紙のマニュアルからの脱却！Teachme Bizの全社導入までの経緯とその決断 【ユーザーインタビュー／グリーンライフ産業株式会社様Part.1】

「Teachme Bizの導入や推進で苦労したこと・工夫したこと」をテーマにユーザーさまへお話を伺う深掘りインタビュー。

今回お話を伺ったのは、Teachme Biz Award 2023にてベテラン活躍賞を受賞したグリーンライフ産業株式会社様です。Part.1では、取締役・技術本部長の山田様、技術本部業務課の脇阪様・原野様を中心に、Teachme Biz導入の目的や成果について、お話しいただきました。

規模拡大にノウハウ伝達が追いつかず、マニュアル管理面にも課題が

--本日はグリーンライフ産業株式会社様より、3名の方にお話を伺います。まず簡単に自己紹介をお願いいたします。

山田：グリーンライフ産業株式会社の取締役・技術本部長の山田直介です。技術本部は、主に設計施工をつかさどる業務の管理を行っています。外構・エクステリアの施工に関するルールを策定したり、対外的な対応を行ったりしています。

脇阪：技術本部業務課の脇阪圭です。入社して15年ほど経ちますが、最初の10年は営業職として働いていました。業務課では営業目線でのサポートや、Teachme BizやANDPADのような新しいツールの導入を担当しています。また、公共工事部門も兼務しています。

原野：技術本部業務課の原野栄子です。8～9年前にパート採用され、5年ほど前に正社員になりました。パート時代はアナログな事務作業のサポートを行い、現在はDX化や事務作業のサポートを行っています。

--Teachme Bizを導入した目的や、導入前の課題について教えてください。

山田：きっかけは、コロナ禍に際し営業本部長の益永から「Teachme Bizを使えば、マニュアル化を統一化・一本化できるのでは」と提案があったことです。当時の課題として、それぞれの部署にいろいろなソフトで作られたマニュアルがあり、ばらつきや重複がありました。更新もされず保存場所もバラバラで、社員教育の際も紙で配布していたんです。

脇阪：私が営業にいた頃も、益永とマニュアルを一緒に作りながら、紙ベースのもどかしさを感じていました。「作っても探せない」「店舗や職人さんが増えて、ルールを徹底しきれない」と悩んでいたこともあり、益永がTeachme Bizを見つけてきたようです。

原野：当時は全ての資料が紙でしたね。職人さんへ渡す資料や新入社員教育の資料も、全て紙でした。

山田：職人さんへの雇い入れ教育の際は、紙のマニュアルを束ねたファイルを職人さんたちに渡し、読み上げる形を取っていました。ただ、そのファイルを持ち歩くわけでもないですし、現場で見るわけでもありません。かといって、持ち歩いて紛失するとノウハウが外部に漏れてしまいますし、紙のマニュアルを見ながらの作業だと、お客様に不安を与えてしまう。そういった課題もありました。

--紙のマニュアルには、さまざまな課題があったのですね。Teachme Bizを導入するにあたって、不安や社内からの反発はありましたか。

山田：長年蓄積してきたノウハウを、データ化して公開することになるので「ノウハウが外部に出ていく」という点でなかなか決断に踏み切れなかった部分がありました。ただ、会社の成長に比例して、外部の協力会社や職人さんたちもどんどん増えていて、むしろ外部に伝える必要性は高い状況でした。コロナ禍に際してDX化を進めていたことも、決断の後押しになりました。社員や外部の職人さんたちにも、新しいものに興味を持ってもらわないといけないので。

脇阪：大きな反発はなかったですね。もともと、現場管理ツールのANDPADと顧客管理システムのSalesforceを使っていて、「DX化するとかなり効率化できる」ということは、皆分かっていたので。営業が現場に行く時間もなくなりますし、職人さんにノウハウが伝わりやすくなるので、「ノウハウを公開するデメリット以上の見返りがあるだろう」という雰囲気でした。

導入チームを作って運用ルールを決め、徐々に浸透させた

--コロナ禍が始まった頃、全社的にTeachme Bizを導入されましたが、当初はどのような体制で導入を進めましたか？

脇阪：総務、技術部、サポート室のそれぞれのリーダーと益永で、委員会のようなものを作りました。益永を責任者として、まずはそのメンバーでTeachme Bizの管理やマニュアルを作りました。

山田：まずはマニュアルの作り方やルールをその委員会で決めて、それから作り方を社内に共有していきました。作り方がバラバラにならないようにするためです。

原野：当初から全社導入はしていましたが、ほとんどの人はまずTeachme Bizを見るだけでしたね。

--使い方のルールを委員会で決めて、徐々に導入されたのですね。導入に際して、大変なことはありましたか？

脇阪：業務課では当初、なかなか皆さんにTeachme Bizを使ってもらえませんでした。「指導が楽になる」という実感もまだなく、便利さに腹落ちしていなかったのだと思います。

原野：Teachme Bizの存在が、あまり意識されていない感じでしたね。

山田：ですので、すぐ全社的に切り替わったという訳ではありませんでした。導入後もExcelやPowerPointで資料作成する社員もいましたね。Teachme Bizが浸透し始めてから、「マニュアルを作るときはTeachme Bizを使おう」という認識が広まっていきました。

重要イベントで一斉に運用開始。DX化も並行して手厚くサポート

--Teachme Bizの導入後、どのように社内へ広めていきましたか？

原野：私が一番の転機だったと思っているのは、年に1回行っている安全大会での活用です。この時、山田が「全部Teachme Bizでいこう」と指示を出したんですよね。

山田：安全大会は、労働安全衛生法で定められている安全教育のひとつです。年に1回、社員はもちろん現場に従事されるすべての方を集めて開催しています。コロナ禍での開催に際して、Teachme Bizを普及させるきっかけになりました。

原野：安全大会に向け、私と脇阪が社員向けに新しい勉強会を開催して、最終的には全部Teachme Bizで安全大会の資料を作りました。それを期に、みんなTeachme Bizで資料作成するようになりましたね。

山田：何かきっかけがないと、浸透しないと思うんですよ。きっかけと理由を伝えて、実際に作成する作業をさせたのがよかったと思います。

脇阪：この時の経験は、私の中でも役に立っています。最初は簡単なExcelの書式をマニュアル化してみたのですが、簡単に作れました。そこで作り方を覚えて、安全大会でも資料を作って発表しましたね。マニュアル化した資料は後からも探しやすくなりましたし、便利さも腹落ちしやすくなったと思います。

実際のマニュアル

--コロナ禍での導入は苦労も多かったと思いますが、他に工夫していたことはありますか？

脇阪：月に1回、全国の協力業者の職人さんと会議をしているのですが、コロナ禍があってからはZoom配信で会議をしています。そのためTeachme Biz導入の際は、職人さんたちがスムーズにZoomに入れるよう、QRコードを紙に印刷して郵送しました。

原野：郵便には、ZoomのQRコードの他にHPアドレスや設定、Teachme BizのQRコードやロック番号などを全部書きましたね。まずはそれを送って、Zoomのダウンロードから始めてもらいました。

山田：あとは、職人さんも高齢化しているため、社内で取り組んでいるDX化の一環としてまずはスマホを普及させることから始めました。スマホの配布を考えましたが、かたくなに拒否する職人さんに対しては、直属の部下と私で現場や自宅まで行ってスマホへの変更をお願いしましたね。
ただ、スマホに変えても電話以外の機能を使ってくれないと意味がありません。そこで、スマホに懐疑的な職人さんには、その方の趣味である「釣り」の情報を、スマホで検索して見せたんです。釣りの専門紙よりずっと情報が早いし、「いつでも見られてタダ！」と伝えたら「おおお！」と感動してくれました。それから、彼は釣りシーズンになると、スマホで釣りの情報ばかり見ていますね。些細なことですが、打つ手があればこうして工夫していました。

--具体的な取り組みについても教えていただき、ありがとうございます。

Part.2では、再び山田様、脇阪様、原野様から、Teachme Bizでのマニュアル作成の工夫や導入成果について、詳しくお伺いします。