「Teachme Bizでマニュアルを作るのは簡単だけど、運用するうえで考えることや決めることは、意外と多いな…」
そう感じているユーザーの方々も、いらっしゃるのではないでしょうか？
そんなお悩みを持つユーザーの皆さま向けに「Teachme Bizの導入や推進で苦労したこと・工夫したこと」をテーマとし、Teachme Bizの導入や運用を実際に推進したご担当者様に深掘りインタビューさせていただく特集を始めました！
第7回は2021年1月にご契約いただいた株式会社ミツボシコーポレーション様です。
昭和34年設立。広島の本社の他、国内4拠点（東京・大阪・岡山・金沢）・海外２拠点（中国・ベトナム）を置き、服飾資材総合販売事業・アパレル製品生産管理事業・リサイクル事業を担う。2019年に「広島県働き方改革実践企業認定取得」、2021年にDX推進室開設など、創業からの社是『創意』を軸に、時代の変化に対応し続けている。
※取材日:2021年12月8日
- 株式会社ミツボシコーポレーション 代表取締役社長
中塚 一夫 様 - 2021年6月に代表就任。DX推進室と肩を並べて浸透を目指している。
- 株式会社ミツボシコーポレーション DX推進部 シニアマネージャー
安田 淳 様 - Teachme Bizのメイン担当者。その他にもRPA・OCR・ECサイトの運営を担当中。
- 株式会社ミツボシコーポレーション 営業部１課 シニアスタッフ
高崎 広江 様 - 第1回マニュアル作成コンテストの個人賞受賞者。
事務の戦力となるTeachme Bizはコロナ禍でも大活躍
Teachme Bizを評価に組み込んで働きやすい環境作りも目指したい
﨑村Teachme Bizの導入効果を感じられるシーンはありますか。
安田様「本社や他の支店のやり方が分かって良かった」という声はよく聞きます。例えば、本社にいる高崎が作ったマニュアルを他支店で同じような業務をする者が見て「こういうやり方があるんだ」という新発見に繋がっている、などです。拠点がいくつもあり各拠点ごとでの事例共有が難しい部分があったので、そこのナレッジ共有に繋がっていると思います。
中塚様来期はTeachme Bizも仕事の一環として評価していくことにしました。そのため、もっと浸透していくのでは、と思っています。
﨑村Teachme Bizの取り組みも評価に組み込む話、いいですね。今どんな構想があるのかをお伺いしたいです。
中塚様誰がいなくても業務がある程度回るようにして、休みを取りやすくしたいんです。「あの人がいなかったらもう大変なことになる」というのが今もあるのですが、「Teachme Bizを見れば分かるから誰が休んでも大丈夫」というところまで持っていきたいなと思っています。そういう意味でも、Teachme Bizへの取り組みも当然評価すべきことであると認識していますので、ハッキリと明言しています。
﨑村有給の取得が推奨されるものの現場としては休みにくい、どうしても責任感が強い方ほど休みにくい環境に陥りがちだと思うところがあります。組織として、社長の中塚様が意識して対応されるというのは、DX化の中でもすごく良い取り組みだと感じました。
Teachme Bizが事務作業の戦力になっている
﨑村Teachme Bizが活用されているシーンは他にもありますか。
中塚様事務を担っている者にとって戦力になっているようです。高崎の話にも出ていましたが、基幹システムのパック登録一つとっても、人によって少しずつやり方が異なっていたり、機能があるのに使われていなかったり、部署ごとに差があったところをTeachme Bizを導入して、全社で共有ができるようになりました。
中塚様コロナ禍の今は、在宅で作業することもあります。隣の人に聞けたことが聞けない状況です。そんなときでも、Teachme Bizを見ながら作業すると、いちいち聞かなくて済み、とても有効活用できています。産休で休んでいた者が先日復帰した際も、Teachme Bizを見て、「作業が思い出せて、すごく便利だ」と話していました。
Teachme Bizを浸透させ次のステップへ
時代に合ったマニュアル整備をTeachme Bizで実現したい
﨑村今後の課題として考えていることはありますか。
安田様マニュアルを作成することが、会社の財産になると社員に認識してもらうことです。休みやすい体制を作るうえで、ベテランの持っている知識をTeachme Bizに落とし込んでもらう必要がありますが、それが会社の財産にもなると認知してもらうことが課題です。会社の土台をTeachme Bizに落とし込んでいければ、代替わりしていく際も安心です。いろいろな者たちの知識を整理していきながら一緒に成長していけることに、みんなが気付けるように、進めていきたいです。
安田様DX推進でもTeachme Bizのおかげで助かっている部分があります。例えば、社内システムのアカウントやログイン方法、メールがおかしいなどの些細なことなど、ITに関する質問や問い合わせがよく来ます。そのときに「Teachme Bizに載ってますよ」と一言で返せるようになりました。そういう流れを全社的に加速させていきたいです。
新しいシステムの導入を敬遠する人は一対一のフォローで対応
﨑村Teachme Bizに期待していることはありますか。
安田様社内広報ツールとしても非常に期待をしています。新しいシステム、RPAやOCRなどは、横文字というだけで敬遠する者もいるのが現実です。実際に使っている動画をTeachme Bizにどんどん上げていって、分かりやすく展開していく広報ツールのような使い方もできそうだなと思っています。
﨑村新しいシステムが入っていきにくい社員へどう浸透していくかは、他社様でもよく課題として挙げられます。
安田様新しいシステムを導入すると、「大変そうだな」とか「覚えなきゃいけないな」というハードルは確かにあります。それはどんな業務や道具でも同じなのかなと。見てみれば、触ってみれば、使える。そこから「自分も作れるんじゃないか」というところまで、じわりじわり粘り強く進めていく必要があると思っています。
﨑村粘り強く、というのが重要そうです。
安田様やりにくさを感じている者の壁を崩していくには、時間を取ってマンツーマンで教えるしかないと思っています。話してみると「やりたいけどよく分からない」という声が聞こえてくるので、一対一で対応していくことをDX推進部の仕事の一つとしてやっていきたいです。丁寧に進めていくことで、使うのが当たり前になっていくのだと思います。何より、新入社員がたくさん使ってくれているので、非常に役に立つシステムであることは感じています。
﨑村みなさんの頭の中にある知識をマニュアルに落とし込んでいき、さまざまな方法を可視化するフェーズから、どう統一化・標準化していくかのステップへ進まれるところということでしょうか。
安田様統一化や標準化は、部署長と連携しながら進めていく必要があると思っています。「自分が困らないからやらない／やらなくても問題ない」ではなく、一歩進んだ考え方で進んでいきたいです。
見てもらうことから始めて、作成者へリクエストできる環境になることを目指してみよう
﨑村最後に、Teachme Bizをこれから導入される方に向けて、Teachme Bizを推進するうえでのアドバイスや、やって良かったなというものがあれば教えてください。
安田様やった方が良いと思うのは、閲覧数の多い、または多くなるであろうマニュアル・手順書をたくさん作ることです。引き継ぎなどでは、見る者が限定されるものも、もちろん必要ですが、「ID／パスワードはここを見れば分かりますよ」「この発送方法はこうですよ」という、簡単なことで、情報としてアクセスしたくなる・する必要が出てくるようなものがあることが大切だと感じています。
﨑村情報としてアクセスしたくなる・する必要が出てくるものは他にどんなものがありますか。
安田様今（取材時）12月ですが、これからやりたいのが年末調整の手順書です。昨年の分には間に合わなくて、結局できなかったのですが、問い合わせが多くなるものなので、今年の年末に向けて対応していきたいです。需要と供給のバランスが取れたものから作っていくと非常に効果があると思います。
﨑村とても参考になります。他には何かありますか。
安田様ベテラン社員に新入社員や経験が浅い社員が「これを作ってほしい」とリクエストしていくような流れができるのが理想です。他の社員や他部署からのリクエストがあって、需要があることが分かったうえで作ると、作る側のモチベーションも変わってきたり、表現の仕方も変わってきたりするように感じています。自己満足で作るのではなく、読む者が想像できるような優先順位を最初に考えて、作っていくのがおすすめです。
﨑村すべて本当に大切なところですよね。触ってみたら意外と使いやすいとか、「ああこういう風にできるのね」と理解していただけることは多いです。ただ、まず触っていただくところが大きなハードルになっているお客様も多くいらっしゃいます。
﨑村まずは、見てもらうことを第一に、よく困ることを先にマニュアル化して、知ってもらうようにする。そのうえで、「こういうマニュアルが欲しい」とリクエストがあると、作成者もやりがいを持って作成しやすくなる、という流れは理想的だと思いました。
﨑村本日はありがとうございました。