増えすぎた古いマニュアルの断捨離する方法

2021-04-15 08:51:57 UTC 2021-10-15 02:23:22 UTC

年末が近づいてきましたね。

あなたの Teachme Biz の環境では、マニュアルが増えすぎたり、古いマニュアルがそのまま残っていたり、フォルダ構成が乱れたりしてきていませんか?

年末の大掃除のひとつとして、マニュアルの断捨離をして、来年から気持ちよく業務に当たることができるようにするのはいかがでしょうか。

この記事では、マニュアルをどのように棚卸しをして、不要なマニュアルを判断できるのか。その方法をご紹介します。

As-Is(現状)を把握し、いる/いらないを判別する

まず、デスクやキャビネットの掃除と同じように、まずは中身を出してみて、いる/いらないを判別します。

Teachme Biz全体のマニュアル一覧をCSV出力することができます。ピンポイントで掃除したい時は、フォルダ別で出力すると便利です。

マニュアル一覧を出力する(Webブラウザ版)

いる/いらないの判別方法はいろいろあるのですが、今回は弊社内でも実践しているオススメの方法をお伝えします。

1. フィルタをかける

出力したCSVファイルを開き、Excelでフィルタをかけます。

2. 公開されていないものを断捨離の対象から外す

「publish_status」という項目で、”公開されているかどうか”がわかるので、公開されている「published」のみ表示するようにします。

これで、断捨離の対象が現在公開中のものだけに絞られました。

3. 一定期間内で見られているかどうかで断捨離の基準を決める

「一定期間内に、閲覧がされているかどうか」は断捨離の際の重要な観点です

以下の項目は、直近の閲覧数を示す項目です。

  • views_within_a_year:1年以内の閲覧数
  • views_within_6_months:6ヶ月以内の閲覧数
  • views_within_3_months:3ヶ月以内の閲覧数
  • views_within_a_month:1ヶ月以内の閲覧数
  • views_within_a_week:1週間以内の閲覧数

例えば、

  • 1年以内に1回も見られていないものはもう誰も見ないだろうと判断する
  • 3ヶ月以内に10回以内しか見られていないものは需要が少なかったと判断する

自社の環境に合うような形でざっくりと基準を決めます。

4. 断捨離基準に入ったマニュアルを一つずつ確認し、対象のマニュアルをどうするかを決めていく

「url」という項目からマニュアルを開いて中身を確認していきます。確認してどうするか決めたらExcelに1列追加して、どうするか(アーカイブする、フォルダ移動する、内容を更新する等)書いていきましょう。

5. アーカイブすると決めたマニュアルについて、念の為利用状況を単体で確認する

以下マニュアルに沿って、マニュアル単体での利用状況を確認します。

マニュアルの詳細な閲覧状況・検索ワードの記録を確認する(Webブラウザ版)

ポイントは、アーカイブや削除対象のマニュアルがどこからかリンクされていないか、確認することです。リンク元がある場合は、リンク元のマニュアルが古くなっていないかも合わせて確認し、リンク解除を行うなどの修正します。

リンク元がない場合はひと思いにアーカイブしてしまってOKです!

洋服も、1年以上着ていないならもう着ないと言いますしね。

フォルダ移動やアーカイブはこちらのマニュアルを参考にやってみてください。

マニュアルのフォルダを変更する(Webブラウザ版)
マニュアルのアーカイブ機能を活用する

綺麗になった環境で業務に取り掛かる

今回は、マニュアルの断捨離に利用できる機能をご紹介しました。

掃除された部屋で働くのが気持ちいいように、Teachme Biz の中も綺麗に片付いていると「古いマニュアルを見て間違った作業をしてしまう」「マニュアルがどこにあるのかわからない」といったことが少なくなり、業務の効率もあがりますので、ぜひ実践してみてくださいね。