ใช้ประโยชน์จากหลักสูตรฝึกอบรมให้มากขึ้นด้วยสิทธิ์ของเทรนเนอร์

บทความนี้แนะนำประเด็นสำคัญที่ควรพิจารณาเมื่อใช้ฟีเจอร์การฝึกอบรม โดยเฉพาะวิธีแยกความแตกต่างระหว่างสิทธิ์สองประเภท: "แอดมินเทรนนิ่ง" และ "เทรนเนอร์"

ใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงเมื่อพิจารณาวิธีมอบสิทธิ์ให้กับเจ้าหน้าที่ฝ่ายการศึกษาและวิธีจัดการการดำเนินการฝึกอบรมโดยใช้หลักสูตร

กุญแจสำคัญในการจัดการหลักสูตรคือการใช้แอดมินเทรนนิ่งและเทรนเนอร์อย่างเหมาะสม

ฟีเจอร์การฝึกอบรมมีสิทธิ์การจัดการสองประเภท: "แอดมินเทรนนิ่ง" และ "เทรนเนอร์"

มาดูความแตกต่างในสิ่งที่สิทธิ์แต่ละประเภทอนุญาตให้ทำได้

แอดมินเทรนนิ่งสามารถกำหนดการตั้งค่าหลักสูตรทั้งหมดได้

แอดมินเทรนนิ่งสามารถสร้าง แก้ไข และลบหลักสูตร จัดการผู้รับการเทรนนิ่ง และ กำหนดการตั้งค่าทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับหลักสูตรการฝึกอบรม

สิทธิ์ที่โดดเด่นที่สุดคือ "ความสามารถในการสร้าง แก้ไข และลบหลักสูตร"

ดังนั้น มักจะมอบสิทธิ์นี้ให้กับผู้ที่รับผิดชอบในการวางแผนเนื้อหาการศึกษาและสร้างหรือดำเนินการหลักสูตรการฝึกอบรม เช่น "ผู้จัดการฝ่ายการศึกษา HR"

ในทางกลับกัน แอดมินเทรนนิ่งมีสิทธิ์ที่แข็งแกร่งรวมถึง:

• ความสามารถในการแก้ไขหลักสูตรทั้งหมด
• ความสามารถในการเพิ่ม/ลบผู้ใช้ทั้งหมดเข้า/ออกจากหลักสูตร
• ความสามารถในการตรวจสอบความคืบหน้าการฝึกอบรมของผู้ใช้ทั้งหมด

ตัวอย่างเช่น ในบริษัทที่มีพนักงาน 100-200 คน คุณอาจให้สิทธิ์ "แอดมินเทรนนิ่ง" ไม่เพียงแต่กับผู้จัดการ HR แต่ยังรวมถึงเจ้าหน้าที่ฝ่ายการศึกษาในแต่ละแผนกด้วย ในบริษัทขนาดเล็กถึงขนาดกลาง การที่ความคืบหน้าการเรียนรู้ของพนักงานทั้งหมดมองเห็นได้มักไม่ก่อให้เกิดปัญหาในการดำเนินงานที่สำคัญ

อย่างไรก็ตาม สำหรับบริษัทที่มีพนักงาน 500+ คนหรือมีหลายสาขา คุณอาจมีข้อกำหนดเช่น:

"ฉันไม่ต้องการให้เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมในพื้นที่สามารถแก้ไขหลักสูตรจากแผนกหรือสาขาอื่นได้"
"ฉันไม่ต้องการให้เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมของแต่ละร้านเห็นความคืบหน้าการเรียนรู้ที่ร้านอื่น"

ในกรณีเช่นนี้ คุณควรให้สิทธิ์ "เทรนเนอร์" แก่เจ้าหน้าที่ฝ่ายการศึกษาในพื้นที่

เทรนเนอร์รับผิดชอบการกระจายหลักสูตรและติดตามความคืบหน้าการเรียนรู้

โดยการให้สิทธิ์ "เทรนเนอร์" แก่เจ้าหน้าที่ในพื้นที่ พวกเขาสามารถกระจายหลักสูตรให้กับพนักงาน/เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องเท่านั้นและติดตามความคืบหน้าการเรียนรู้ของพวกเขา

เทรนเนอร์สามารถดูเนื้อหาของหลักสูตรทั้งหมดได้ และพวกเขาสามารถเพิ่ม/ลบผู้รับการเทรนนิ่งและตรวจสอบความคืบหน้าการเรียนรู้สำหรับผู้ใช้ในทีมที่พวกเขาเป็นสมาชิก

ในทางกลับกัน พวกเขาไม่สามารถสร้าง แก้ไข หรือลบหลักสูตร และไม่สามารถเพิ่ม/ลบผู้ใช้หรือตรวจสอบความคืบหน้าการเรียนรู้สำหรับผู้ใช้นอกทีมของพวกเขา

เนื่องจากอาจเข้าใจยากจากคำอธิบายเพียงอย่างเดียว ฉันจะแนะนำตัวอย่างการดำเนินงานบางส่วน

กระบวนการตั้งค่าหลักสูตรการฝึกอบรมจริง

ก่อนอื่น ขั้นตอนการทำงานของฟีเจอร์การฝึกอบรมเป็นไปตามภาพด้านล่าง

1. การตั้งค่าเริ่มต้น: กำหนดแอดมินเทรนนิ่ง

ผู้ดูแลกลุ่ม/รองผู้ดูแลกลุ่มมอบสิทธิ์แอดมินเทรนนิ่งให้กับผู้ใช้ที่จะสร้างหลักสูตร (เจ้าหน้าที่ฝ่ายการศึกษา/ฝึกอบรมทั่วทั้งบริษัท)

2. สร้างหลักสูตรตามหัวข้อการศึกษา

ผู้ใช้ที่เป็นแอดมินเทรนนิ่งสร้างหลักสูตรและเชื่อมโยงคู่มือที่จะเป็นเป้าหมายการเรียนรู้

ในจุดนี้ แอดมินเทรนนิ่งต้องมีสิทธิ์การดูคู่มือที่เชื่อมโยงกับหลักสูตร หากจำเป็น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องได้

3. เตรียมพร้อมสำหรับการกระจาย

จัดกลุ่มผู้ใช้ที่จะรับหลักสูตรเข้าทีมที่เหมาะสม

ตัวอย่างเช่น สร้างทีมตามกลุ่มเป้าหมายการกระจาย เช่น "พนักงานใหม่ที่จ้างในปี 2020" "ร้านคันดะ" หรือ "แผนกเดลี่"

รวม "เทรนเนอร์พนักงานใหม่" หรือ "ผู้จัดการฝ่ายการศึกษาสำหรับแต่ละร้านหรือแผนก" ในทีมที่สร้างขึ้น

หลังจากการลงทะเบียนทีมเสร็จสมบูรณ์ มอบสิทธิ์เทรนเนอร์ให้กับ "เทรนเนอร์พนักงานใหม่" หรือ "ผู้จัดการฝ่ายการศึกษาสำหรับแต่ละร้านหรือแผนก"

4. กระจายหลักสูตร

ตอนนี้ถึงเวลากระจายหลักสูตร

แอดมินเทรนนิ่งและเทรนเนอร์เลือกหลักสูตรที่จำเป็นสำหรับผู้ใช้ในทีมของพวกเขาและเพิ่มพวกเขาเป็นผู้รับการเทรนนิ่ง

หลังจากการกระจาย รอให้ผู้ใช้แต่ละคนทำหลักสูตรให้เสร็จสมบูรณ์ภายในกำหนดเวลา!

5. ติดตามความคืบหน้าการเรียนรู้

"เทรนเนอร์" ในแต่ละพื้นที่สามารถตรวจสอบความคืบหน้าการเรียนรู้ของผู้ใช้ในทีมของพวกเขา

โดยการกรองตามทีม คุณสามารถเห็นสถานะของทุกคนได้อย่างง่ายดาย
เนื่องจากคุณสามารถติดตามได้อย่างเหมาะสมว่าผู้ใช้แต่ละคนกำลังเรียนรู้งานและตรวจสอบคู่มือหรือไม่ คุณสามารถตัดสินใจได้ราบรื่นมากขึ้นเกี่ยวกับเวลาที่พวกเขาพร้อมที่จะทำงานอย่างอิสระ

พิเศษ: การจัดการการโอนย้าย การย้ายสถานที่ และการจ้างงานระหว่างอาชีพ

การใช้เทรนเนอร์และทีมในการจัดการทำให้การฝึกอบรมง่ายขึ้นเมื่อมีการโอนย้ายหรือย้ายสถานที่

ผู้ดูแลกลุ่ม/รองผู้ดูแลกลุ่มควรเพิ่มผู้ใช้ที่ถูกโอนย้ายเข้าทีมในสถานที่ที่ได้รับมอบหมายใหม่

โดยการเพิ่มพวกเขาเข้าทีม เทรนเนอร์สามารถกระจายหลักสูตรเพิ่มเติมที่สร้างขึ้นในกระบวนการ "2. สร้างหลักสูตรตามหัวข้อการศึกษา" ให้กับผู้ใช้เหล่านั้น

ทีมทำให้สะดวกมาก!

หลังจากอ่านมาถึงตรงนี้ หลายคนอาจรู้สึกว่า "วิธีการใช้ทีมดูเหมือนจะสำคัญ..."

ถูกต้อง การใช้ทีมช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากหลักสูตรการฝึกอบรมได้ดีขึ้น
ทีมสามารถใช้สำหรับวัตถุประสงค์หลายอย่างนอกเหนือจากการจัดการหลักสูตร

มาทบทวนภาพรวมของทีมกัน

ก่อนอื่น ทีมมีข้อกำหนดดังต่อไปนี้:

• ผู้ดูแลกลุ่ม/รองผู้ดูแลกลุ่มสามารถสร้างทีมและเพิ่ม/ลบผู้ใช้
• ทั้งสมาชิกและเกสต์สามารถลงทะเบียนในทีมเดียวกันได้
• ผู้ใช้หนึ่งคนสามารถอยู่ในหลายทีมได้

ทีมสามารถใช้ในพื้นที่ต่อไปนี้:

• ระบุผู้เข้าร่วมโฟลเดอร์ (ขอบเขตการดูคู่มือ)
• กำหนดผู้ร่วมแก้ไข
• ระบุปลายทางการกระจาย Task
• ผู้รับการแจ้งเตือนเมื่อเผยแพร่คู่มือ
• ระบุปลายทางการกระจายหลักสูตรการฝึกอบรม
• กรองความคืบหน้าหลักสูตรการฝึกอบรม

ผู้ใช้สามารถจัดกลุ่มเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ คุณยังสามารถเพิ่มหรือลบผู้ใช้จำนวนมากโดยใช้ CSV

โดยการใช้เทรนเนอร์และทีมอย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถบรรลุการดำเนินงานที่"เจ้าหน้าที่ฝ่ายการศึกษาในพื้นที่สามารถเพิ่มผู้รับการเทรนนิ่งตามความจำเป็นและปรับปรุงการศึกษาโดยไม่ต้องเปลี่ยนเนื้อหาหลักสูตร"

โปรดลองใช้วิธีนี้เมื่อใช้ฟีเจอร์การฝึกอบรม!

เรายังมีบทความเกี่ยวกับ "วิธีจัดระเบียบหลักสูตรเป็นหน่วยที่มีประสิทธิภาพ" โปรดตรวจสอบด้วย