เคล็ดลับการทำคู่มือให้เข้าถึงง่ายขึ้น

แม้ว่าจะมีการสร้างและดูแลรักษาคู่มืออยู่เสมอ แต่บ่อยครั้งที่คู่มือเหล่านั้นกลับไม่ถูกเปิดอ่านในสถานที่ทำงานจริง

หลายท่านอาจกำลังสงสัยว่าจะทำอย่างไรเพื่อให้ผู้ใช้งานค้นหาคู่มือที่ต้องการได้ง่ายขึ้น

แม้ว่าโฟลเดอร์จะเป็นเส้นทางปกติที่ผู้ใช้งานใช้ในการค้นหาคู่มือ แต่สิ่งสำคัญคือต้องเตรียมเส้นทางการเข้าถึงที่หลากหลาย ไม่ใช่เพียงเส้นทางเดียว เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ใช้งานจะสามารถค้นหาคู่มือที่ต้องการได้อย่างถูกต้อง

อันดับแรก เตรียมอุปกรณ์สำหรับดูคู่มือในสถานที่ทำงาน

แม้ว่าคู่มือทั้งหมดของคุณจะถูกจัดระเบียบไว้ใน Teachme Biz แล้ว แต่คู่มือเหล่านั้นจะไม่ถูกนำมาใช้ประโยชน์เลย หากไม่มีสภาพแวดล้อมที่สามารถเข้าถึงได้ง่ายเมื่อจำเป็น

โดยเฉพาะสำหรับผู้ที่อยู่ในอุตสาหกรรมค้าปลีกหรือบริการอาหาร บ่อยครั้งที่ "คู่มือสามารถดูได้จากพีซีเครื่องเดียวในห้องพักเท่านั้น"

หากไม่มีอุปกรณ์อยู่ใกล้ตัวเมื่อเกิดปัญหา หรือหากมีผู้อื่นกำลังใช้งานอุปกรณ์ที่มีอยู่ นิสัยการเปิดดูคู่มือก็จะไม่หยั่งรากลึก

หากการจัดหาอุปกรณ์ให้ทุกคนทำได้ยาก การเตรียมอุปกรณ์ส่วนกลางไว้หลายเครื่องก็สามารถช่วยได้เช่นกัน เนื่องจากแท็บเล็ตและสมาร์ทโฟนสามารถพกพาได้ เราขอแนะนำให้ ให้พนักงานใหม่หรือพนักงานที่จำเป็นต้องดูคู่มือเป็นพิเศษยืมใช้งานชั่วคราว

แม้ว่าจะมีเรื่องของต้นทุน การวางระบบเครือข่าย หรือการนำ BYOD* มาใช้ เป็นต้น แต่สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือต้องสร้างสภาพแวดล้อมที่สามารถเข้าถึง Teachme Biz ได้ง่ายทุกเมื่อเสียก่อน

*Bring your own device: การที่พนักงานนำอุปกรณ์พกพาส่วนตัวมาที่ทำงานและใช้เพื่อการทำงาน

เมื่อคุณจัดเตรียมอุปกรณ์สำหรับดูคู่มือเรียบร้อยแล้ว ให้เริ่มดำเนินการเพื่อให้ค้นหาคู่มือได้ง่ายขึ้นโดยการปรับปรุงขั้นตอนการนำทางและการใช้ฟังก์ชันต่างๆ

เส้นทางหลักในการเข้าดูคู่มือมีอยู่หลายวิธี

เมื่อต้องการดูคู่มือ ผู้ใช้งานจะเข้าถึงผ่านเส้นทางใดเส้นทางหนึ่งหรือหลายเส้นทางดังต่อไปนี้:

• การค้นหาผ่านโฟลเดอร์
• การค้นหาผ่านพอร์ทัลเพจ
• การค้นหาผ่าน "ฟังก์ชันค้นหา"
• การรับการกระจายงานรายบุคคลจากผู้ดูแลระบบ (ผู้ใช้งานไม่จำเป็นต้องค้นหาเอง)
• การค้นหาผ่านฟีเจอร์ที่มีประโยชน์อื่นๆ

ในบรรดาเส้นทางที่หลากหลาย เส้นทางที่มีอัตราการใช้งานสูงสุดโดยผู้ใช้งานคือ:

• การค้นหาผ่านโฟลเดอร์

นี่เป็นวิธีที่พบบ่อยที่สุด

ขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมองค์กรและโครงสร้างโฟลเดอร์ ในบางบริษัทมีผู้ใช้งานถึงประมาณ 70% ที่ค้นหาคู่มือด้วยวิธีนี้ *ข้อมูลนี้อ้างอิงจากสถานการณ์ก่อนที่จะมีการเปิดตัวฟีเจอร์พอร์ทัลเพจในเดือนกันยายน 2023

ดังนั้น เราจึงแนะนำให้ตรวจสอบและปรับปรุงเส้นทาง "การค้นหาผ่านโฟลเดอร์" เป็นอันดับแรก

การค้นหาผ่านโฟลเดอร์

การมีโครงสร้างโฟลเดอร์ที่จัดระเบียบอย่างดีเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการช่วยให้ผู้ใช้งานค้นหาคู่มือพบ

แม้ว่าโฟลเดอร์มักจะถูกจัดระเบียบตามแผนก แต่ผู้ใช้งานจำนวนมากก็ค้นหาตามหมวดหมู่ธุรกิจด้วยเช่นกัน

ยังพอมีส่วนที่สามารถปรับปรุงในการจัดระเบียบโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยตามหมวดหมู่ธุรกิจหรือวัตถุประสงค์ได้อีกหรือไม่?

อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนโครงสร้างโฟลเดอร์ต้องใช้เวลาและบุคลากรจำนวนมาก นอกจากนี้ เนื่องจากโฟลเดอร์ยังทำหน้าที่เป็นหน่วยในการกำหนดสิทธิ์ เช่น ผู้เข้าชมและผู้แก้ไข ในบางกรณีจึงอาจเป็นเรื่องยากที่จะจัดโครงสร้างเพื่อ "การค้นหา" โดยเฉพาะ

หากการปรับปรุงโดยการเปลี่ยนโครงสร้างโฟลเดอร์ทำได้ยาก เราขอแนะนำให้ตรวจสอบและปรับปรุงเส้นทางอื่นๆ แทน

การค้นหาผ่านพอร์ทัลเพจ

การใช้พอร์ทัลเพจช่วยให้คุณสามารถ รวบรวม "ข้อมูลที่คุณต้องการแสดง ตามหน่วยที่ต้องการแสดง และในลำดับที่ต้องการแสดง" ไว้ในหน้าเดียว

แม้ว่าจะต้องใช้ความพยายามในการพิจารณาหน่วยและโครงสร้างของหน้า แต่นี่เป็นเส้นทางที่ใช้งานง่ายมากสำหรับผู้ใช้งาน เนื่องจากคุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนโครงสร้างโฟลเดอร์ จึงไม่มีความจำเป็นต้องเปลี่ยนการตั้งค่าสิทธิ์หรือระบบการจัดการ

หากคุณทราบว่า "ต้องการให้คนเหล่านี้เห็นคู่มือเล่มไหน" เราขอแนะนำอย่างยิ่งให้ใช้พอร์ทัลเพจ

การค้นหาผ่าน "ฟังก์ชันค้นหา"

การใช้ฟังก์ชันค้นหาเพื่อค้นหาและดูคู่มือเป็นแนวทางที่สามารถนำไปใช้ได้โดยไม่ต้องเสียเวลาหรือค่าใช้จ่ายมากนัก

มันสะดวกมากเมื่อใช้งานได้อย่างเชี่ยวชาญ และเมื่อผู้ใช้งานเริ่มคุ้นเคย พวกเขาจะเริ่มค้นหาคู่มือแทนที่จะไล่ดูตามโฟลเดอร์

ประโยชน์ของการสร้างนิสัยในการ "ค้นหา"

ประโยชน์ของการสร้างนิสัยในการค้นหาคือ การลดเวลาในการเข้าถึงคู่มือได้อย่างมหาศาล

อย่างไรก็ตาม มีคนจำนวนมากที่กล่าวว่า "ฉันไม่เคยค้นหามาก่อน ก็เลยไม่ใช้" หรือ "ฉันไม่ถนัดเรื่องการค้นหา ก็เลยไม่ใช้"

วิธีสร้างนิสัยในการ "ค้นหา"

ในช่วงเริ่มต้น จำเป็นต้องให้การสนับสนุนอย่างใกล้ชิด เช่น การจัดโอกาสเพื่ออธิบายวิธีการค้นหา หรือการลองค้นหาไปด้วยกันจนกว่าผู้ใช้งานจะเริ่มคุ้นเคย

ในระหว่างการสร้าง สิ่งสำคัญสำหรับผู้สร้างคู่มือคือต้อง เขียนชื่อคู่มือและคำอธิบายอย่างระมัดระวัง เพื่อให้คู่มือปรากฏในผลลัพธ์การค้นหาอย่างเหมาะสม การเพิ่มแท็กค้นหาที่เหมาะสม ก็มีประสิทธิภาพเช่นกัน

นอกจากนี้ ยังมี วิธีการค้นหาที่หลากหลาย เช่น "ค้นหาจากคู่มือทั้งหมด" และ "ค้นหาภายในโฟลเดอร์"

การส่งเสริมวิธีการค้นหาโดยอ้างอิงจากคู่มือด้านล่างนี้ และการทำให้ผู้ใช้งานค้นหาคู่มือได้ง่ายขึ้น จะทำให้การ "ค้นหา" ค่อยๆ กลายเป็นนิสัยที่ยั่งยืน

วิธีการปรับปรุงเพื่อให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น

การดูบันทึกการค้นหา (search logs) ของ Teachme Biz จะช่วยให้ คุณเข้าใจว่าผู้ใช้งานใช้คำค้นหาอะไร และผลลัพธ์ที่ได้ทำให้พวกเขาเจอคู่มือที่ต้องการหรือไม่

การมีประสบการณ์ที่ประสบความสำเร็จในการค้นหาคู่มือซ้ำๆ จะช่วยให้ผู้ใช้งานพัฒนาเป็นนิสัยที่จะตรวจสอบ Teachme Biz เมื่อพบปัญหา

สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีใช้แท็กค้นหา โปรดดูที่บทความด้านล่างนี้

การรับการกระจายงานรายบุคคลจากผู้ดูแลระบบ

คู่มือไม่เพียงแต่จะถูกค้นหาโดยผู้ใช้งานเท่านั้น แต่ยังสามารถกระจายและแจ้งเตือนไปยังผู้ใช้งานโดยผู้ดูแลระบบได้อีกด้วย

แจ้งเตือนงานแบบครั้งเดียวพร้อมคู่มือโดยใช้ "ฟังก์ชันกระจาย Task"

การใช้ฟังก์ชันกระจาย Task จะช่วยให้คุณสามารถส่งคู่มือไปยังผู้ใช้งานในรูปแบบของคำขอให้ดำเนินการ

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถ:

• ส่งคู่มือวิธีการกรอกแบบฟอร์มการส่งงานพร้อมกำหนดเส้นตายภายในสิ้นเดือน
• ส่งคู่มือสูตรอาหารใหม่หรือข้อมูลผลิตภัณฑ์พร้อมกำหนดการตรวจสอบภายในสิ้นสัปดาห์
• ขอให้อัปเดตคอมพิวเตอร์หรือเครื่องมืออย่างเร่งด่วน

สามารถนำไปใช้ได้ในหลากหลายสถานการณ์

ฟังก์ชันกระจาย Task ไม่เพียงแต่ส่งคู่มือเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณติดตามสถานะการทำงานของผู้ใช้งานได้อีกด้วย

เพื่อเพิ่มอัตราการทำงาน คุณสามารถเลือกเฉพาะผู้ใช้งานที่ยังทำงานไม่เสร็จและส่ง Task ไปให้พวกเขาซ้ำได้

หากคุณไม่เคยใช้ฟังก์ชัน Task มาก่อน โปรดลองใช้งานดู

เรียนรู้การปฏิบัติงานล่วงหน้าด้วย "ฟังก์ชันการอบรม"

ฟังก์ชันการอบรมถูกออกแบบมาเพื่อรวบรวมและกระจายคู่มือที่จำเป็นในรูปแบบของหลักสูตรให้กับพนักงานที่รับการอบรม

ตัวอย่างเช่น:

• หลักสูตรการบริการลูกค้าสำหรับพนักงานใหม่
• หลักสูตรธุรกิจสำหรับผู้จัดการหรือผู้รับผิดชอบ
• หลักสูตรที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานเครื่องจักรที่มีวิธีการใช้ที่หลากหลาย

ยังมีโอกาสนำไปประยุกต์ใช้ได้อีกมากมายในส่วนนี้

ในความเป็นจริง บริษัทของเราก็ได้ดำเนินการอบรมออนไลน์โดยใช้ฟังก์ชันการอบรมเช่นกัน

ด้วยฟังก์ชันการอบรม คุณสามารถตรวจสอบความคืบหน้าหลังจากส่งหลักสูตรได้ ทำให้มีประโยชน์สำหรับการศึกษาพนักงานใหม่และการอบรมติดตามผล

นอกจากนี้ หลักสูตรที่กระจายไปแล้วยังสามารถเปิดดูได้ทุกเมื่อ ทำให้สามารถทบทวนเนื้อหาที่เรียนจบไปแล้วได้

*ฟังก์ชันการอบรมพร้อมใช้งานในแพ็กเกจ Basic หรือสูงกว่า

การค้นหาผ่านฟีเจอร์ที่มีประโยชน์อื่นๆ

นอกเหนือจากโฟลเดอร์ การค้นหา และฟังก์ชันการกระจายงานแล้ว ยังมีฟีเจอร์อำนวยความสะดวกอื่นๆ ที่ช่วยให้ผู้ใช้งานค้นหาคู่มือพบเมื่อต้องการ

การเข้าถึงผ่าน "QR Code"

Teachme Biz มีฟังก์ชันในการแปลง URL ของคู่มือให้เป็น QR code

การพิมพ์ QR code เป็นสติกเกอร์และนำไปติดไว้ในจุดที่ต้องการ จะช่วยให้ ผู้ใช้งานสามารถดูคู่มือได้โดยตรงเพียงแค่สแกน QR code ด้วยสมาร์ทโฟน

ตัวอย่างเช่น:

・วิธีใช้โปรเจคเตอร์ในห้องประชุม ・วิธีเปลี่ยนโทนเนอร์ในเครื่องถ่ายเอกสาร ・วิธีบำรุงรักษาเครื่องจักร

คุณสามารถติด QR code ไว้ใกล้กับเครื่องจักรและอุปกรณ์ต่างๆ เพื่อตรวจสอบขั้นตอนการใช้งานได้ทันที

Mipox Corporation หนึ่งในผู้ใช้งานของเรา ก็กำลังดำเนินการสร้างการนำทางไปยังคู่มือโดยใช้ QR code เช่นกัน

การค้นหาผ่าน "รายการใหม่", "คู่มือที่ดูล่าสุด" และ "บุ๊กมาร์ก"

Teachme Biz มีฟังก์ชันที่ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบคู่มือที่เพิ่งดูล่าสุดและบันทึกคู่มือไว้ในบุ๊กมาร์กได้

การส่งเสริมให้ใช้ฟังก์ชันเหล่านี้จะช่วยให้ผู้ใช้งานเข้าถึงคู่มือที่ใช้บ่อยได้ง่ายขึ้น

นอกจากนี้ "รายการใหม่" ยังช่วยให้คุณเห็นคู่มือที่เพิ่งเผยแพร่ใหม่ภายในสองสัปดาห์ล่าสุด

การสื่อสารให้ทราบถึงการมีอยู่ของฟังก์ชันเหล่านี้ มักจะนำไปสู่การใช้งาน Teachme Biz ที่เพิ่มขึ้น

ทำความเข้าใจสถานการณ์ของผู้ใช้งานก่อนเริ่มใช้มาตรการ

เราได้แนะนำมาตรการต่างๆ ไปมากมาย แต่ สิ่งสำคัญคือต้องทำความเข้าใจสถานะปัจจุบันของผู้ใช้งานของคุณก่อน แล้วจึงเริ่มใช้มาตรการที่เหมาะสม

Teachme Biz มาพร้อมกับฟังก์ชันรายงานสำหรับการวิเคราะห์สถานะการเข้าชม ดังนั้นโปรดใช้ฟังก์ชันนี้เพื่อตรวจสอบสถานะการใช้งานก่อนที่จะดำเนินการปรับปรุง

＼มาสร้างคู่มือด้วย Teachme Biz กันเถอะ!／

สร้างคู่มือใหม่ด้วย Teachme Biz