บทความนี้มีไว้สำหรับผู้ที่มีความเข้าใจทั่วไปเกี่ยวกับ "สิ่งที่สามารถทำได้ด้วยฟีเจอร์การฝึกอบรม" และกำลัง พิจารณา "จะดำเนินการใช้ฟีเจอร์การฝึกอบรมอย่างไร?"
เมื่อใช้ฟีเจอร์การฝึกอบรมสำหรับการศึกษาของพนักงานหรือเจ้าหน้าที่ เราหวังว่าคุณจะได้รับคำแนะนำเกี่ยวกับ หน่วยใดที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการสร้างหลักสูตร
หากคุณยังไม่คุ้นเคยกับฟีเจอร์การฝึกอบรม โปรดตรวจสอบบทความประกาศของเรา!
กุญแจสำคัญคือการแบ่งหลักสูตรตาม "งานที่สามารถทำได้หลังจากเรียนจบ"
โดยสรุป เราแนะนำให้สร้างหลักสูตรฝึกอบรมโดยแบ่งเป็น "หน่วยของงานที่ผู้รับการฝึกอบรมสามารถทำได้หลังจากเรียนจบหลักสูตร"
"หน่วยของงานที่ผู้รับการฝึกอบรมสามารถทำได้หลังจากเรียนจบหลักสูตร" หมายถึง หน่วยที่บุคคลสามารถทำงานหนึ่งงานภายในความรับผิดชอบงานทั้งหมดของพวกเขาหลังจากเรียนหลักสูตรนั้น
นี่อาจฟังดูเป็นนามธรรม ดังนั้นผมจะอธิบายด้วยตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจง
กรณีศึกษาจากทีมสนับสนุนลูกค้าของเรา
เราใช้หลักสูตรฝึกอบรมในบริษัทของเราเพื่อให้ความรู้แก่พนักงานใหม่และพนักงานที่มีประสบการณ์ นี่คือตัวอย่างจากทีมสนับสนุนลูกค้าของเรา
ความรับผิดชอบหลักของทีมสนับสนุนลูกค้าของเรา ได้แก่:
- การตอบคำถามลูกค้า
- การสร้างและอัปเดตคู่มือออนไลน์
- การสร้างและอัปเดต FAQ
- การจัดการการแจ้งเตือนสำหรับการเปิดตัวฟีเจอร์และปัญหาระบบ
เราสร้างและดำเนินการหลักสูตรตามที่แสดงในภาพนี้เพื่อช่วยให้พนักงานใหม่เรียนรู้งานเหล่านี้
ตัวอย่างเช่น โดยการเรียนหลักสูตร "การสร้างและอัปเดตคู่มือออนไลน์" ผู้รับการฝึกอบรม สามารถเชี่ยวชาญในงานเฉพาะนั้นท่ามกลางความรับผิดชอบหลายอย่าง
นี่ทำให้เราสามารถดำเนินการได้ในลักษณะที่ว่า "พวกเขายังไม่สามารถจัดการการตอบคำถามได้ แต่พวกเขาสามารถได้รับความไว้วางใจในการสร้างและอัปเดตคู่มือออนไลน์ก่อน"
นอกจากนี้ แม้แต่สิ่งที่ดูเหมือนง่ายอย่าง "การตอบคำถามลูกค้า" ก็สามารถรวมถึงงานหลายอย่างที่ต้องเรียนรู้ เช่น:
- วิธีตอบคำถามทางอีเมล
- วิธีจัดการคำถามทางโทรศัพท์
- วิธีขอการตรวจสอบจากทีมพัฒนา
- วิธีใช้ระบบสำหรับการจัดการคำถาม
หากงานทั้งหมดนี้รวมอยู่ในหลักสูตรเดียว จำนวนคู่มือภายในหลักสูตรนั้นจะเพิ่มขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ทำให้เกิดอุปสรรคในการเรียนรู้สำหรับผู้รับการฝึกอบรม หรือทำให้ใช้เวลานานขึ้นในการเรียนรู้ทุกแง่มุมของการจัดการคำถาม ทำให้การนำไปใช้ในที่ทำงานล่าช้า
ในกรณีเช่นนี้ การแบ่งหลักสูตรตามสิ่งที่สามารถมอบหมายให้คนหนึ่งคนจะดีกว่า
ในกรณีของเรา เราแยกหลักสูตรเช่น "กระบวนการจัดการคำถามพื้นฐาน" "วิธีตอบคำถามทางอีเมล" และ "วิธีจัดการคำถามทางโทรศัพท์" เพื่อให้ พนักงานสามารถเชี่ยวชาญในการจัดการคำถามทางอีเมลได้อย่างอิสระก่อน จากนั้นจึงเรียนรู้การจัดการคำถามทางโทรศัพท์ในขั้นตอนต่อไป
กรณีศึกษา: ตัวอย่างการแบ่งหลักสูตรในซูเปอร์มาร์เก็ต
มาใช้แนวคิดเหล่านี้เพื่อพิจารณาว่าหลักสูตรประเภทใดจะเหมาะกับอุตสาหกรรมอื่น
สำหรับตัวอย่างนี้ เราจะดูการดำเนินงานของร้านซูเปอร์มาร์เก็ต
ในซูเปอร์มาร์เก็ต งานของพนักงานทั่วไปรวมถึง "การบริการลูกค้า" "การจัดการเงินสด" "การจัดการสินค้าคงคลัง" "การจัดการพื้นที่ขาย" และ "การจัดการการซื้อ"
แทนที่จะสร้างหลักสูตรที่เรียกว่า "งานการจัดการพื้นที่ขายพื้นฐาน" การแบ่งงานการจัดการพื้นที่ขายเป็นหลายหลักสูตรจะดีกว่า เช่น:
- "เรียนรู้วิธีจัดระเบียบสินค้าที่แสดง"
- "เรียนรู้วิธีทำความสะอาดพื้นที่ขาย"
- "เรียนรู้วิธีตรวจนับสินค้าคงคลัง"
นอกจากนี้ หากธุรกิจของคุณดำเนินการในระบบกะที่มีชุดงานที่แตกต่างกันตามช่วงเวลา คุณอาจสร้างหลักสูตรเช่น:
- "การเตรียมการก่อนเปิดร้าน"
- "งานตั้งแต่เปิดร้านถึง 16.00 น."
- "งานตั้งแต่ 16.00 น. ถึงปิดร้าน"
- "งานหลังปิดร้าน"
การจัดระเบียบหลักสูตรประเภทนี้ก็แนะนำเช่นกัน
การแบ่งหลักสูตรช่วยให้ผู้รับการฝึกอบรมรู้สึกถึงการพัฒนาทักษะของตนเอง
วิธีการทั่วไปคือการจัดกลุ่มหลักสูตรตามบทบาท เช่น การสร้าง หลักสูตรครอบคลุมหนึ่งหลักสูตรที่ครอบคลุม "การดำเนินงานสนับสนุนลูกค้าพื้นฐานทั้งหมด"
ข้อดีของการรวมทุกอย่างไว้ในหลักสูตรเดียวคือความชัดเจน—"การเรียนจบเพียงหลักสูตรเดียวนี้หมายความว่าคุณได้เรียนรู้งานที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อทำงานได้อย่างอิสระ"
อย่างไรก็ตาม มีข้อเสียหลายประการในวิธีการนี้ ตัวอย่างเช่น ในการสนับสนุนลูกค้า:
- เป็นการยากสำหรับเทรนเนอร์ที่จะติดตามว่าผู้รับการฝึกอบรมแต่ละคนได้เรียนจบงาน (คู่มือ) ใดบ้างภายในหลักสูตร
- ผู้รับการฝึกอบรมไม่ได้รับความรู้สึกของความสำเร็จจากการเชี่ยวชาญทักษะเฉพาะเช่น "การสร้างและอัปเดตคู่มือออนไลน์"
- เมื่อผู้รับการฝึกอบรมต้องการทบทวนงานเฉพาะเช่น "การสร้างและอัปเดตคู่มือออนไลน์" ในภายหลัง พวกเขาต้องค้นหาผ่านคู่มือที่ไม่เกี่ยวข้อง
โดยการแบ่งหลักสูตรเป็นหน่วยตามงานที่ผู้รับการฝึกอบรมสามารถทำได้หลังจากเรียนจบ คุณสามารถกำจัดข้อเสียเหล่านี้ได้
การรู้สึกถึงการพัฒนาทักษะเป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเรียนรู้หน้าที่งาน เนื่องจากทำให้กระบวนการเรียนรู้สนุกและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
อะไรคือประโยชน์สำหรับเทรนเนอร์และผู้รับการฝึกอบรม?
สุดท้าย มาสรุปประโยชน์ของการแบ่งหลักสูตรตามงานสำหรับทั้งเทรนเนอร์และผู้รับการฝึกอบรม
สำหรับเทรนเนอร์
- คุณสามารถกระจายงานที่มีความสำคัญแยกกัน (กำหนดวันครบกำหนดที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละหลักสูตร)
- ง่ายขึ้นที่จะเห็นว่าผู้รับการฝึกอบรมแต่ละคนได้เรียนรู้งานใดบ้าง
- คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญในการมอบหมายงานจริงตามการเรียนรู้ที่เสร็จสิ้น
- คุณสามารถกำหนดหลักสูตรที่จะมอบหมายต่อไปตามสิ่งที่ได้เชี่ยวชาญแล้ว
- เมื่อเนื้อหาหลักสูตรเฉพาะต้องได้รับการอัปเดต จะง่ายขึ้นในการกระจายหลักสูตรเหล่านั้นใหม่
สำหรับผู้รับการฝึกอบรม
- พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่การเรียนรู้งานทีละอย่าง แทนที่จะพยายามเรียนรู้ทุกอย่างในคราวเดียว
- มีความชัดเจนมากขึ้นว่าพวกเขาเปลี่ยนแปลงอย่างไร (สิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้) เมื่อเรียนจบหลักสูตร ซึ่งเป็นแรงจูงใจ
- เมื่อพวกเขาต้องการทบทวนเฉพาะงานบางอย่างที่พวกเขาไม่ได้ทำมาสักพัก จะง่ายขึ้นในการค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
คุณคิดอย่างไร? ดังที่คุณเห็น การใช้หลักสูตรอย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้การฝึกอบรมพนักงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เรายังมีบทความเกี่ยวกับวิธีใช้สิทธิ์ของเทรนเนอร์ในฟีเจอร์การฝึกอบรม โปรดตรวจสอบเพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิง