มาจัดกลุ่มคอร์สด้วยหน่วยการเรียนที่สื่อถึงความก้าวหน้าในทักษะกันเถอะ!

บทความนี้มีเนื้อหาสำหรับผู้ที่เข้าใจคร่าวๆ แล้วว่า "ฟีเจอร์การฝึกอบรมสามารถทำอะไรได้บ้าง" และกำลังพิจารณาว่า "จะนำฟีเจอร์การฝึกอบรมไปใช้งานจริงอย่างไร?"

หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับผู้ที่ต้องการใช้ฟีเจอร์การฝึกอบรมในการพัฒนาพนักงานหรือสตาฟ โดยเฉพาะในเรื่องว่าควรแบ่งคอร์สออกเป็นหน่วยใดบ้าง

หากยังไม่รู้จักฟีเจอร์การฝึกอบรม สามารถดูรายละเอียดได้จากบทความประกาศเปิดตัวได้เลย!

จุดสำคัญคือการแบ่งตาม "งานที่ทำได้หลังจากเรียนจบคอร์ส"

สรุปได้ว่า เราแนะนำให้แบ่งคอร์สการฝึกอบรมตาม"หน่วยงานที่ผู้เรียนสามารถทำได้หลังจากเรียนจบคอร์ส"

"หน่วยงานที่ผู้เรียนสามารถทำได้หลังจากเรียนจบคอร์ส" หมายถึง หน่วยที่เมื่อเรียนจบคอร์สนั้นแล้ว ผู้เรียนจะสามารถปฏิบัติงานหนึ่งอย่างในบรรดางานทั้งหมดที่ตนเองต้องรับผิดชอบได้

เนื่องจากคำอธิบายแบบนามธรรมอาจเข้าใจยาก จึงขอยกตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมประกอบคำอธิบาย

ตัวอย่างจากฝ่ายบริการลูกค้าของบริษัทเรา

บริษัทเราเองก็ใช้คอร์สการฝึกอบรมในการพัฒนาพนักงานใหม่และพนักงานที่ย้ายมาจากที่อื่น ที่นี่จะขอยกตัวอย่างจากฝ่ายบริการลูกค้า

ก่อนอื่น งานหลักของฝ่ายบริการลูกค้าของบริษัทเรามีดังนี้

• การตอบคำถามลูกค้า
• การสร้างและอัปเดตคู่มือออนไลน์
• การสร้างและอัปเดต FAQ
• การจัดการประกาศเปิดตัวฟีเจอร์และแจ้งปัญหาขัดข้อง

เราได้สร้างและดำเนินการคอร์สเพื่อให้พนักงานใหม่จดจำงานเหล่านี้ได้ ดังภาพต่อไปนี้

ตัวอย่างเช่น เมื่อเรียนจบคอร์ส "การสร้างและอัปเดตคู่มือออนไลน์" ผู้เรียนจะสามารถปฏิบัติงาน "การสร้างและอัปเดตคู่มือออนไลน์" ได้จากบรรดางานทั้งหมด

วิธีนี้ทำให้สามารถดำเนินการได้ว่า "แม้ยังทำงานตอบคำถามไม่ได้ แต่สามารถมอบหมายงานสร้างและอัปเดตคู่มือออนไลน์ได้ก่อน"

นอกจากนี้ แม้จะพูดรวมๆ ว่า "การตอบคำถามลูกค้า" แต่ในบางกรณีก็มีงานที่ต้องจดจำมากมาย เช่น

• วิธีตอบคำถามทางอีเมล
• วิธีตอบคำถามทางโทรศัพท์
• วิธีส่งคำขอตรวจสอบไปยังฝ่ายพัฒนา
• วิธีใช้ระบบที่ใช้ในงานตอบคำถาม

หากสร้างงานเหล่านี้ทั้งหมดไว้ในคอร์สเดียว จำนวนคู่มือในคอร์สก็จะมากขึ้นตามไปด้วย ทำให้ผู้เรียนรู้สึกว่าการเรียนนั้นยาก หรืออาจต้องใช้เวลานานกว่าจะจดจำงานตอบคำถามได้ครบ ส่งผลให้ยากที่จะเริ่มปฏิบัติงานจริงในสถานที่ทำงานได้

ในกรณีเช่นนี้ ควรแบ่งขอบเขตงานที่สามารถมอบหมายให้ทำคนเดียวได้ให้ชัดเจนที่สุด แล้วจึงส่งคอร์ส

ในตัวอย่างของบริษัทเรา เราแบ่งคอร์สออกเป็น "ขั้นตอนพื้นฐานในการตอบคำถาม" "วิธีตอบคำถามทางอีเมล" "วิธีตอบคำถามทางโทรศัพท์" เป็นต้น แล้วให้ผู้เรียนสามารถตอบคำถามทางอีเมลได้ด้วยตนเองก่อน จากนั้นจึงเรียนวิธีตอบคำถามทางโทรศัพท์เป็นขั้นตอนถัดไป

กรณีศึกษา: ตัวอย่างการแบ่งคอร์สในซูเปอร์มาร์เก็ต

ลองนำสิ่งที่กล่าวมาประยุกต์ใช้ และคิดว่าควรสร้างคอร์สแบบใดสำหรับธุรกิจประเภทอื่น

ครั้งนี้ขอยกตัวอย่างการดำเนินงานสาขาซูเปอร์มาร์เก็ต

ในซูเปอร์มาร์เก็ต งานของพนักงานทั่วไปได้แก่ "การบริการลูกค้า" "การรับเงิน" "การจัดการสินค้า" "การจัดการพื้นที่ขาย" "การจัดการการสั่งซื้อ" เป็นต้น

แทนที่จะรวมเป็น "งานพื้นฐานการจัดการพื้นที่ขาย" ควรแบ่งงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการพื้นที่ขายออกมา แล้วสร้างคอร์สหลายคอร์ส ดังนี้

• "เรียนรู้วิธีจัดเรียงสินค้าบนชั้นวาง"
• "เรียนรู้วิธีทำความสะอาดพื้นที่ขาย"
• "เรียนรู้การตรวจนับสินค้าคงคลัง"

นอกจากนี้ หากมีการจัดกะตามช่วงเวลาและมีงานที่จัดกลุ่มตามช่วงเวลา ก็แนะนำให้ส่งคอร์สในรูปแบบดังนี้

• "การเตรียมการก่อนเปิดร้าน"
• "งานตั้งแต่เปิดร้านถึง 16:00 น."
• "งานตั้งแต่ 16:00 น. ถึงปิดร้าน"
• "งานหลังปิดร้าน"

การแบ่งคอร์สช่วยให้รู้สึกถึงความก้าวหน้าในทักษะ

ตัวอย่างที่พบบ่อยในการแบ่งคอร์ส คือการรวมทุกอย่างไว้ในคอร์สเดียวตามหน่วยบทบาท เช่น "คอร์สงานพื้นฐานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับงานบริการลูกค้า"

การรวมไว้ในคอร์สเดียวนั้นมีข้อดีที่ชัดเจน คือ "เมื่อเรียนจบเพียงคอร์สนั้น ก็จะจดจำงานทั้งหมดที่จำเป็นต่อการทำงานอิสระได้ครบ"

แต่ในทางกลับกัน การรวมทุกอย่างไว้ด้วยกันก็มีข้อเสียหลายประการ ตัวอย่างเช่นในกรณีบริการลูกค้า ได้แก่

• ผู้รับผิดชอบการฝึกอบรมติดตามได้ยากว่าผู้เรียนแต่ละคนเรียนจบถึงงานใด (คู่มือใด) ในคอร์สแล้ว
• ผู้เรียนแต่ละคนรู้สึกถึงความสำเร็จในการพัฒนาทักษะได้ยาก เช่น รู้สึกว่าตนเองจดจำงาน "การสร้างและอัปเดตคู่มือออนไลน์" ได้แล้ว
• เมื่อต้องการทบทวนงาน "การสร้างและอัปเดตคู่มือออนไลน์" ในภายหลัง ต้องค้นหาในบรรดาคู่มือที่ไม่เกี่ยวข้อง

การแบ่งคอร์สตามหน่วยงานที่ผู้เรียนสามารถทำได้หลังเรียนจบ จะช่วยขจัดข้อเสียเหล่านี้ได้

โดยเฉพาะในการจดจำงาน หากรู้สึกว่าทักษะของตนเองพัฒนาขึ้น จะทำให้สนุกกับการเรียนรู้งานมากขึ้น และช่วยให้การรับข้อมูลงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น จึงแนะนำเป็นอย่างยิ่ง

ผู้รับผิดชอบการฝึกอบรมและผู้เรียนได้ประโยชน์อย่างไร?

สุดท้าย ขอสรุปประโยชน์ที่ผู้รับผิดชอบการฝึกอบรมและผู้เรียนจะได้รับเมื่อแบ่งคอร์สตามงาน

ผู้รับผิดชอบการฝึกอบรม

• สามารถแบ่งและส่งงานที่ต้องการให้เรียนก่อนได้ (กำหนดกำหนดเส้นตายการเรียนได้แต่ละคอร์ส)
• ติดตามได้ง่ายว่าผู้เรียนแต่ละคนเรียนรู้งานใดไปแล้วบ้าง
• สามารถมอบหมายงานจริงโดยให้ความสำคัญกับงานที่เรียนรู้แล้วก่อน
• วางแผนคอร์สถัดไปที่ควรส่งได้จากคอร์สที่เรียนรู้แล้ว
• เมื่อมีการแก้ไขเนื้อหาของคอร์สใดคอร์สหนึ่ง สามารถส่งคอร์สซ้ำได้ง่าย

ผู้เรียน

• สามารถแบ่งงานที่ต้องจดจำออกเป็นส่วนๆ และเรียนรู้แต่ละส่วนอย่างตั้งใจได้
• เข้าใจได้ชัดเจนว่าตนเองเปลี่ยนไปอย่างไรหลังเรียนจบคอร์ส (ทำอะไรได้บ้าง) จึงมีแรงจูงใจในการเรียน
• เมื่อต้องการทบทวนเฉพาะ "งานที่ไม่ได้ทำมานาน" ในบรรดางานที่เรียนรู้แล้ว สามารถทำได้ง่าย

เป็นอย่างไรบ้าง? การใช้คอร์สอย่างชาญฉลาดแบบนี้ จะช่วยให้การพัฒนาพนักงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เรายังมีบทความเกี่ยวกับวิธีใช้สิทธิ์เทรนเนอร์ในฟีเจอร์การฝึกอบรมด้วย โปรดอ่านเป็นข้อมูลอ้างอิง