Cuối năm đang đến gần.
Trong môi trường Teachme Biz của bạn, bạn đã tích lũy quá nhiều hướng dẫn, để nguyên các hướng dẫn cũ, hoặc cấu trúc thư mục của bạn đã trở nên lộn xộn?
Như một phần của việc dọn dẹp cuối năm, tại sao không dọn dẹp các hướng dẫn của bạn để bạn có thể bắt đầu năm mới với cách tiếp cận mới mẻ cho công việc của mình?
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu các phương pháp để kiểm kê hướng dẫn của bạn và xác định những hướng dẫn nào không cần thiết.
Đánh giá tình hình hiện tại (As-Is) và xác định những gì cần giữ lại hoặc loại bỏ
Đầu tiên, giống như việc dọn dẹp bàn làm việc hoặc tủ, hãy lấy mọi thứ ra và xác định những gì cần giữ lại và những gì cần loại bỏ.
Bạn có thể xuất toàn bộ danh sách hướng dẫn từ Teachme Biz dưới dạng tệp CSV. Nếu bạn muốn dọn dẹp các khu vực cụ thể, việc xuất theo thư mục sẽ thuận tiện hơn.
Có nhiều phương pháp khác nhau để xác định những gì cần giữ lại hoặc loại bỏ, nhưng ở đây tôi sẽ chia sẻ phương pháp được khuyến nghị mà chúng tôi áp dụng trong công ty của mình.
1. Áp dụng bộ lọc
Mở tệp CSV đã xuất và áp dụng bộ lọc trong Excel.
2. Loại trừ các hướng dẫn chưa xuất bản khỏi việc dọn dẹp
Trường "publish_status" hiển thị "liệu một hướng dẫn đã được xuất bản hay chưa," vì vậy hãy lọc để chỉ hiển thị những hướng dẫn được đánh dấu là "published".
Bây giờ mục tiêu dọn dẹp của bạn đã được thu hẹp xuống chỉ còn các hướng dẫn hiện đang được xuất bản.
3. Thiết lập tiêu chí dọn dẹp dựa trên tần suất xem
"Liệu một hướng dẫn đã được xem trong một khoảng thời gian nhất định" là một khía cạnh quan trọng khi dọn dẹp.
Các trường sau đây cho biết số lượt xem gần đây:
- views_within_a_year: Số lượt xem trong một năm
- views_within_6_months: Số lượt xem trong 6 tháng
- views_within_3_months: Số lượt xem trong 3 tháng
- views_within_a_month: Số lượt xem trong một tháng
- views_within_a_week: Số lượt xem trong một tuần
Ví dụ:
- Xác định rằng các hướng dẫn không được xem dù chỉ một lần trong một năm có lẽ sẽ không bao giờ được xem lại
- Xác định rằng các hướng dẫn được xem ít hơn 10 lần trong 3 tháng có nhu cầu thấp
Thiết lập các tiêu chí sơ bộ phù hợp với môi trường tổ chức của bạn.
4. Kiểm tra từng hướng dẫn đáp ứng tiêu chí dọn dẹp và quyết định làm gì với chúng
Kiểm tra nội dung hướng dẫn bằng cách mở chúng từ trường "url". Sau khi xác nhận, thêm một cột trong Excel để ghi chú những việc cần làm với chúng (lưu trữ, di chuyển đến thư mục khác, cập nhật nội dung, v.v.).
5. Đối với các hướng dẫn bạn đã quyết định lưu trữ, hãy kiểm tra lại tình trạng sử dụng của chúng
Kiểm tra tình trạng sử dụng chi tiết của từng hướng dẫn bằng cách làm theo hướng dẫn này:
View manual views report using report function (Web Browser)
Điểm quan trọng là kiểm tra xem các hướng dẫn được nhắm đến để lưu trữ hoặc xóa có được liên kết từ nơi khác hay không. Nếu có các hướng dẫn tham chiếu, cũng hãy kiểm tra xem chúng có lỗi thời không và thực hiện các sửa đổi như xóa liên kết.
Nếu không có hướng dẫn tham chiếu, bạn có thể tiến hành lưu trữ chúng!
Giống như câu nói rằng nếu bạn không mặc một món đồ trong hơn một năm, có lẽ bạn sẽ không mặc lại nó nữa.
Vui lòng tham khảo các hướng dẫn này để di chuyển thư mục hoặc lưu trữ:
Làm việc trong môi trường sạch sẽ
Trong bài viết này, chúng tôi đã giới thiệu các tính năng có thể được sử dụng để dọn dẹp hướng dẫn.
Giống như cảm giác tốt khi làm việc trong một căn phòng sạch sẽ, việc có môi trường Teachme Biz được tổ chức tốt sẽ giảm các vấn đề như "làm theo quy trình lỗi thời từ các hướng dẫn cũ" hoặc "không biết tìm hướng dẫn ở đâu." Điều này làm tăng hiệu quả công việc, vì vậy hãy thử nó!