Khi vận hành Teachme Biz, có lẽ bạn tự hỏi ai đang tạo hướng dẫn và tạo bao nhiêu, đúng không?
"Việc tạo hướng dẫn không tiến triển trong quá trình triển khai Teachme Biz..."
"Sau khi tạo hàng loạt hướng dẫn trong quá trình triển khai, không có hướng dẫn mới nào được tạo..."
Đây là những mối quan ngại phổ biến mà chúng tôi thường nghe.
Con người Tạo ra Hướng dẫn
Teachme Biz giúp việc tạo hướng dẫn trở nên dễ dàng. Tuy nhiên, những hướng dẫn cần thiết không tự nhiên xuất hiện - chúng chỉ tồn tại khi có người tạo ra chúng.
Trong hầu hết các trường hợp, việc tạo hướng dẫn là một nhiệm vụ bổ sung ngoài công việc thường xuyên. Thay vì để hoàn toàn cho người tạo, điều quan trọng là các nhà quản lý cần giúp ưu tiên các nhiệm vụ tạo hướng dẫn.
Điều gì Xảy ra Khi Bạn Không Theo dõi Trạng thái Tạo
Điều gì xảy ra khi bạn không theo dõi trạng thái tạo? Có ba vấn đề chính:
- Kế hoạch tạo hướng dẫn ban đầu bị đình trệ, ngăn cản việc ra mắt hệ thống.
- Những người chăm chỉ tạo hướng dẫn không được ghi nhận, làm giảm động lực của họ.
- Không thể thực hiện các biện pháp khắc phục phù hợp dựa trên tình hình.
Việc theo dõi trạng thái tạo không đảm bảo thành công của kế hoạch.
Tuy nhiên, quản lý đúng cách nhân sự cần thiết và giám sát tiến độ sẽ tăng khả năng thành công của kế hoạch.
Mặt khác của việc không theo dõi trạng thái tạo là quản lý dựa trên dữ liệu đúng đắn cho phép bạn:
- Giám sát tiến độ kế hoạch
- Xác định và đánh giá ai đang và không đang tạo hướng dẫn theo kế hoạch
- Thực hiện các biện pháp khắc phục phù hợp dựa trên tiến độ và trạng thái người tạo
Điều này tạo ra một chu kỳ cải tiến cho việc triển khai và áp dụng.
Điểm 2, "Xác định và đánh giá ai đang và không đang tạo hướng dẫn theo kế hoạch," cũng hiệu quả khi khuyến khích tạo hướng dẫn mới sau khi triển khai.
Là một nhà quản lý, có lẽ bây giờ bạn đã hiểu tầm quan trọng của việc theo dõi trạng thái tạo.
Cách Theo dõi Trạng thái Tạo
Phương pháp Kiểm tra Đơn giản: Xem theo Thư mục
Trên màn hình danh sách thư mục, bạn có thể thấy số lượng hướng dẫn đã xuất bản trong mỗi thư mục.
Trong giai đoạn tạo hướng dẫn ban đầu của việc triển khai Teachme Biz, bạn có thể điều chỉnh tính năng này bằng cách tạo thư mục hoặc thư mục con cho mỗi người phụ trách. Điều này cho phép bạn kiểm tra "ai đang tạo bao nhiêu hướng dẫn" với nỗ lực tối thiểu.
Tuy nhiên, điều này không hiển thị số lượng hướng dẫn ở trạng thái nháp. Một số người tạo có thể đang làm việc trên nhiều hướng dẫn cùng lúc, vì vậy hãy kiểm tra trạng thái của hướng dẫn trong thư mục khi cần.
Khi việc tạo hướng dẫn phần lớn đã hoàn thành, bạn có thể chuyển chúng vào các thư mục được tổ chức theo phòng ban hoặc danh mục kinh doanh để bắt đầu vận hành.
Phương pháp Kiểm tra Chi tiết: Xác minh từ CSV Trạng thái Sử dụng của Người dùng
Bạn cũng có thể xuất và xem xét CSV về trạng thái sử dụng của người dùng bao gồm ngày/giờ đăng nhập cuối cùng và số lượng hướng dẫn sở hữu.
*Chỉ quản trị viên nhóm và quản trị viên phụ mới có thể xuất CSV.
Sử dụng phần mềm bảng tính như Excel, bạn có thể sử dụng chức năng lọc để sắp xếp theo manual_count theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần để xác định người dùng có nhiều hoặc ít hướng dẫn.
Số lượng hướng dẫn sở hữu bao gồm tất cả hướng dẫn: đã xuất bản, nháp và đã lưu trữ.
Hành động Tiếp theo Sau khi Theo dõi Trạng thái Tạo
Sau khi theo dõi trạng thái tạo, thực hiện hai bước: "Hiểu các yếu tố đằng sau trạng thái của người tạo" và "Lập kế hoạch và thực hiện các biện pháp đối phó."
Hiểu Các Yếu tố Đằng sau Trạng thái Tạo
Kiểm tra với cả những người đang tạo hướng dẫn thành công và những người không. Nếu bạn không thể kiểm tra với tất cả mọi người, hãy phỏng vấn một vài người ở đầu hoặc cuối danh sách trạng thái tạo.
Dưới đây là các câu hỏi phỏng vấn mẫu:
【Câu hỏi cho người tạo thành công】
- Bạn mất bao nhiêu thời gian để tạo một hướng dẫn?
- Bạn gặp những thách thức gì trong quá trình tạo?
- Bạn có mẹo nào để tạo hiệu quả không?
【Câu hỏi cho người tạo gặp khó khăn】
- Bạn có thể đảm bảo thời gian cho việc tạo không?
- Bạn có gặp khó khăn nào với phương pháp tạo không?
- Bạn có gặp khó khăn nào với nội dung không?
Bằng cách hỏi người tạo thành công về thời gian đã dành, thách thức gặp phải và mẹo hiệu quả, bạn có thể thu thập thông tin chi tiết về các vấn đề và thực hành tốt nhất cho việc tạo hướng dẫn.
Đối với người tạo gặp khó khăn, việc xác định điểm nghẽn của họ là điểm quan trọng.
Lập kế hoạch và Thực hiện Các biện pháp Đối phó
Mục đích của việc lập kế hoạch đối phó là để đạt được mục tiêu của bạn. Các điểm nghẽn khác nhau từ các cuộc phỏng vấn với người tạo gặp khó khăn đòi hỏi các cách tiếp cận khác nhau:
- Không thể đảm bảo thời gian tạo
Trong trường hợp này, dù bạn cung cấp bao nhiêu bí quyết, họ cũng sẽ không thể tạo hướng dẫn. Bạn cần giúp họ đảm bảo thời gian. Cân nhắc việc liên hệ với cấp trên của họ nếu cần thiết. Nếu việc đảm bảo thời gian vẫn khó khăn, bạn có thể cần thay đổi người phụ trách.
- Khó khăn với phương pháp tạo
Ngay cả khi có thời gian, họ không thể tiến triển như mong đợi nếu họ không hiểu cách tạo hướng dẫn. Giải quyết vấn đề này bằng cách giúp họ hiểu các hoạt động cơ bản của Teachme Biz hoặc bằng cách chia sẻ kiến thức từ những người tạo thành công.
- Khó khăn với nội dung
Nếu người tạo không thể tổ chức các quy trình công việc trong đầu để tạo hướng dẫn, họ có thể gặp khó khăn khi làm một mình. Khuyến khích họ thu hút các nhân viên khác để thống nhất về nội dung.
Đây chỉ là ví dụ - bạn có thể gặp nhiều trường hợp khác nhau. Trong bất kỳ tình huống nào, điều quan trọng là thường xuyên kiểm tra tiến độ so với thời hạn và thực hiện điều chỉnh, chẳng hạn như gia hạn thời hạn hoặc thay đổi mục tiêu tạo.
Tóm tắt
Bây giờ bạn có thể hình dung cách theo dõi trạng thái tạo tăng khả năng đạt được mục tiêu và kế hoạch của bạn không?
Nhiều người hiểu tầm quan trọng của việc tạo hướng dẫn nhưng vẫn gặp khó khăn để thực sự tạo ra chúng. Mặc dù họ hiểu về mặt lý thuyết về lợi ích lâu dài của hướng dẫn - giảm gánh nặng giảng dạy và sai sót - họ thường không thể hành động dựa trên kiến thức này vì họ bị quá tải với các nhiệm vụ trước mắt.
Nếu bạn là nhà quản lý đang đối mặt với "việc tạo hướng dẫn không tiến triển trong quá trình triển khai ban đầu" hoặc "số lượng hướng dẫn không tăng sau khi ra mắt", hãy thử theo dõi số lượng hướng dẫn tạo của từng người dùng như một nhiệm vụ thường xuyên hàng tuần hoặc hàng tháng.