トレーナー権限でトレーニングコースをもっと便利に使おう

2021-04-15 08:51:50 UTC 2021-05-18 10:47:10 UTC

この記事では、トレーニング機能を使うにあたって、「トレーニング管理者」と「トレーナー」の2つの権限をどのように使い分けるか?考慮すべきポイントをご紹介します。

教育担当者にどのように権限を付与してトレーニングコースを使った教育運用を回せばよいのか、検討時の参考にしてください。

コースの管理は「トレーニング管理者とトレーナーの使い分け」が肝

トレーニング機能には、「トレーニング管理者」と「トレーナー」の2つの管理権限があります。

それぞれの権限でできることの違いを確認していきましょう。

トレーニング管理者はコースに関するすべての設定を行える

トレーニング管理者は、コースの作成や編集、削除、受講者の管理など、トレーニングコースに関するすべての設定を行えます。

特に「コースの作成・編集・削除ができる」ということが特徴的な権限です。

そのため「人事部の教育責任者」のように、教育内容を企画し、研修カリキュラムの作成や実行を担う人に権限を付与することが一般的な使い方です。

一方で、トレーニング管理者は

  • すべてのコースの変更が行える
  • すべてのユーザーのコースへの追加・削除が行える
  • すべてのユーザーの受講状況を確認できる

という強い権限を持っています

たとえば、100-200名規模の会社であれば、人事の責任者だけでなく各部署の教育担当者に「トレーニング管理者」の権限を渡しても良いでしょう。中小規模の企業であれば、全社員の受講状況がみえたりしても、コースの運用上大きな問題は発生しづらいためです。

一方で500名以上の企業や他店舗展開をしている会社であれば、

「現場の教育担当者には、他の部署や事業所のコースを変更できないようにしたい。」
「各店舗の教育担当者に他店舗の受講状況を見せたくない。」

という要件があると思います。

そのような場合は、現場の教育担当者には「トレーナー」権限を付与しましょう。

トレーナーはコースの配信と受講状況の確認を行う役割

現場担当者に「トレーナー」権限を付与することで、現場担当者が関連する社員・スタッフだけにコースを配信したり、その受講状況を把握することができます。

トレーナーは、すべてのコースの内容を確認することができます。そしてトレーナーが所属するチームのユーザーに対して、「受講者の追加・削除」「受講状況の把握」をすることができます。

逆にコースの作成や改定、削除を行ったり、所属チーム以外のユーザーのコースへの追加・削除、受講状況の確認を行うことはできません。

説明だけだと分かりづらいと思うので、ここからは運用例を紹介します。

実際のトレーニングコース構築の流れ

まずトレーニング機能の運用の流れは、以下の画像のとおりです。

1.まずは初期設定として、トレーニング管理者を設定する

グループ管理者・副管理者のユーザーが、コースを作成する人(全社の教育・研修担当者)にトレーニング管理者の権限を設定します。

関連マニュアル:トレーニング管理者・トレーナーを設定する(Webブラウザ版)

2.教育テーマに沿ったコースを作成する

トレーニング管理者になったユーザーは、コースを作成し、学習対象になるマニュアルを紐付けます。

このとき、トレーニング管理者にはコースに紐付けるマニュアルへの閲覧権限が必要です。必要に応じてフォルダへの参加も行いましょう。

関連マニュアル:コースを作成・編集する(Webブラウザ版)

3.配信の準備をする

コースの配信対象となるユーザーを任意のチームにまとめます。

例えば、「2020年入社の新人社員」「神田店舗」「惣菜部」のような配信対象のくくりでチームを作成します。

作成したチームには、「新人教育の担当者」や「各店舗や部門の教育責任者」を入れます。

関連マニュアル:チームを作成、編集する(Webブラウザ版)

チームの登録が完了したら、「新人教育の担当者」や「各店舗や部門の教育責任者」にトレーナーの権限を付与しましょう。

4.配信を行う

いよいよ配信です。

トレーニング管理者やトレーナーは、所属チームのユーザーが必要なコースを選び、受講者追加を行います。

関連マニュアル:【β版トレーニング機能】受講者にコースを配信する

配信した後は、各ユーザーが期限までに受講するのを待ちましょう!

関連マニュアル:【β版トレーニング機能】コースを受講する

5.受講状況の確認を行う

各現場の「トレーナー」は、所属チームのユーザーの受講状況の確認をすることができます。

チームで絞り込むことで、誰がどんな状況なのか手にとるように分かります。
各ユーザーが、きちんと業務を覚えているか?マニュアルを確認しているか?をきちんと把握できるので、独り立ちの判断をスムーズに行えます。

関連マニュアル:【β版トレーニング機能】受講者の進捗状況を確認する

番外編:異動や転属、中途入社があった場合

トレーナーとチームを使った管理を行っておくことで、異動や転属の際の教育も楽になります。

異動となったユーザーは、グループ管理者/副管理者が新しい配属先のチームに追加しましょう。

チームに追加することで、トレーナーがそのユーザーに対して「2.教育テーマに沿ったコースを作成する」のプロセスで作成したコースに追加配信をすることができます。

チームをうまく使うと便利に!

ここまで読んでみて、「チームの使い方が重要そうだなぁ・・・」と感じられた方も多いと思います。

そうです、チームを使うことで、トレーニングコースをよりうまく活用することができます。
チームはコース管理だけでなく、様々な用途に使うことができます。

最後にチームの概要について、おさらいをしておきましょう。

まず、チームは以下のような仕様となっております。

  • チーム作成やユーザーの追加/除外は、グループ管理者/副管理者ができる。
  • 同じチームにメンバー/ゲストどちらも登録できる
  • ユーザー1人が複数のチームに所属できる。

チームは利用範囲は以下のとおりです。

  • フォルダの参加者の指定(マニュアルの閲覧範囲)
  • 共同編集者としての指定
  • タスクの配信先指定
  • マニュアル公開時の通知先
  • トレーニングコースの配信先の指定
  • トレーニングコースの進捗状況の絞り込み

ユーザーを様々な用途でグルーピングして活用することができます。CSVでまとめてユーザーを追加したり、除外したりもできます。

このように、トレーナーやチームをうまく使うことで「コースの内容は変えず、現場の教育担当者が受講者を随時追加し、教育を改善する。」という運用が実現できます。

トレーニング機能をご利用の際は是非試してみてください!

また、「コースをどんな単元で作れば良いか」の記事もございます。あわせてご覧ください。

https://success.teachme.jp/knowledgebase/course-skillup