管理者が各メンバーの作成状況を把握する方法

2021-04-15 08:51:47 UTC 2021-06-16 08:53:14 UTC

Teachme Bizを運用していると、誰がどのくらいマニュアルを作っているかって気になりますよね。

「Teachme Biz導入時のマニュアル作成が進まない・・・」

「導入時にまとめてマニュアル作成した以降、新しいマニュアルが作成されない・・・」

という悩みもよく聞きます。

マニュアルを作成するのはヒト

Teachme Bizを使うことで簡単にマニュアルを作ることが出来ます。ただし、勝手に必要なマニュアルが出来るわけではなく、あくまでヒトがマニュアルを作成してはじめて出来上がるものです。

多くの場合マニュアルの作成は通常業務に+αで乗っかってくる作業です。責任者は作成者まかせにするのではなく、マニュアル作成業務の優先順位をあげられるようにするのが重要です。

作成状況を把握しないと起こること

作成状況を把握していないとどのようなことが起こるのでしょうか。ポイントは3つです。

  1. マニュアル作成の初期計画が頓挫し、運用開始できない。
  2. きちんと作成している人が評価されず、作成する意欲が下がる
  3. 状況に応じてリカバリー策が適切に打てない。

作成状況を把握すれば必ず計画を実現できるとは限りません。

ただし、計画を達成するために必要な人員と目標の進捗管理を適切に行うことで計画実現の確率を高めることができます。

作成状況を把握しないことの裏返しとなりますが、きちんとデータに基づいて管理することで

  1. 計画の進捗状況を確認出来る
  2. 計画通り作成できている人・できていない人を把握・評価できる
  3. 進捗状況や作成者の状況に応じて適切にリカバリー策を打つことができる

というように、導入・定着に向けた改善サイクルを回すことができます。

また、2の「計画通り作成できている人・できていない人を把握・評価できる」の観点は、運用開始後にマニュアルの新規作成を促す場合にも有効です。

責任者として作成状況を把握することの重要性についてはご理解いただけたかと思います。

作成状況を把握する方法

簡易的にチェックする方法:フォルダ別に見る

フォルダ一覧画面では、フォルダ別の公開マニュアル数を確認することができます。

Teachme Biz導入時のマニュアルの初期作成フェーズではこの機能を応用し、担当者ごとにフォルダやサブフォルダを作成することで、最小限の負荷で「誰がどのくらいマニュアルを作っているのか」を確認できます

ただし、下書き状態のマニュアル数は確認できません。作成者によっては、並行して複数のマニュアルを並行して作成している場合もありますので、必要に応じてフォルダ内のマニュアルの状態まで確認しましょう。

マニュアル作成が一通り完了したら、部署単位や業務種別単位で作成したフォルダに移動させて、運用を開始させることができます。

詳細に確認する方法:ユーザーの利用状況一覧CSVから確認する

最終ログイン日時や所有マニュアル数などのユーザーの利用状況をCSVでエクスポートし、一覧で確認することもできます。

※グループ管理者、副管理者のみがCSV出力ができます。

エクセルなどの表計算ソフトでフィルター機能を使い、所有マニュアル数(manual_count)の昇順・降順で並べ替えて、マニュアル作成数が多いユーザー、少ないユーザーを確認することができます。

所有マニュアル数には公開・下書き・アーカイブの全てのマニュアルがカウントされます。

▼オンラインマニュアル:ユーザーの利用状況を出力する(Webブラウザ版)

作成状況を把握した後のネクストアクション

作成状況を把握したあと、実施することは「作成者の作成状況に対する要因の把握」と「対応策の検討・実施」の2つです。

作成状況に対する要因を把握する

作成できている人・できていない人それぞれに確認していきます。すべての人に確認をすることが難しい場合は作成状況の上位もしくは下位の数名にヒアリングするのがよいでしょう。

ヒアリング内容は以下の通りです。

【できている人へのヒアリング内容例】

  1. 1つのマニュアルの作成時間はどれくらいか
  2. 作成するうえで困ったことはあるか
  3. 効率的に作成するコツはあるか

【できていない人へのヒアリング内容例】

  1. 作成する時間が確保できたか
  2. 作成方法に関して困っていることはないか
  3. 作成内容に関して困っていることはないか

できている人に対しては、作成にかかった時間や作成するうえで困ったこと、効率的に作成するコツを確認することで、作成を進めるうえでの課題やナレッジを収集することができます。

できていない人はそのボトルネックは何なのかを確認することがポイントとなります。

対応策を検討・実施する

対応策を検討するのは、計画を達成することが目的です。上記できていない人へのヒアリング時、ボトルネックによって対応策の手段が異なります。

  1. 作成する時間が確保できない
    この場合、ノウハウをどれだけ教えたとしても作成することはできません。時間を確保できるよう働きかける必要があります。場合によっては上長も巻き込むのも良いでしょう。それでも時間の確保が難しい場合は作成担当者を変更することが必要となります。
  1. 作成方法に関して困っている
    時間がとれたとしても作成方法がわかっていないと思ったとおり進めることはできません。Teachme Bizの基本操作の理解やできている人のナレッジを共有してあげることで解決していきましょう。
  1. 作成内容に関して困っている
    マニュアルに落とし込む作業内容を作成担当者が頭の中で整理できていないと、1人で悶々と検討してしまうケースがあります。その場合担当者以外の作業者を巻き込み、内容を擦り合わせする機会を持つよう促しましょう。

もちろん上記はほんの一例で、いろいろなケースが出てくるかと思います。どんなときにも、期限に対する進捗を確認し、期限を伸ばす、作成目標数を変更するなど、定期的に軌道修正を行うことが大切です。

まとめ

作成状況を把握することで、目的や計画を達成する可能性を高められるイメージは持てましたか?

マニュアルを作る重要性については理解しつつも、実際にマニュアルを作成することができない人も多いです。マニュアルによって長期的には教える負担が減ったり、ミスを減らしたりという効果は頭では理解できていても、なかなか目の前の業務が手一杯で行動がついていかないということはよく起こります。

「導入初期のマニュアル作成が進まない」「運用開始後にマニュアル数が増えない」という管理者の方は、週1回、月1回など定期的なタスクとして、各ユーザーのマニュアル作成数の把握してみましょう。