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【ノウハウ】文章から作成

2024-09-04 06:35:11 UTC 2025-03-19 09:25:00 UTC
目次
 

使い方のポイント

思いつくままでOK！　まずは頭の中にある業務の流れを箇条書きで書き出してみよう！

タイトル「会議室の清掃方法」 

想定閲覧者：新入社員 
言い回し：丁寧に 
ステップ数：10ステップ以内 
目的：マニュアルを見た人が自分一人で作業ができるように 

• 会議室のゴミ箱のゴミがたまってたら捨てる 
• 机の上にコップとか放置されてることあるから片付ける 
• ボードの字は絶対消すこと！（でないと次の人が困る） 
• イスが散らばってるから戻す 
• 掃除機は倉庫から持ってきて、床をきれいに
• 机は除菌シートでサッと拭く（シートは受付にある） 
• 帰るとき窓しめるの忘れずに 
• あと電気消すの忘れない様に気をつける！

メリット

  • 完璧な文章でなくてもOK！頭に浮かんだままの表現でも、マニュアルとして整形してくれる
  • 説明の詳しさにムラがあったり「サッと」などの口語や略語が含まれていてもキレイな文章に修正してくれる

出力結果サンプル

何度か「提案を依頼」を押すとより良い結果が得られることも

AIは同じ内容を入力しても、操作のたびに結果が変わります。
期待と異なる結果になった場合は、何度か試してみてください。

AIでドラフトを早く作り、最後は人間が調整する

AIの指示だけで毎回100%期待通りのマニュアルを作るのは難しいです。
AIは、あくまで作成時間を短くするツールとして、5～7割の完成度を目指して指示を調整することをおすすめします。
数分で5～7割のドラフトが出るだけでも、マニュアル作成時間は非常に短くなるはずです。
最後の調整は人間が行う前提で利用いただけると、よりマニュアル作成の効率が上がります。

目的・用途に合うマニュアルを出す

作業名（「何のマニュアルを作りますか？」）を入力するコツ

「何のマニュアルを作りますか？」の欄には、作成したいマニュアルの概要をできるだけ具体的に明記することが重要です。

テキストの具体性を変えた例（下の例ほど具体的で好ましい）

  • 「安全確認の手順」
  • 「倉庫内業務における安全確認の手順」
  • 「物流業の倉庫内業務における安全確認の手順」
  • 「物流業の倉庫内業務におけるフォークリフト利用時の安全確認の手順」
  • 「物流業の倉庫内業務におけるフォークリフト"コマツ FB20-12" 利用時の安全確認の手順」

マニュアルの条件（「内容や表現の希望はありますか？」）を入力するコツ

「内容や表現の希望はありますか？」の欄には、「誰のために（閲覧者）」「何のために（目的）」「どのように（書き方や制約）」などの条件を記入すると、狙い通りのマニュアルが生成されやすくなります。

  • 誰のために　▶　対象読者を特定します　例）ミャンマー国籍のスタッフ、新人アルバイトスタッフ
  • 何のために　▶　マニュアルの目的を明示します　例）自分一人で作業ができるように、ミスが減るように
  • どのように　▶　マニュアルの書き方や表現方法を指定します　例）やさしい日本語で、箇条書きで

条件のフォーマットを決めておけば、作業名や対象を変更するだけで、同じ構成のドラフトを量産できるようになります。

format.png

目的に応じた入力内容の調整例

マニュアルにする作業と基本条件

「Teachme Biz でマニュアルを複製する方法」のドラフト生成を行います。

以下の指示をベースに、指示内容を変えるとどのように出力結果が変わるか見ていきましょう。

想定閲覧者：新入社員
言い回し：丁寧に
ステップ数：10ステップ以内
目的：閲覧者が迷わずに一人で作業ができること

Teachme BizのURLは以下です。
https://teachme.jp/

Teachme Bizのヘルプセンターに操作方法が書いています。
https://help.teachme.jp/hc/ja

各ステップに画像を添えるので、どういう画像を添えるべきかも必ずカッコ付きで記載してください。
画像内に矢印や強調があると効果的な場合は、その描画方法も書いてください。

出力結果サンプル

IT部門向け

想定読者と言い回しを変更することで、端的な文章で画像案もシンプルにマニュアルが出力されやすくなります。

想定閲覧者：IT部門のメンバー
言い回し：簡潔に
ステップ数：10ステップ以内
目的：閲覧者が迷わずに一人で作業ができること

Teachme BizのURLは以下です。
https://teachme.jp/

Teachme Bizのヘルプセンターに操作方法が書いています。
https://help.teachme.jp/hc/ja

各ステップに画像を添えるので、どういう画像を添えるべきかも必ずカッコ付きで記載してください。
画像内に矢印や強調があると効果的な場合は、その描画方法も書いてください。

出力結果サンプル

ITが苦手な役員向け

ITが苦手な読者を想定すると、説明も画像も丁寧な形に調整されます。

想定閲覧者：60代のITが苦手な会社役員
言い回し：簡潔に
ステップ数：10ステップ以内
目的：閲覧者が迷わずに一人で作業ができること

Teachme BizのURLは以下です。
https://teachme.jp/

Teachme Bizのヘルプセンターに操作方法が書いています。
https://help.teachme.jp/hc/ja

各ステップに画像を添えるので、どういう画像を添えるべきかも必ずカッコ付きで記載してください。
画像内に矢印や強調があると効果的な場合は、その描画方法も書いてください。

出力結果サンプル

ベトナム人スタッフ向け（母国語も併記する）

ベトナム人スタッフ向けに、母国語を併記して作成することも可能です。
なお、翻訳文の正誤は保証しかねますので、ご確認をお願いいたします。

想定閲覧者：工場に所属する来日1年以内のベトナム国籍スタッフ
言い回し：丁寧に。作業の説明には母国語を併記して
ステップ数：10ステップ以内
目的：閲覧者が迷わずに一人で作業ができること

Teachme BizのURLは以下です。
https://teachme.jp/

Teachme Bizのヘルプセンターに操作方法が書いています。
https://help.teachme.jp/hc/ja

各ステップに画像を添えるので、どういう画像を添えるべきかも必ずカッコ付きで記載してください。
画像内に矢印や強調があると効果的な場合は、その描画方法も書いてください。

出力結果サンプル

多言語翻訳を前提にした文章に

多言語翻訳を想定して、翻訳しやすい表現で作成してもらうような指示も可能です。

想定閲覧者：翻訳ソフト
言い回し：端的に。翻訳してもわかりやすく、意味が変わりにくい表現に
ステップ数：10ステップ以内
目的：閲覧者が迷わずに一人で作業ができること

Teachme BizのURLは以下です。
https://teachme.jp/

Teachme Bizのヘルプセンターに操作方法が書いています。
https://help.teachme.jp/hc/ja

各ステップに画像を添えるので、どういう画像を添えるべきかも必ずカッコ付きで記載してください。
画像内に矢印や強調があると効果的な場合は、その描画方法も書いてください。

出力結果サンプル

日本語の読み取りが苦手な方向け

日本語の読み取りが苦手な方向けに、一定難度以上の難しい熟語に解説をつけることもできます。

想定閲覧者：日本語初学者(日本語能力検定N4相当)向け
言い回し：丁寧に。日本語初学者に難しい単語には※をつけて各ステップの末尾に解説文を入れる。
ステップ数：10ステップ以内
目的：閲覧者が迷わずに一人で作業ができること

Teachme BizのURLは以下です。
https://teachme.jp/

Teachme Bizのヘルプセンターに操作方法が書いています。
https://help.teachme.jp/hc/ja

各ステップに画像を添えるので、どういう画像を添えるべきかも必ずカッコ付きで記載してください。
画像内に矢印や強調があると効果的な場合は、その描画方法も書いてください。

出力結果サンプル

漢字が読めない方向け

漢字がまったく読めない方向けに、すべての漢字にルビをつけることもできます。

想定閲覧者：来日からまもない外国籍スタッフもしくは知的障害4度のスタッフ
言い回し：丁寧に。すべての漢字にカッコ付きでルビをつける
ステップ数：10ステップ以内
目的：閲覧者が迷わずに一人で作業ができること

Teachme BizのURLは以下です。
https://teachme.jp/

Teachme Bizのヘルプセンターに操作方法が書いています。
https://help.teachme.jp/hc/ja

各ステップに画像を添えるので、どういう画像を添えるべきかも必ずカッコ付きで記載してください。
画像内に矢印や強調があると効果的な場合は、その描画方法も書いてください。

出力結果サンプル

マニュアルの情報量を増やしたい場合

固有名詞を使う

装置名、システム名、メーカー名、地名など、一般名ではなく固有名詞を入れると、より正確な情報が出力されやすくなります。

例：メーカー名や機種名を入れる

△「フォークリフトを発進操作する手順」
◯「トヨタのフォークリフト「gene B」を発進操作する手順」

例：対象のシステム名を入れる

△「経費を申請する手順」
◯「Concurで経費を申請する手順」

例：ゴミの捨て方

△「ゴミの捨て方」
◯「福岡市のゴミの捨て方」

必ずしも正確な名称（上記の場合、「トヨタ」の正式な社名は「株式会社豊田自動織機」）を記載しなくても、情報を特定できる名詞を入れれば、AIが内容を推測して具体的な情報を集めやすくなります。

※本ページに記載している会社名、製品名、企業名の呼称は、それぞれの会社の商号、商標もしくは登録商標です。

具体的な要求があれば記載する

特定の要求があれば、できるだけ具体的に記載すると、要求に合う情報が含まれやすくなります。

要求のレベルを伝える

△「手指消毒の手順」
◯「HACCPにのっとった手指消毒の手順」

追加したい手順やステップを追加する

  • 「ミスが起こりやすい手順には、注意すべきポイントを明記する」
  • 「確認後に、チェックリストへの記入作業も入れる」
  • 「最後のステップに、マニュアルを見てわからない場合は、IT部門への問い合わせするように指示する」
  • 「調理後は、包丁をアルコール消毒して、所定の位置に片付ける」

追加してほしい情報を記載する

その他、マニュアルに追記してほしい情報があれば、記載内容に合わせて情報が拡充されやすくなります。

特定のステップを追加する

  • 「最初のステップに準備物を記載してください」
  • 「迷ったときには、上長のヘルプを求めることも盛り込んでください」
  • 「調理後は、包丁をアルコール消毒して、所定の位置に片付ける」
  • 「類似の原因で起こるヒヤリハットも紹介してください」
  • 「再発防止策はスタッフの興味を引きにくいので、興味や関心をもたせやすくする余談も盛り込んでください」

ステップ内の情報を増やす

  • 「各ステップの作業には、想定所要時間も記載してください」
  • 「難しい単語・熟語には、※をつけてステップの最後に解説文を入れてください」
  • 「伝わりやすくするステップの画像例もカッコ付きで書いてください」
  • 「英語のテキストを併記してください」
  • 「Webに参考情報がありそうな場合は、貼るべきリンクを提案してください」

指定した条件に合うステップを増やす

  • 「注意事項やコツがあれば、1ステップ追加して記載してください」
  • 「スタッフが後からクレームを受けないように注意すべきことがあれば添えてください」
  • 「初心者が注意すべきことがあれば、ステップを追加して説明してください」

作業や説明のパターンを増やす例

  • 「スーパーマーケットの主要なお客様タイプごとに、3ステップずつに分けて声掛け方法を出し分けてください」
  • 「3ステップは、話を聞きたくさせる、興味をもたせる、購買意欲を高める、に分けましょう」

マニュアルの情報量を減らしたい場合

「シンプルに」「簡潔に」と指示する

情報量を少なくするには、直接的な指示が効果的です。

情報量を少なくする指示例

  • 「シンプルに」
  • 「言い回し：簡潔に」
  • 「可能な限り情報を少なく」

文字数を制限する

以下のように具体的に文字数を制限することも有効です。

  • 「見出しは10文字以内、説明文は30文字以内」

ただし、AIは日本語の文字数カウントが得意ではなく、指定通りの文字数に収まらないこともあります。

また、仕様上、説明文を完全に無くすことはできないため、「説明文を全く入れない」という指示をするとエラーになりやすいです。

特定の情報を入れないように指示する

文字数を増やす可能性がある情報を入れないように指示することで、説明文をシンプルにしやすくなります。

  • 「コツや注意事項は記載せず、作業内容のみ記載してください」

説明文の情報を限定する

説明文の情報を限定することで、余計なテキスト情報を省きやすくなります。

  • 「見出しだけで作業が伝わるように、可能な限り見出しに必要な情報を集約してください。」

説明文に、作業説明を入れないように指示することで、結果的にテキストの情報量を押さえることができます。

  • 「説明文には作業や手順の情報は書かず、ステップに入れるべき画像案のみ記載してください。」

マニュアル出力後に情報を絞る方法も

校正・要約・言い回しの調整機能を使えば、マニュアル出力後に、マニュアルの情報量を減らすこともできます。

各ステップのタイトルと説明の校正・要約・言い回しの調整をする（Webブラウザ版）
https://teachme.jp/8/manuals/29509938

こんな時に便利！活用シーン

必要な画像が一目で分かる！AIがステップごとに画像を提案

タイトル「会議室の清掃方法」

想定閲覧者：新人スタッフ
言い回し：丁寧に
ステップ数：10ステップ以内 
内容：マニュアルを見た人が自分一人で作業ができるように
ステップ各ステップに画像を添えるので、どういう画像を添えるべきかをカッコ付きで記載してください。
画像内に矢印や強調があると効果的な場合は、その描画方法も書いてください

メリット

  • 各ステップでどんな写真が必要かを考える手間が省ける
  • 画像に書き込む矢印や○の位置もアドバイスしてくれる

出力結果サンプル

別ドキュメントに書き起こした手順を元にマニュアルを作成！

タイトル「Meet からビデオ会議を開始する」

想定閲覧者：外国籍の新人スタッフ
言い回し：丁寧に
ステップ数：15 ステップ以内 
1．Google Meet にアクセスします。
2．[新しい会議] をクリックします。
3．次のいずれかを行います。
　3-1:次回以降の会議を作成
  　　・今後の会議の詳細を共有するには、会議のリンクをコピーして参加者と共有します。
  　　・このリンクを使用して会議を直接開始するには、リンクをブラウザに貼り付けるか、[会議コードまたはリンクを入力] 欄にリンクを入力 次に [参加] をクリックします。
　3-2:会議を今すぐ開始: 新しい会議を作成し、その会議に直接参加します。
　3-3:Google カレンダーでスケジュールを設定: 会議のスケジュールを設定するには、Google カレンダーに移動します。

メリット

  • 使いやすいツールでまず手順をまとめられる
  • 公式ヘルプページの内容をコピペするだけでTeachme Bizに落とし込める
  • 自分の普段使うAI （LLM）で作成した物を元にマニュアルが作れる。

出力結果サンプル

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