効率アップ！ユーザー管理に効果的なチーム編成とは

はじめに

この記事では、チームを編成するにあたって考慮すべきポイントをご紹介します。
本記事では一般的な企業の組織図などをもとに例示していますが、ご自身の組織の特性に合わせて応用してみてください。

検討するうえで意識すること

最初から完成形を作る必要はありません。
現段階でできることを小さく始め、必要に応じて整備しながら徐々に規模を大きくしていくイメージでOKです。
チーム編成に正解はありません。
できるだけ小さく始めていきましょう。

チームとは？

チームは、複数のユーザーをまとめて管理する機能です。
「チームがどのフォルダにアクセスできるのか」と「チームに誰が参加しているのか」を把握できます。
チームを作ると、個別のユーザーごとに設定、操作するより業務を効率化できます。

チームの作成やユーザーの追加、除外は、グループ管理者と副管理者ができます。
また、ユーザーは複数のチームに所属できます。
チームの基本はこちらの記事にもまとめていますので、ご参照ください。

チーム編成の流れ

Teachme Bizにはチーム単位で活用できる機能がいくつかあります。
今回は「フォルダの権限設定」をチームで行うためのチーム編成の流れについて主にご紹介します。
手順は以下のとおりです。

• フォルダ構成を整理する
• フォルダの閲覧範囲（チーム）を考える
• フォルダに対して、「誰」に「どのような権限」を与えるか考える
• チームが持つフォルダへの権限を整理する
• チームに追加するユーザーを整理する
• チームを作成する
• チームにユーザーを追加する
• チームをフォルダに追加する
• チームがフォルダに追加できているかを確認する

以下で、それぞれについて細かく見ていきましょう。

フォルダ構成を整理する

チームを編成する前に、フォルダ構成を整理しましょう。
今回はフォルダの権限設定をチームで行うためのチーム編成なので、先にフォルダ構成をご検討ください。

フォルダ構成を整理できたら、現状存在しているフォルダを洗い出します。
※サブフォルダの洗い出しは不要です。

フォルダの閲覧範囲（チーム）を考える

まずは、フォルダ名に対応する形で閲覧範囲を大まかに検討します。
この閲覧範囲が「チーム」になりうると考えるといいでしょう。

フォルダに対して、「誰」に「どのような権限」を与えるか考える

フォルダの閲覧範囲を大まかに洗い出せたら、何の権限を持つべきかも考えておきましょう。
チームごとに、「閲覧」または「編集」権限を付与できます。

チームが持つフォルダへの権限を整理する

フォルダにアクセスできるチームとそれぞれ付与する権限を組み合わせ、チームが持つフォルダへの権限を整理しましょう。

情報を整理する際には、マトリクス図の活用がおすすめです。
マトリクス図とは、行と列によって編成される表のことで、情報を視覚的に整理できます。

行に「フォルダ」を、列に「チーム」を設定し、条件に応じて交点に以下の記号を追加します。

チームがフォルダを閲覧・編集する必要がある場合：◎
チームがフォルダを閲覧する必要がある場合：◯
チームがフォルダにアクセスできない場合：✕

「どのフォルダ」に「どのチーム」が「何の」権限を持っているかが一目で分かるようになります。

チームに追加するユーザーを整理する

チームが持つフォルダへの権限が整理できたら、そのチームに誰が所属するかを整理します。
行に「ユーザー」を、列に「チーム」を設定し、条件に応じて交点に「追加」を記入します。

「どのユーザー」を「どのチーム」に追加すべきかが一目で分かるようになります。

チームを作成する

整理したチームの情報を元にチームを作成します。
この段階ではチーム名、チームの説明文のみを設定します。

チームにユーザーを追加する

チームにユーザーを追加します。
「チームに追加するユーザーを整理する」で作ったマトリクスを活用し、CSV一括登録機能でまとめて追加するのが便利です。

既存のチームに画面上からユーザーを追加したり、チームの情報を変更したい場合は、関連マニュアルをご確認ください。

チームをフォルダに追加する

チームをフォルダに追加します。

チームがフォルダに追加できているかを確認する

チームが意図した権限でフォルダに追加されているかを確認しましょう。

Tips

運用開始時点のおすすめ

まずは、全社員のチームを作成し、全社員が閲覧してもよいフォルダに追加しましょう。
特定の集団に見せたいマニュアルが増えてきたら、随時フォルダとチームを作成、調整します。
この方法であれば、最初からたくさんチームを作る必要はありません。

運用しながらチームやフォルダを追加する

運用する中で、フォルダ構成やチーム編成に不足があれば、フォルダやチームの追加を検討しましょう。

閲覧を制限したいマニュアルがある場合

フォルダを追加します。

例：人事部だけで共有したいマニュアルがある。
→「人事（部内秘）」フォルダを作成。

マニュアル編集の役割を分割したい場合

チームを追加します。

例：「営業」フォルダ内のマニュアル編集業務を別の担当者に請け負って欲しい。
→「営業サポート」チームを追加し、「営業」フォルダへの編集権限を付与する。

ユーザーの人事異動に対応する

チームを運用していれば、ユーザーの人事異動の際、フォルダごとに設定変更しなくても、該当ユーザーの参加チームを変更するだけで、フォルダに対して適切な権限をもつ状態にできます。

チームを使えるその他の機能

チームを作成すると、以下の操作を実行できます。

• タスクやトレーニングコースの配信先にチームを指定する
• トレーニングコースの進捗状況をチームごとに確認する
• マニュアル公開時の通知先にチームを指定する

まとめ

チームを作成すると、「チームがアクセスできるフォルダ」と「チームに参加する人」を管理できます。
チームに必要なフォルダ権限と、チームに参加すべきユーザーを整理し、チーム編成を検討しましょう。
最初は全社員のチームを作成し、特定の集団に見せたいマニュアルが増えてきたら、随時フォルダとチームを作成、調整する方法で構いません。
最終的には、ユーザー全員のフォルダ権限を正確に管理できる状態を目指しましょう。