この記事の内容は機能リリース時点の情報です。最新の情報は以下からご確認ください。
▼【概要】承認ワークフロー機能について教えてください
https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/6525619225753
いつもTeachme Bizをご利用いただきありがとうございます。
承認ワークフロー機能をより柔軟で実用的にお使いいただけるよう、大幅なリニューアルを実施いたします。
概要
機能概要
- 承認ワークフローを有効にしているフォルダでは、承認者の設定が必須になります
- 承認段階を1段階から最大5段階まで設定可能になります
- 各段階で最大10人まで承認者を設定でき、「全員承認」「1人承認」のルールを段階ごとに選択できます
- 複数名の承認者をフォルダに設定できるようになり、ワークフローごとに選択された承認者のみが承認できる仕様になります
リリース日
2025年10月31日 リリース済
なお、本変更の適用にあたり、追加のお申込手続きは不要です。
対象プラン
承認ワークフロー機能をご利用いただけるすべてのプランが対象です。
本変更に伴うご利用料金の変更・追加はございません。
プラン詳細はリンク先をご確認ください。
▼【概要】承認ワークフロー機能について教えてください
https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/6525619225753
対応アプリ
- Webブラウザ版
主な変更内容
フォルダに設定できる承認者の人数に上限がなくなります
従来：フォルダごとに承認者0～1人の設定が可能
変更後：フォルダごとの承認者設定が必須となり、上限なく承認者を設定可能
- 承認者は第一階層のフォルダに設定し、配下のサブフォルダにも同じ設定が適用されます。
多段階承認と複数ユーザーによる承認ができるようになります
従来：1段階のみ、1人のみの承認が可能
変更後：1～5段階、各段階1～10人までの承認が可能
- 段階ごとに「全員承認必須」または「1人のみで承認」を選択できます。
- 段階ごとに設定された承認ルールをクリアすると次の段階へ進みます。
- 最終段階で承認されるとマニュアルが公開可能になります。
最終承認後にマニュアルを手動で公開するか、即時公開するかは引き続き選択可能です。 - ワークフローの承認者と、段階の設定は申請者が行います。
- 同一ユーザーが複数段階で承認者になることはできません。
承認できるユーザーの範囲が変わります
従来：フォルダごとに指定した承認者、フォルダ管理者・副管理者、グループ管理者・副管理者が承認可能
変更後：マニュアルの承認申請時、フォルダに設定された承認者の中から実際に承認を行うユーザーを指定し、指定された承認者のみが承認可能
【重要/要対応】承認者の設定状況をご確認ください
今回のリリースにより、フォルダの承認者を複数名設定できるようになる一方で、フォルダ管理者・副管理者を含む承認者以外による承認ができなくなります。
また、フォルダの承認者を未設定にすることができなくなります。
そのため、承認者が未設定の場合は、リリース前に適切な承認者を設定してください。
※承認者が未設定の場合は、リリース後に自動的にフォルダ管理者が承認者に設定されます。
複数名で承認を行いたい場合は、承認者をあらかじめご検討いただき、リリース後にスムーズな権限移行ができるようご準備ください。
▼承認権限者を追加・除外する（Webブラウザ版）
https://teachme.jp/8/manuals/40284769
■リリース時点で進行中の承認申請がある場合
現在フォルダで指定されている承認者（指定していない場合はフォルダ管理者）のみが、マニュアルを承認できます。
別のユーザーに承認者を変更したい場合は、承認申請を取り下げてください。
▼マニュアルの承認申請を取り下げる（Webブラウザ版）
https://teachme.jp/8/manuals/5760836
フォルダ承認者とワークフローの設定例
フォルダ承認者設定
管理権限にかかわらず、承認者にしたいユーザーを「フォルダ承認者」として設定する必要があります
上の図では、【グループ管理者B】と【ユーザーE】は承認者の権限がありません
ワークフロー設定
ワークフローは、承認申請時に申請者が都度設定します
「フォルダ承認者」に登録されているユーザーから承認者を選ぶことができます
上の図では、承認者として選択されていない【フォルダ管理者A】は承認ができません
ひとつの段階で複数名の承認者を設定するときは、「全員承認」か「一人承認」かを選択できます
承認者1名だけを設定して運用することもできます
このように承認フローを柔軟に設定できるため、サブフォルダ単位やマニュアルの種類など、運用にあわせた適切な承認管理が可能です。
よくあるご質問
Q. アップデート以前に、承認者を複数名設定しておくことはできますか
A. できません。
Q. 申請者と承認者が同じユーザーでもワークフローを利用できますか
A. できます。
Q. サブフォルダ単位で承認者を設定することはできますか
A. サブフォルダ単位での承認者設定はできません。
ただし、承認申請時に個別のマニュアルに対して、承認者の選択が可能です。
Q. フォルダ・サブフォルダ単位でワークフロー・承認者の設定（プリセット）を登録して、申請時に呼び出すことはできますか
A. できません。
より早く強化された承認ワークフロー機能をご利用いただきたく、承認者のプリセットについては最初の開発範囲からは除外しておりますが、今後の実装については前向きに検討を行っております。
Q. 承認者が削除された場合はどうなりますか
A. ワークフローが停止します。
申請者は、承認者を別のユーザーに変更してワークフローを再開してください。
Q.承認申請を取り下げた場合はどうなりますか
A. 改訂内容、公開設定、承認段階、段階ごとのルール、承認者がすべてリセットされます。
再申請時に改めて設定してください。
Q.モバイルアプリで承認申請する場合はどうなりますか
A.特定の操作の場合に限り複数人承認申請と多段階承認申請ができるようになります。
状況ごとに、以下の仕様になる予定です。
-
Webブラウザ版でワークフロー設定済みの状態で、モバイルアプリから申請する場合
設定されたワークフローに沿った申請が行われます。
※本リリースではモバイルアプリの画面デザインの変更がないため、ワークフローが適用されているかわからない見た目ですが、内部的には設定されたワークフローが実行されます。 -
Webブラウザ版でワークフロー設定がされていない状態で、モバイルアプリから申請する場合
承認者の中から1人をワークフローの承認者とした1段階のワークフローが自動で設定され、申請が行われます。
そのため、Webブラウザ版でのワークフロー申請を推奨いたします。
Q.モバイルアプリの対応予定はありますか
A.Webブラウザ版と同様の申請ができるよう対応予定です。（時期未定）
ご不明な点、お気づきの点がございましたらお気軽にサポート窓口(support@teachme.jp)までご連絡ください。
今後ともTeachme Bizをよろしくお願いいたします。