เมื่อใช้งาน Teachme Biz คุณอาจสงสัยว่าใครกำลังสร้างคู่มือและมีจำนวนเท่าไร ใช่ไหม?
"การสร้างคู่มือไม่คืบหน้าระหว่างการนำ Teachme Biz มาใช้..."
"หลังจากสร้างคู่มือจำนวนมากในช่วงเริ่มต้น ไม่มีคู่มือใหม่ถูกสร้างขึ้นอีกเลย..."
นี่คือความกังวลที่เราได้ยินบ่อย
คนสร้างคู่มือ
Teachme Biz ทำให้การสร้างคู่มือเป็นเรื่องง่าย อย่างไรก็ตาม คู่มือที่จำเป็นไม่ได้ปรากฏขึ้นมาเองโดยมหัศจรรย์ - พวกมันจะมีอยู่ได้ก็ต่อเมื่อมีคนสร้างขึ้นมาเท่านั้น
ในกรณีส่วนใหญ่ การสร้างคู่มือเป็นงานเพิ่มเติมนอกเหนือจากหน้าที่ปกติ แทนที่จะปล่อยให้เป็นภาระของผู้สร้างทั้งหมด ผู้จัดการควรช่วยจัดลำดับความสำคัญของงานสร้างคู่มือ
อะไรจะเกิดขึ้นเมื่อคุณไม่ติดตามสถานะการสร้าง
อะไรจะเกิดขึ้นเมื่อคุณไม่ติดตามสถานะการสร้าง? มีปัญหาสำคัญสามประการ:
- แผนการสร้างคู่มือเริ่มต้นหยุดชะงัก ทำให้ไม่สามารถเปิดใช้ระบบได้
- คนที่ขยันสร้างคู่มือไม่ได้รับการยอมรับ ทำให้แรงจูงใจลดลง
- ไม่สามารถดำเนินมาตรการแก้ไขที่เหมาะสมตามสถานการณ์ได้
การติดตามสถานะการสร้างไม่ได้รับประกันความสำเร็จของแผน
อย่างไรก็ตาม การจัดการบุคลากรที่จำเป็นและการติดตามความคืบหน้าอย่างเหมาะสม เพิ่มโอกาสความสำเร็จของแผน
อีกด้านหนึ่งของการไม่ติดตามสถานะการสร้างคือ การจัดการที่เหมาะสมโดยอิงจากข้อมูลช่วยให้คุณ:
- ติดตามความคืบหน้าของแผน
- ระบุและประเมินว่าใครกำลังสร้างและไม่สร้างคู่มือตามแผน
- ดำเนินมาตรการแก้ไขที่เหมาะสมตามความคืบหน้าและสถานะของผู้สร้าง
สิ่งนี้สร้างวงจรการปรับปรุงสำหรับการนำไปใช้และการปรับใช้
ประเด็นที่ 2 "การระบุและประเมินว่าใครกำลังสร้างและไม่สร้างคู่มือตามแผน" มีประสิทธิภาพเมื่อส่งเสริมการสร้างคู่มือใหม่หลังการนำไปใช้
ในฐานะผู้จัดการ ตอนนี้คุณน่าจะเข้าใจความสำคัญของการติดตามสถานะการสร้างแล้ว
วิธีติดตามสถานะการสร้าง
วิธีตรวจสอบอย่างง่าย: ดูตามโฟลเดอร์
บนหน้าจอรายการโฟลเดอร์ คุณสามารถดูจำนวนคู่มือที่เผยแพร่ต่อโฟลเดอร์ได้
ในช่วงเริ่มต้นของการสร้างคู่มือในการนำ Teachme Biz มาใช้ คุณสามารถปรับใช้ฟีเจอร์นี้โดย สร้างโฟลเดอร์หรือโฟลเดอร์ย่อยสำหรับแต่ละคนที่รับผิดชอบ ซึ่งช่วยให้คุณ ตรวจสอบ "ใครกำลังสร้างคู่มือกี่เล่ม" ได้อย่างง่ายดาย
อย่างไรก็ตาม วิธีนี้ไม่แสดงจำนวนคู่มือในสถานะแบบร่าง ผู้สร้างบางคนอาจกำลังทำงานกับคู่มือหลายเล่มพร้อมกัน ดังนั้นควรตรวจสอบสถานะของคู่มือภายในโฟลเดอร์ตามความจำเป็น
เมื่อการสร้างคู่มือเสร็จสิ้นเป็นส่วนใหญ่แล้ว คุณสามารถย้ายคู่มือไปยังโฟลเดอร์ที่จัดระเบียบตามแผนกหรือหมวดหมู่ธุรกิจเพื่อเริ่มการดำเนินงาน
วิธีตรวจสอบโดยละเอียด: ตรวจสอบจาก CSV สถานะการใช้งานของผู้ใช้
คุณยังสามารถส่งออกและตรวจสอบ CSV ของสถานะการใช้งานของผู้ใช้ รวมถึงวันที่/เวลาเข้าสู่ระบบล่าสุดและจำนวนคู่มือที่เป็นเจ้าของ
*เฉพาะผู้ดูแลกลุ่มและรองผู้ดูแลกลุ่มเท่านั้นที่สามารถส่งออก CSV ได้
โดยใช้ซอฟต์แวร์สเปรดชีตเช่น Excel คุณสามารถ ใช้ฟังก์ชันตัวกรองเพื่อเรียงลำดับตาม manual_count จากน้อยไปมากหรือมากไปน้อยเพื่อระบุผู้ใช้ที่มีคู่มือจำนวนมากหรือน้อย
จำนวนคู่มือที่เป็นเจ้าของรวมคู่มือทั้งหมด: ที่เผยแพร่แล้ว แบบร่าง และที่เก็บถาวร
การดำเนินการต่อไปหลังจากติดตามสถานะการสร้าง
หลังจากติดตามสถานะการสร้าง ให้ดำเนินการสองขั้นตอน: "ทำความเข้าใจปัจจัยเบื้องหลังสถานะของผู้สร้าง" และ "วางแผนและดำเนินมาตรการแก้ไข"
ทำความเข้าใจปัจจัยเบื้องหลังสถานะการสร้าง
ตรวจสอบกับทั้งคนที่สร้างคู่มือสำเร็จและคนที่ไม่สำเร็จ หากคุณไม่สามารถตรวจสอบกับทุกคนได้ ให้สัมภาษณ์คนไม่กี่คนที่อยู่ในอันดับบนหรือล่างของรายการสถานะการสร้าง
นี่คือตัวอย่างคำถามสัมภาษณ์:
【คำถามสำหรับผู้สร้างที่ประสบความสำเร็จ】
- ใช้เวลานานเท่าไรในการสร้างคู่มือหนึ่งเล่ม?
- คุณเผชิญความท้าทายอะไรบ้างระหว่างการสร้าง?
- คุณมีเคล็ดลับสำหรับการสร้างอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่?
【คำถามสำหรับผู้สร้างที่มีปัญหา】
- คุณสามารถจัดสรรเวลาสำหรับการสร้างได้หรือไม่?
- คุณมีปัญหาเกี่ยวกับวิธีการสร้างหรือไม่?
- คุณมีปัญหาเกี่ยวกับเนื้อหาหรือไม่?
การถามผู้สร้างที่ประสบความสำเร็จเกี่ยวกับเวลาที่ใช้ ความท้าทายที่เผชิญ และเคล็ดลับประสิทธิภาพ ช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับปัญหาและแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างคู่มือ
สำหรับผู้สร้างที่มีปัญหา การระบุคอขวดของพวกเขาเป็นประเด็นสำคัญ
การวางแผนและดำเนินมาตรการแก้ไข
จุดประสงค์ของการวางแผนมาตรการแก้ไขคือการบรรลุเป้าหมายของคุณ คอขวดที่แตกต่างกันจากการสัมภาษณ์กับผู้สร้างที่มีปัญหาต้องการวิธีการที่แตกต่างกัน:
- ไม่สามารถจัดสรรเวลาสร้าง
ในกรณีนี้ ไม่ว่าคุณจะให้ความรู้มากเพียงใด พวกเขาก็จะไม่สามารถสร้างคู่มือได้ คุณต้องช่วยให้พวกเขาจัดสรรเวลา พิจารณาเกี่ยวข้องกับหัวหน้างานของพวกเขาหากจำเป็น หากการจัดสรรเวลายังคงเป็นเรื่องยาก คุณอาจต้องเปลี่ยนผู้รับผิดชอบ
- ปัญหาเกี่ยวกับวิธีการสร้าง
แม้จะมีเวลา พวกเขาก็ไม่สามารถคืบหน้าตามที่คาดหวังได้หากไม่เข้าใจวิธีสร้างคู่มือ แก้ไขปัญหานี้โดยช่วยให้พวกเขาเข้าใจการทำงานพื้นฐานของ Teachme Biz หรือโดยการแบ่งปันความรู้จากผู้สร้างที่ประสบความสำเร็จ
- ปัญหาเกี่ยวกับเนื้อหา
หากผู้สร้างไม่สามารถจัดระเบียบกระบวนการทำงานในใจสำหรับการสร้างคู่มือ พวกเขาอาจดิ้นรนอยู่คนเดียว ส่งเสริมให้พวกเขาเกี่ยวข้องกับพนักงานคนอื่นเพื่อปรับเนื้อหาให้สอดคล้องกัน
เหล่านี้เป็นเพียงตัวอย่าง - คุณอาจพบกรณีต่างๆ มากมาย ในทุกสถานการณ์ สิ่งสำคัญคือการตรวจสอบความคืบหน้าเทียบกับกำหนดเวลาอย่างสม่ำเสมอและทำการปรับเปลี่ยน เช่น การขยายกำหนดเวลาหรือเปลี่ยนเป้าหมายการสร้าง
สรุป
ตอนนี้คุณสามารถมองเห็นภาพได้หรือไม่ว่าการติดตามสถานะการสร้างเพิ่มโอกาสในการบรรลุเป้าหมายและแผนของคุณอย่างไร?
หลายคนเข้าใจความสำคัญของการสร้างคู่มือแต่ยังคงดิ้นรนที่จะสร้างจริงๆ แม้ว่าพวกเขาจะเข้าใจทางปัญญาถึงประโยชน์ระยะยาวของคู่มือ - ลดภาระการสอนและข้อผิดพลาด - พวกเขามักไม่สามารถปฏิบัติตามความรู้นี้เพราะพวกเขาถูกท่วมท้นด้วยงานเร่งด่วน
หากคุณเป็นผู้จัดการที่เผชิญกับ "การสร้างคู่มือไม่คืบหน้าระหว่างการนำไปใช้เริ่มต้น" หรือ "จำนวนคู่มือไม่เพิ่มขึ้นหลังการเปิดตัว" ลองติดตามจำนวนการสร้างคู่มือของผู้ใช้แต่ละคนเป็นงานประจำรายสัปดาห์หรือรายเดือน