MVS（Most Valuable Staff) 表彰」を行っています。
歴史チームは、昔の社内報を発掘して「あの頃、あんなことあったよね？」を面白くまとめ、Teachme Bizに掲載しています。これまで、社内報は人材開発課しか読めないフォルダや、内部倉庫に格納されていました。かなり昔の社内報もあって、読んでみると会長の講話や先輩方の若かりし頃の写真があったりして、とても興味深いんです。それを「面白い歴史」という感じにまとめ、Teachme Biz内に専用フォルダを作って掲載しています。そうすることで、「あの頃、あんなことあったよね？」とTeachme Bizを見るきっかけにしています。
--その他、Teachme Bizを浸透させる取り組みはありますか？
平塚：2024年4月から、営業部の中期経営計画に「Teachme Bizを活用する」という中項目が新設されました。人材開発課のようなバックヤード以外の部署で計画に入れていただいたことは、大きな前進かなと感じています。目標をふまえ、副店長クラスへ営業トレーニングを行うことになりました。該当する箇所の紙マニュアルをTeachme Bizのトレーニングコースに落とし込みました。現在、5名ほどがTeachme Bizを通して営業トレーニングを受けています。
このトレーニングは、副店長クラスのみで試験的に取り組んでいますが、今後は新入社員育成にも取り入れていきたいです。
新入社員への感度が高い社風を、Teachme Bizの浸透に活用
--新入社員育成について、現在はTeachme Bizをどう活用していますか？
北山：新入社員には、最初に受ける研修の中で、Teachme Bizアプリの説明をしています。入社前にアカウントを用意してもらい、個人のスマホへのインストールや操作説明も行っています。
平塚：あとは、昇格試験の試験範囲に、Teachme Biz内のマニュアルを含めています。試験範囲の通知にも、Teachme BizのマニュアルURLを貼るので、必ず見ることになります。このように「どうしたら見てもらえるのか」と工夫しつつ、社員育成にも組み込んでいます。
--新入社員育成として、「新人がマニュアルを作る取り組み」があるとお伺いしました。
平塚：2023年度の入社メンバーには、毎月1人1本ずつ、マニュアルを作ってもらいました。また、作ったマニュアルを全社員に知ってもらうために社内掲示板にUPして、新入社員のフォロー施策として「新入社員はミタ！」にそのURLを掲載しています。そうすることでTeachme Bizのアクセス数を増やしつつ、マニュアルへの「グッジョブ」評価も増やそうという試みです。「新入社員が作った」となると、私たちも周りに「ちょっと見てくださいよ！」と言いやすいですよね。そしてその結果、社員のログイン頻度やアクセス数も上がっています。
多湖：私としては、「新入社員はミタ！」の取り組みは、ここ2～3年の弊社のアクションプランのなかで一番よかったと思っています。「Teachme Bizを見てもらう」という主目的を果たす以外にも副次的な効果があるからです。
例えば、新入社員が現場で得た学びをTeachme Bizにアップすることで、社内に気付きが広がります。新入社員は、「現場での気付き」「Teachme Bizへアップ」というプロセスを経て、集合研修で振り返りをおこない、次の「現場への気付き」「Teachme Bizアップ」へつなげていく、Teachme Bizを軸にマネジメントサイクルを回していく。そして、新入社員たちが1年間やってきたことを、Teachme Bizを通して次の新入社員に引き継ぎます。このような『Teachme Bizを通してコミュニケーションの活性化にも繋げた』ことは大きな成果であり、私たちが目指していた状態のひとつだと思っています。
--こうした社員育成への取り組みは、どのように策定されたのでしょうか。
多湖：新入社員や副店長への育成については、前任者が残したマニュアルやOJTの一覧をもとに、取り組みを考えました。以前、Teachme Bizユーザーの他社様から「取り組みの設計図を作るといいですよ」と教えていただき、前任者がそのたたき台として、業務一覧を残してくれたんです。当初は、設計図なしでTeachme Bizの取り組みを考えようとしていましたが、どこから取り掛かればよいのか分からず、まず一覧があったのはとても助かりました。こうした他社様からの学びも、とても大きかったですね。
Teachme Bizを通じて、社風に合わせたコミュニケーションを増やす
--Teachme Bizの導入後、社内でのコミュニケーションに変化はありましたか？
北山：問い合わせを受けた後、Teachme Bizにもマニュアルがあることとページ数を伝えて、メールでも「ここです、見てください」と送っています。また、緊急時以外は極力Teachme Bizでマニュアルを作り直したり、問い合わせに応えながら「分かりづらいな」と思ったら、即修正してメールで送っています。それが習慣化していますね。
多湖：北山は、問い合わせが来ても頭ごなしに否定せずに、一旦受け入れて答えてくれます。その後に、「次からはここを見てくださいね」とTeachme Bizに誘導する、「断り上手」なんです。その方が、同じ問題に直面したときに「そういえばマニュアル送ってもらったな」と思い出します。「最初に答えてあげる」という優しいコミュニケーションが、Teachme Bizの浸透にも好影響をもたらしていると感じます。
宮下：弊社は、いい意味で新入社員に対しての感度が高いので、そこもとてもありがたいです。普段は社内の掲示板でリアクションをしない方も、「新入社員が入社しました」という投稿には、たくさんスタンプを押してくれます。新入社員に対しては特に「どんな人が来るんだろう」「頑張っているところを評価してあげたい」と思ってくださる方が多いようです。Teachme Bizは、そういう点でもコミュニケーションツールの一つになっています。
多湖：コミュニケーションに関しては、一番最初に導入メンバーで握った点があります。それは、「このツールを使って、社内のコミュニケーションを増やしたい」ということです。マニュアルのクラウド化は、一見コミュニケーション量を減らしそうですが、むしろTeachme Bizをきっかけにコミュニケーションを図りたいんです。「これを見てください」「見てどうでしたか？」「一緒にやってみましょう」と、コミュニケーションの手段にしてほしいなと。私の感じる弊社の経営課題は「コミュニケーション不足」ですので、その解消にも活用させていただいています。
「アサヒディードのGoogle先生」を目指して
--Teachme Bizに関して、今後の展望を教えてください。
牧野：個人的には、Teachme Bizに私の業務をまとめて、誰でもすぐ引き継いでもらえる状態にしたいです。Part.1の自己紹介と重なりますが、私が今携わっている業務は割と専門的な内容が多いため、「社内で私しか知らないこと」もあるんです。例えば、役所に提出する書類とその期限、内容変更などが細かくあり、提出しそびれると店舗営業ができなくなったりします。今後後任の担当が付いたときはもちろん、もし私がケガや病気で長期入院した際には、いろいろな人に迷惑をかけるので2024年度中には完成させたいと考えています。そして、そういう使い方こそ、Teachme Bizの価値を一番引き出せるのではないかと感じています。
宮下：大きな展望としては「紙のマニュアルをなくしたい」というものがあります。それを細分化すると、3つの目標があります。1つ目は、Teachme Bizを「アサヒディードのGoogle先生」にすることです。引き続きマニュアルを増やし、何を調べても出てくるGoogleのように仕上げることが、一番の理想かなと考えています。
2つ目は、マニュアルの作成者を増やすことです。マニュアル作成は自分の業務記録にもなりますし、作成過程が業務の振り返りにもなります。それをこの1年で強く感じたので、作成者を増やすことでマニュアルを増やすだけでなく、さまざまな気付きにつながればいいなと感じています。
3つ目は、 トレーニングコースをもっと活用することです。現在「新入社員のOJT修得リスト」というものがあるのですが、今これを改善しています。今は、月に1回の新入社員面談や、3か月に1回の進捗シートで進捗を確認していますが、やはり見えない部分も多く不備もしばしば。これをトレーニングコースを使えば、履歴や進捗が分かりやすくなると思うので、今後もさらに活用していきたいです。
--本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました！