外部公開マニュアルでカスタマーサポートにTeachme Bizを活用する

2021-04-15 08:51:51 UTC 2021-10-15 02:23:22 UTC

Teachme Bizは作成したマニュアルを社内で共有(公開)できるだけでなく、「外部公開機能」を利用することで、「取扱説明書」や「サービスマニュアル」として社外に公開することが出来ます。

サービスのアップデートや機能追加のたびに必要な「取扱説明書」や「サービスマニュアル」の更新作業。写真をとって、文字を起こして、ウェブサイトに掲載して・・・と、ユーザー様にしっかり理解いただけるものを作ろうとするとなかなか手間のかかる作業となり、多くの企業様にとって負担となっている部分でもあります。

Teachme Bizは誰でも簡単にマニュアルを作成・公開できるので、自社の製品やサービスの「使い方」「操作方法」をユーザー様に閲覧していただくために、作成・継続更新が大変なウェブサイトを運営する必要がなくなります。

また、公開マニュアルのURLをメール、チャット等で送付するだけで操作マニュアルをユーザー様に提供できるので、カスタマーサポートにて操作を説明する時のやりとりがぐっとシンプルになります。

Teachme Bizの「外部公開機能」とは?

Teachme Bizの外部公開機能は、マニュアルを外部公開してアカウントを持たない人でもログイン不要で閲覧可能にし、取扱説明書やサービスマニュアルとして活用できる機能です。

外部公開マニュアルを作る(Webブラウザ版)

弊社のこのオンラインマニュアルも外部公開機能を使って公開しております。

このような公式マニュアルをウェブサイト上で公開すると、どうしてもウェブサイト運営のスキル、知識が必要になってくるため、レイアウトや文字の大きさ等、内容以外を検討する時間がかかってしまいます。

外部公開機能を使えば、伝えたい中身だけを検討するだけで、手軽に見栄えの統一された公式マニュアルをユーザー様に公開できます。

カスタマーサポート(CS)での活用方法

Teachme Bizで作成・共有されたマニュアルは一つ一つのマニュアルに固有のURLが付与されています。

マニュアルを外部に公開した場合、Teachme Bizのアカウントを持たない人でもマニュアルを閲覧可能ですので、カスタマーサポートでのユーザー様とのやりとりの内容をシンプルにし、かつ、伝わりやすい操作方法を案内可能です。

Teachme Bizを利用した場合と、利用してない場合を比較してみましょう

1.Teachme Bizを利用した場合の操作方法案内メール

カスタマーサポートメール

2.Teachme Bizを利用していない場合の操作方法案内メール

上記2つを比較してみてください。1.のほうがシンプルかつ、メールを受け取ったユーザー様は分かりやすいマニュアルを閲覧しながら作業が出来るため、よりユーザーフレンドリーだといえます。

Teachme Bizを使ったサポート業務の2つのメリット

対応工数の削減と返信内容のバラつきを最小限化

同様の質問をいただいた時に、一人でカスタマーサポートを実施している場合、過去のメールがあることを思い出しコピーアンドペーストで効率化できますが、複数人で実施している場合、それぞれが同じような文面を作成する工数がかかってきます。また、担当者によって説明する内容が異なってしまう可能性も出てきます。

Teachme Bizを利用すれば、チームでのカスタマサポートを実施する際に、操作説明部分はURLでカバーすることができますので、同様の質問の際の返答工数を削減でき、かつ、返信内容の品質のバラつきを抑えることができます。

常に最新マニュアルをお客様が閲覧可能

URLでマニュアルを案内するので、もしお客様がマニュアルを閲覧するのに時間があいた場合や、UI等の変更があったとしても、マニュアルを更新しておけば、最新のマニュアルを閲覧できます。

もし、メール内に具体的な操作方法を記載していると、短い期間に再度サポートに連絡が必要になり、ユーザ様の体験も良いとはいえないでしょう。


Teachme Bizの外部公開機能を活用することで、カスタマーサポートの対応工数削減、品質アップ、ユーザー体験の向上を実現できます。ぜひご利用ください。