「Teachme Bizの導入や推進で苦労したこと・工夫したこと」をテーマにユーザーさまへお話を伺う深掘りインタビュー。
今回お話を伺ったのは、大阪でパチンコホール・フィットネス・飲食等、生活に欠かせない総合的なサービス業を展開する、株式会社アサヒディードさまです。Teachme Bizは2022年から利用を始め、課をまたいで結成したチームで導入推進を行っていらっしゃいます。今回は、導入チームメンバーの6名、平塚さま、幸坂さま、多湖さま、北山さま、牧野さま、宮下さまをお迎えし、Part.1ではTeachme Biz導入の経緯や工夫、苦労したことなどをお話しいただきました。
「質問しづらい」が、業務推進の妨げに
--本日は株式会社アサヒディードさまより、6名の方にお話を伺います。まず簡単に自己紹介をお願いいたします。
平塚：株式会社アサヒティード 経営管理部 人材開発課マネジャーの平塚です。主な仕事内容は、採用・研修関連です。Teachme Bizの活用を提案し、導入プロジェクトを立ち上げました。
幸坂：第一営業部 統括マネジャーの幸坂です。弊社が運営する6店舗の統括を行っています。日々店舗メンバーと意見交換し、店舗業績を上げるよう切磋琢磨しています。
多湖：経営管理部 総務庶務課 総務庶務マネジャー 兼務 法務課法務マネジャー 多湖です。主な仕事内容は、一般的な法人の総務と法務を兼任しているような形です。業務内容は多岐にわたります。
北山：経営管理部 情報管理課の北山です。主な仕事内容は、社内のITインフラ整備です。他にも、IT機器やアプリの導入支援を行っています。
牧野：経営管理部 総務庶務課 アシスタントマネジャーの牧野です。主な仕事内容は、コンビニ・コインランドリー事業の現場スタッフ育成から取引先対応まで、多岐にわたります。
宮下：経営管理部 人材開発課チーフの宮下です。主な仕事内容は平塚とほぼ同じです。昨年度の新卒採用担当を経て、現在は若手社員の研修やフォローアップを担当しています。
--Teachme Bizを導入した目的や、それまでの経緯を教えてください。
平塚：当初は、マニュアル作成システムではなく、VR研修を導入したかったんです。コロナ禍の当時、仕事ができるスタッフの目線や仕事の仕方を知り、人材開発に活かしたいと考えていました。そのような視点でサービスを探していたところ、Teachme Bizの広告をよく目にするようになり、「動画が切り分けて閲覧できるのはいいな」と感じました。
その理由は、当時「生かされていないマニュアル」が多かったからです。社内の雰囲気はよいものの、当時のマニュアルは紙ベースで調べにくく「同じことを何度も聞けない」「聞きにくい」という課題感がありました。そこで、Teachme Bizの導入を考え始めました。
また、人材開発課はジョブローテーション制度があり、約2年おきにメンバーが入れ替わります。私は14年間、メンバーが替わる度に同じことを教えていたので、正直それもやめたかったんです。そこで上司にTeachme Bizを提案したところ、「なぜ今やらないといけないの」と、何度かダメ出しを受けました。
そこで、「コロナ禍でお互いの元に出向くのは時代遅れでは」「マニュアルの更新も紙よりTeachme Bizがしやすい」と提案書を作成。やっと上司の許可が下り、会長にも提案して導入が決まりました。
幸坂：提案資料にTeachme Bizで作成した本部へのアクセスルートのマニュアルを入れました。そのマニュアルに「これいいね」とコメントをいただき、さらに「こんなものもあった方がいいよね」とプラスアルファのコメントまでいただきました。
--Teachme Bizを導入する前、社内にはどんな課題感がありましたか。
他課と協力して地道に周知。「全員ログインする」を最初のマイルストーンに
--Teachme Bizは当初、どのような体制で導入を進めましたか？
平塚：運用チームは6名で、ほぼ違う課のメンバーが集まりました。マニュアル作成はもちろん、社内へどう展開していくかをたくさん議論しましたね。まずは各課のマニュアルを出し合って、Teachme Bizで作るマニュアルの大項目を決めました。次に、誰にマニュアル作成を任せるのかも、かなり話し合いました。
また、店舗メンバーは普段から現場に出ていて、パソコンも1人1台ありません。「店舗メンバーに1名ずつログインしてもらうには」についても、かなり議論しました。結果として、店舗メンバーには1名ずつメールを送り、「必ず○日までにログインしてください」とお願いすることに。最初のマイルストーンが、この「全員ログインする」でした。
同時に、社内のマネジャー陣が集まる「方針共有会」に出席して、「紙マニュアルの一斉廃止」をプレゼン。経理財務課とも連携して本部側のマニュアルを充実させました。経理財務課の方には年末調整のマニュアルをはじめとてもたくさん作って頂きましたね。こうして、半年がかりでTeachme Bizの運用を始めました。
--マニュアル作成や作成者アカウントの割り振りは、どのように行いましたか？
平塚：作成者アカウントの割り振りについては、ひとまず運用チームの6名全員に割り振りました。そしてマニュアル作成用に、経理財務課のアカウントを作りました。その際、ちょうど経理財務課の方が産休に入ることになり、引き継ぎで「Teachme Bizを使っていこう」という機運も高まりました。また、マニュアル作成には、宮下が一番活躍してくれました。いざマニュアルを作ろうというときに、導入チームのメンバーも「どうやって作ろうか」と探り探りだったのですが、そこで「若い人を投入しよう」と思いまして。宮下をマニュアル作成に投入したところ、「こういう風に作ってください」と、チームメンバーに1名ずつ声をかけてくれたんです。彼女の良いところは、作ったマニュアルを褒めてくれるところ。マニュアルにコメントをくれたり、グッジョブボタンを押してくれたり。チームのモチベーションを上げてくれました。
宮下：当初は「ちょっとこれ、1本作ってよ」くらいの温度感で、平塚からマニュアル作成を引き受けたのですが、実はそれが最初のマニュアルだったんです。作成時は「何も知らない人が見たときに分かりやすいか」「再現性があるか」を重視して作りました。その結果、運用チームにも誘っていただき、皆さんにマニュアル作成のお声がけをするようになりました。お声がけの際には「誰が見ても分かりやすいか」を重視し、説明文よりは「重要部分を丸で囲む」など、画像の分かりやすさに注目していましたね。お声がけは得意な方だと思っていましたが、実際はやはり緊張しました。
現場と本部のギャップに苦戦。「気軽に楽しく」を意識
--Teachme Bizの導入に際して、大変なことはありましたか？
平塚：Teachme Bizの社内説明会に、人が集まらなかったことです。当初は2～3名しか集まりませんでした。皆さん、Teachme Bizに興味がないというよりも、店舗ではTeachme Bizを使う時間を捻出すること自体が、難しかったのだと思います。
幸坂：Teachme Bizをほぼ使ったことがない現場メンバーに、いきなり「説明会をしますよ」と言っても、あまり課題感を持ってもらえませんでした。私たちはとても課題感を持っていた分、そのギャップが思っていた以上に大きかったです。
多湖：作成者を増やすために説明会を開催したのですが、なかなか参加者が集まらず、チラシを作ったりもしましたね。
--Teachme Bizを日常的に使ってもらうために、どんな工夫をしましたか？
北山：大きく2ステップに分けて、工夫をしました。1つ目のステップは、Teachme Bizを周知し、気軽に楽しく使ってもらうことです。まずはとにかく、マニュアルを増やしました。プロジェクトの初期メンバーで取り組み、私1人で250ほどマニュアルを作りましたね。マニュアル以外にも、私の勤務拠点である八尾周辺の、ランチスポットを載せてみたり。八尾のメンバーに閲覧数を増やしてもらい、閲覧ランキングに上位表示して「こんなマニュアルでもいいから、作ってみて」とPRしました。
2つ目のステップとして、毎月13日は「Teachme Bizの日」と決め、定期的な社内周知の機会にしました。13日には、Teachme Bizの利用状況やトピックスをまとめ、社内掲示板に掲載しています。この2ステップの結果、閲覧者が段々増えてきたと感じています。
平塚：こうした工夫の結果、主任クラスに上がったメンバーからも「（店舗のことを）Teachme Bizでしっかり調べます」と言ってもらえています。中途採用のメンバーもよくTeachme Bizを見てくれているので、社内への浸透を実感していますね。
Part.2では、Teachme Bizの店舗での活用事例や、社内へ浸透させる工夫について、詳しくお伺いします。