複数名でアカウントを共有する場合の注意点を教えてください

2021-12-08 08:05:47 UTC 2022-01-07 02:10:41 UTC

Teachme Bizのアカウント共有は利用規約上は禁止していません。
ただし共有するにあたって注意点が複数ございます。

▼Teachme Biz 利用規約(第17条)
https://d3hszuitxs3pnr.cloudfront.net/doc/teachmebiz_terms.pdf

管理者の注意点

アカウントやチームの招待、削除を誰が行ったのか責任の所在がわからない場合があります。

アカウントの管理において問題が起きた場合にお問い合わせいただいたとしても、責任の所在を特定できない場合があります。
一度削除したアカウントを復元することはできません。(※)
誤って削除した場合は再招待が必要です。
よほどの理由がない限りは、グループ管理者・副管理者、フォルダ管理者・副管理者を共有アカウントにするのはお控えください。

※Teachme Biz運営側で復元対応をすることもできません。

マニュアルの作成、編集、承認、削除を誰が行ったのか責任の所在がわからない場合があります。

マニュアルの管理において問題が起きた場合にお問い合わせいただいたとしても、責任の所在を特定できない場合があります。
誰が作成、編集、承認を行ったかわかるようにするには、以下の方法をご検討ください。

承認ワークフロー機能をご利用の場合

更新履歴に作成、更新、承認者の氏名を記載するなどの運用をご検討ください。

承認ワークフロー機能をご利用でない場合

更新履歴を残すだけのステップの準備や、コメント機能を用いて氏名を残すなどの運用をご検討ください。

退職者、異動者が出た時のパスワード管理が煩雑になります。

退職者や異動者が出てTeachme Bizのアカウントが不要になった場合は、都度パスワード変更と共有している人へのアナウンスが必要になり、管理が煩雑になります。

アカウントを共有している人がログイン情報を変更すると、ログインできなくなる場合があります。

個人でパスワードを変更した後に、アカウント共有している人に変更後のパスワードの共有が漏れると、「ログインができない」という社内問い合わせが増えたり、マニュアル閲覧ができず業務遅延が起きたりする場合がございます。
パスワードを変更した場合は必ず共有している人にも変更後のパスワードを伝えるなどの運用をご検討ください。

関連:ログインできません。どうしたら良いですか
https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/900005507706

トレーニング機能を効果的にご活用いただけません。

トレーニング機能は、ユーザーにトレーニングコースを配信することで新人教育や人材育成を行えます。
トレーニングコースの配信先の指定はアカウント単位で行うため、アカウントを共有すると人ごとの受講状況の管理ができません。

関連:トレーニング機能を活用する(Webブラウザ版)
https://teachme.jp/8/manuals/7536451/

タスク配信機能を効果的にご活用いただけません。

タスク配信機能は、ユーザーにタスクを配信することで現場のオペレーションマネジメントを行えます。
タスクの配信先の指定はアカウント単位で行うため、アカウントを共有すると人ごとのタスク進捗の管理ができません。

関連:タスクを活用する(Webブラウザ版)
https://teachme.jp/8/manuals/4891817/

レポート機能を効果的にご活用いただけません。

レポート機能は、誰がいつマニュアルを閲覧、検索したか詳細を確認することができます。
アカウント単位で情報を取得するため、アカウントを共有すると人ごとの情報の取得できず、誰がどのようにマニュアルを利用しているか分析できません。

関連:レポート機能の活用事例「飲食業界編:新メニューマニュアルの現場浸透」 
https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/4403893458841

関連:ユーザーの閲覧状況を把握、効果測定や改善に取り組む
https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/900005732566

ユーザーの注意点

アカウントを共有している人がログイン情報を変更すると、ログインできなくなることがあります。

個人でパスワードを変更しないようにする、パスワードを変更した場合は必ず共有している人にも変更後のパスワードを伝える、などの運用をご検討ください。

関連:ログインできません。どうしたら良いですか
https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/900005507706

マニュアルの作成・閲覧中に強制ログアウトが行われる場合があります。

メンバーアカウントは4台、ゲストアカウントは2台まで(※)同時接続が可能ですが、同時接続台数の上限を超過すると、最終アクセスが古い端末から順に強制ログアウトが行われます。
作業中に突然ログアウトして作成中のデータが消えてしまう可能性もありますので、1アカウントに対して共有するユーザー数や、同時接続数をお気をつけください。

※新規受付を終了したプランの中にはゲストアカウントの同時接続台数制限がないものがございます。
 詳細は以下の関連リンクをご確認ください。

関連:使用できる端末の台数に制限はありますか
https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/900006442043

都度ログイン情報の入力が必要な場合があります。

1つのアカウントに対して共有する人数が多いほど、前述の同時接続台数の上限を超えやすくなります。
そのため都度ログインが必要(※)になり、利用に手間がかかる場合があります。
シングルサインオンを利用したログインの場合も同様です。

※強制ログアウトが発生しなければ、ログインセッションは7日間有効です。

関連:アカウント、セッションの有効期限について
https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/900006443883

各種通知を適切に受け取れません。

アカウントを共有している誰かが先に通知を既読にすると、該当の通知に気付けない場合があります。
また、自身に関係がない内容の通知が届く場合もあります。

関連:どんなときにモバイル端末(スマートフォン、タブレット)に通知が行われますか
https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/4403575748121