เคล็ดลับการสร้างและดำเนินการ Portal Pages

Portal Pages คืออะไร

Portal Pages ช่วยให้คุณสามารถรวบรวมคู่มือที่เกี่ยวข้องกับงานไว้ในหน้าเดียวได้

ที่เกี่ยวข้อง: กรุณาแนะนำเกี่ยวกับ Portal Pages
https://help.teachme.jp/hc/th/articles/21838465421593

บทความนี้จะแนะนำตัวอย่างการสร้าง

ขั้นตอนและจุดสำคัญในการสร้างเพจ

พิจารณาวิธีการแก้ปัญหา

เริ่มต้นด้วยการทำให้ชัดเจนถึงสถานการณ์ปัจจุบันและเป้าหมายที่ต้องการ จากนั้นพิจารณาว่า Portal Pages เหมาะสมเป็นแนวทางแก้ไขเพื่อปิดช่องว่างนั้นหรือไม่

วัตถุประสงค์หลักในการพัฒนาฟีเจอร์ Portal Pages มีดังนี้

• ทำให้ผู้อ่านเข้าถึงคู่มือได้ง่ายขึ้น
• สามารถแสดงข้อมูลที่จำเป็นสำหรับงานซึ่งอยู่นอก Teachme Biz รวมไว้ในที่เดียวได้

ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ปัจจุบันและเป้าหมายที่ต้องการ อาจมีสิ่งอื่นที่ควรดำเนินการก่อน หรืออาจมีวิธีการอื่นที่เหมาะสมกว่า

ตัวอย่างที่ควรดำเนินการอื่นก่อน

• สภาพแวดล้อมการเข้าถึงยังไม่พร้อม
  →การจัดเตรียมสภาพแวดล้อมการเข้าถึง เช่น เพิ่มอุปกรณ์ จะมีประสิทธิภาพ
• คู่มือที่จำเป็นยังไม่ครบ
  →สร้างคู่มือที่ยังขาดอยู่
• Teachme Biz ยังไม่แพร่หลาย
  →แนะนำให้สร้าง Killer Content และแจ้งให้ทราบ
  ที่เกี่ยวข้อง: [เอกสารที่เป็นประโยชน์] ตัวอย่าง Killer Content ที่ควรสร้างในช่วงเริ่มต้นการใช้งาน Teachme Biz
  　https://help.teachme.jp/hc/th/articles/9316280679449

ตัวอย่างที่วิธีการอื่นเหมาะสมกว่า

• ไม่ทราบว่าคู่มือไหนมีข้อมูลที่ต้องการ
  →ตั้งชื่อคู่มือใหม่โดยคำนึงถึงมุมมองของผู้อ่าน
• โฟลเดอร์และคู่มือที่ไม่เกี่ยวข้องกับตนเองแสดงขึ้นมา ทำให้ค้นหายาก
  →มอบสิทธิ์เฉพาะที่จำเป็นตามตำแหน่งและขอบเขตงาน
  ที่เกี่ยวข้อง: มีวิธีการตั้งค่าสิทธิ์อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อมีการเปลี่ยนบุคลากรหรือไม่
  https://help.teachme.jp/hc/th/articles/900005508926

กำหนดภาพการใช้งานให้ชัดเจน

หากทำให้เป็น "หน้าที่ทุกคนใช้ได้ทั่วไป" จะทำให้ต้องค้นหาเพจหรือคู่มือในเพจ ส่งผลให้ยังคงหาคู่มือได้ยากอยู่ดี
แนะนำให้กำหนดภาพการใช้งานให้ชัดเจนและตัดสินใจเรื่องโครงสร้างก่อนสร้าง

ตัวอย่างการพิจารณาสำหรับธุรกิจโลจิสติกส์

ตัวอย่างการพิจารณาสำหรับธุรกิจค้าปลีก

ตัวอย่างการพิจารณาสำหรับธุรกิจอาหารและเครื่องดื่ม

พิจารณาโครงสร้าง

หากต้องการใส่ข้อมูลจำนวนมากในเพจ แนะนำให้แจกแจงรายการใน Excel หรือเครื่องมืออื่นก่อนสร้างบน Teachme Biz

ขั้นตอนที่แนะนำ

1. พิจารณาหน่วยของเพจ
2. พิจารณาหน่วยของส่วนที่
3. เขียนสรุปข้อมูลที่จำเป็น
4. นำคู่มือที่มีอยู่ไปใช้กับแต่ละเพจและส่วนที่
5. สร้างคู่มือที่ยังขาดอยู่

ขอแนะนำให้ใช้ "แผ่นงานจัดระเบียบ" ประกอบการพิจารณาด้วย

　แผ่นงานจัดระเบียบ (คลิกเพื่อดาวน์โหลดไฟล์ Excel ลงในอุปกรณ์ของคุณ)
　https://teachme-biz-lp.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/assets/files/cs/Teachme+Biz_portal_seirisheet.xlsx

　ที่เกี่ยวข้อง：วิธีดาวน์โหลดรายการคู่มือ (Web Browser)
　https://teachme.jp/8/manuals/7740634

สร้างเพจ

แทนที่จะมุ่งเน้นให้การเผยแพร่ครั้งแรก "สมบูรณ์แบบ" ควรเผยแพร่เมื่อมีเนื้อหาที่เป็นประโยชน์ในระดับหนึ่งแล้ว และพัฒนาต่อไปพร้อมกับผู้ชมจะมีประสิทธิภาพมากกว่า

เคล็ดลับในการสร้าง

■ไม่ใส่ส่วนที่และเนื้อหาในเพจเดียวมากเกินไป

• จำนวนส่วนที่ต่อ 1 เพจ: สูงสุด 10 ส่วน
• จำนวนเนื้อหาต่อ 1 ส่วนที่: สูงสุด 12 รายการ

■ตรวจสอบสิทธิ์การดูคู่มือ

ตรวจสอบว่าผู้ใช้ที่เป็นกลุ่มเป้าหมายได้เข้าร่วมโฟลเดอร์ที่บันทึกคู่มือที่ต้องการแสดงหรือไม่

　ที่เกี่ยวข้อง：เพิ่มหรือลบผู้ใช้งานในโฟลเดอร์ (Web Browser)
　https://teachme.jp/8/manuals/5505742

การตั้งค่าสิทธิ์ด้วย "ทีม" จะช่วยให้การตรวจสอบและแก้ไขสะดวกยิ่งขึ้น

　ที่เกี่ยวข้อง：วิธีจัดการทีมผู้ใช้งาน (Web Browser)
　https://teachme.jp/8/manuals/5505635

■เปลี่ยนภาพปกของคู่มือให้เหมาะกับภาพลักษณ์ของงาน

Before

After

　ที่เกี่ยวข้อง：การ "เปลี่ยน/แทนที่" รูปภาพหรือวิดีโอในคู่มือ (Web Browser)
　https://teachme.jp/8/manuals/10448963

■จัดเรียงเพจตามลำดับที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ชม

คู่มือและลิงก์ภายนอกใน Portal Pages จะแสดงตามลำดับที่เพิ่มเข้ามาในตอนแรก แต่สามารถจัดเรียงใหม่ได้อย่างอิสระด้วยการลากและวาง

　ที่เกี่ยวข้อง：สร้างและแก้ไข Portal Page (Web Browser)
　https://teachme.jp/8/manuals/24351863#stepId-24184336

แจ้งให้ทราบ

สิ่งสำคัญคือการสื่อสารอย่างเป็นรูปธรรมจากระดับผู้นำถึงพนักงาน โดยใช้โอกาสที่พบปะกันจริง เช่น การประชุมเช้าหรือการประชุมประจำ

• จะเริ่มใช้งานเมื่อใด
• ต้องการให้ใช้งานอย่างไร
• อุปกรณ์ที่ใช้
• เส้นทางการเข้าถึง
• การสาธิตการใช้งาน

จุดสำคัญเมื่อเริ่มใช้งาน

แจ้งเส้นทางการเข้าถึงให้ผู้ชมทราบอย่างชัดเจน

หากเพจที่สร้างขึ้นเพื่อให้ค้นหาได้ง่ายไม่เป็นที่รู้จัก หรือใช้เวลานานในการค้นหา ก็ถือว่าไม่บรรลุวัตถุประสงค์
สร้างสภาพแวดล้อมที่เข้าถึง Portal Pages ได้สะดวก

• กรณีใช้งานบนพีซี: แนะนำให้บุ๊กมาร์กใน เบราว์เซอร์

※ในอนาคตมีแผนจะเพิ่มฟังก์ชันสร้าง QR Code ใน Portal Pages เพื่อให้สามารถสแกนด้วยอุปกรณ์มือถือได้

จัดเตรียมและแจ้งขั้นตอนการรายงานเมื่อเนื้อหาหรือสิทธิ์ไม่เพียงพอ

หากเนื้อหาหรือสิทธิ์ไม่เพียงพอ เพจที่สร้างขึ้นอย่างตั้งใจก็ไม่สามารถทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ
ควรจัดเตรียมคู่มือขั้นตอนการรายงานสำหรับกรณี "ไม่มีเนื้อหาที่ต้องการ" หรือ "เนื้อหาไม่แสดง" และวางไว้ที่ส่วนบนของเพจ

กำหนดช่วงเวลาในการทบทวน

เพจก็เช่นเดียวกับคู่มือ เมื่อเวลาผ่านไปก็จะล้าสมัย
เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดสถานการณ์ที่ไม่มีคนดูเพราะไม่ตรงกับความเป็นจริง จึงแนะนำให้กำหนดช่วงเวลาและขั้นตอนในการทบทวนไว้ล่วงหน้า

สำรวจความคิดเห็นจากผู้ชม

การสร้างเพจที่สมบูรณ์แบบสำหรับผู้ชมตั้งแต่แรกเป็นเรื่องยาก
ควรรับฟังเสียงจากผู้ใช้จริงผ่านแบบสำรวจและอื่นๆ แล้วอัปเดตอย่างต่อเนื่อง เพื่อพัฒนาเพจให้เป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้จริง

แนะนำให้ดำเนินการอย่างสม่ำเสมอในช่วงเวลาทบทวน ไม่ใช่เพียงแค่ในการเผยแพร่ครั้งแรกเท่านั้น

สุดท้าย

บริษัทของเราให้บริการสนับสนุนการสร้าง Portal Pages และบริการให้คำปรึกษาที่ปรับให้เหมาะกับสถานการณ์ของบริษัทคุณ
หากต้องการนัดประชุมออนไลน์ กรุณาติดต่อผู้ดูแลของเราหรือแบบฟอร์มติดต่อได้โดยตรง

ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง

สร้างและแก้ไข Portal Page (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/24351863

ติดตามสถานะการดูของผู้ใช้ วัดผลและปรับปรุงประสิทธิภาพ
https://help.teachme.jp/hc/th/articles/900005732566