「Teachme Bizでマニュアルを作るのは簡単だけど、運用するうえで考えることや決めることは、意外と多いな…」
そう感じているユーザーの方々も、いらっしゃるのではないでしょうか？
そんなお悩みを持つユーザーの皆さま向けに「Teachme Bizの導入や推進で苦労したこと・工夫したこと」をテーマとし、Teachme Bizの導入や運用を実際に推進したご担当者様に深掘りインタビューさせていただく特集を始めました！
第7回は2021年1月にご契約いただいた株式会社ミツボシコーポレーション様です。
昭和34年設立。広島の本社の他、国内4拠点（東京・大阪・岡山・金沢）・海外２拠点（中国・ベトナム）を置き、服飾資材総合販売事業・アパレル製品生産管理事業・リサイクル事業を担う。2019年に「広島県働き方改革実践企業認定取得」、2021年にDX推進室開設など、創業からの社是『創意』を軸に、時代の変化に対応し続けている。
※取材日:2021年12月8日
- 株式会社ミツボシコーポレーション 代表取締役社長
中塚 一夫 様 - 2021年6月に代表就任。DX推進部と肩を並べて浸透を目指している。
- 株式会社ミツボシコーポレーション DX推進部 シニアマネージャー
安田 淳 様 - Teachme Bizのメイン担当者。その他にもRPA・OCR・ECサイトの運営を担当中。
- 株式会社ミツボシコーポレーション 営業部１課 シニアスタッフ
高崎 広江 様 - 第1回マニュアル作成コンテストの個人賞受賞者。
- 株式会社ミツボシコーポレーション 貿易部 ディレクター
松本 寿己 様 - 第1回マニュアル作成コンテストの部門賞受賞部署の部署長。
コンテストの個人賞受賞者が行ったマニュアル作成方法
属人化していた日々の業務内容をマニュアル化
﨑村高崎様が個人賞を受賞されたマニュアルは、どういったものを作られたのでしょうか。
高崎様私の頭の中や別で作っていたものをもとに、日々の業務についてのマニュアルを作成しました。後輩から質問されたことを「Teachme Bizで作ってみよう」と考えて作成することもあります。
﨑村どういったマニュアルが使われていたのでしょうか。
高崎様日常業務の流れについてのマニュアルです。「パック」というシステムは、一つの製品にファスナーやボタン、ネームなど、いろいろな服飾資材を登録し、それをもとに受注してピッキング表を出す作業があり、そのマニュアルが活用されていました。私が作ったマニュアルをそのまま転用して、他の支店で使ってくれているのを見たときは嬉しかったです。
﨑村作成にあたってのポイントはありますか。
高崎様1本のマニュアルに詰め込みすぎてしまうと分かりにくくなるので、メインの流れを作って、こういうときはこのリンクを参照してください、と紐付けしていきました。
﨑村反対に、Teachme Bizでのマニュアル作成で苦労されたことはありますか。
高崎様動画撮影で失敗をたくさんして、何回も作り変えたり、編集していて間違えて消してしまったりといったことはありました。慣れればそんな失敗をすることもなくなり、動画撮影も順調にできるようになっています。はじめの3つくらいを作るまでは、時間がかかっていましたが、その後は「こう作っていこう」って頭の中にイメージしたものを作れるようになりました。
公開後に修正しながらマニュアルを更新
﨑村Teachme Bizでのマニュアルはどのような方法で作られていますか。
高崎様もともとExcelで作っていた部分もあるので、それを見ながら作っていますが、途中からは頭の中でイメージして、いきなり作るようになりました。
﨑村高崎さんが作られたマニュアルで「ここはどうなってるの」と問い合わせが入ることはありますか。
高崎様あまりその問い合わせはないですね。ただ、内線で「これどうするんだっけ」と聞かれることはあるので、「Teachme Bizを見てください」と返事をするときはあります。
﨑村マニュアル1本あたり、作成にかかる時間はどのくらいですか。
高崎様内容にもよりますが、簡単なものなら30分くらいです。詳しく作ったものは、何日かに分けて作っています。また、公開した後も、編集を何回もして直しています。
﨑村作った後に修正が簡単にできるので、ある程度カジュアルに公開できるところも良い点として捉えていただけているのでしょうか。
高崎様そうですね。間違って下書きを公開して、「あ、間違えた」ということもよくありますが（笑）。
部門賞受賞の貿易部でのマニュアル作成方法
Teachme Bizが貿易部の課題解決に一役買っている
﨑村松本様からも、貿易部として作られたマニュアルについてぜひお話を伺いたいです。まず、貿易部の業務内容や松本様のポジションについて教えてください。
松本様貿易部は、輸出入業務を担当しています。私が部署長を務めておりまして、もう30年以上実務を担っています。他の部署からすれば、あまり理解ができないような特殊な業務が多いです。
﨑村貿易部でのマニュアルに対する課題感などはもともとあったのでしょうか。
松本様引き継ぎノートというものを持ってはいますが、有効活用できていない状態でした。そこで、Teachme Bizでマニュアルを作成するにあたって、そのノートの代わりになる、みんなが見られるものを1人何本か作るように指示を出して進めていきました。
﨑村引き継ぎノートは紙ですか。
松本様紙のノートです。ただ、回覧しても見てもらう時間もなく、目を通す者もいれば目を通さない者もいる状態でした。また、ノートに書いてあることだけでは行間が読めないなど、いろいろな意味で不便ではありました。
﨑村Teachme Bizでは、そうした問題もクリアになっているのでしょうか。
松本様Teachme Bizで作ることによって、行間も補完した形で出してもらえるようになっています。また、他の者はできているけど実は自分は分かっていなかったことが、マニュアルを通して理解できるようになって能力が上がったり、仕事に対しても有効に使えたりすることもあり、参考にしています。
ただのマニュアルではなく仕事を属人化させない目的も込めて作成を推進
﨑村松本様がTeachme Biz自体を触られたのは、どんなきっかけがあったのでしょうか。
松本様中塚から「1人1本でも作ること」と号令がかかりまして、部署長である以上、最低でも2、3個は作らなければならなくなったことがきっかけです。
﨑村どのような内容のマニュアルを作られたのでしょうか。
松本様化学繊維などの資材に関して、化学物質の使用および検査などはさまざまな条件があるので、その内容をまとめてTeachme Bizで作成しました。そのマニュアルを公開することで、特殊な業務を行っている貿易部の実務理解が進み、他部署の方に分かってもらえたらな、という想いで作っていました。
﨑村マニュアルの作成に貿易部について理解を深める目的も持たせていらしたのですね。
松本様コンテストがきっかけではありましたが、受賞が目的ではなく、仕事を属人化させないようにしたいなど、さまざまな意味を込めてマニュアルを作成していました。
﨑村仕事が属人化していることでの課題感もお持ちだったということでしょうか。
松本様自分しか知らないことがあって休みにくい苦しさはありました。そのため、Teachme Bizは、他の者が長期の休みを取っても、みんなでカバーできるような形にどうやったらできるのか、も意識して作っています。多能工化することによって作業がスムーズに進むのであれば、会社にとって良いことですし、これが進んでいければ、もっともっと良い方向に向くんじゃないかなと思っています。
簡単に作れるため、作成しながらスキルを磨く
﨑村貿易部では合計何本くらいのマニュアルを作成されていますか。
松本様部署としては26本作っていて、まだまだ出せる状況です。私は、スマホで作業していましたが、2、3個作っているうちに「あぁ、こういう風にすればできるんだ」とだいたい理解できました。部下ものみ込みが早く、すぐ作ってもらえました。
﨑村作ってみたら意外とすんなりいったというイメージでしょうか。
松本様はい。最初、難しそうと感じていたのも、実際にやってみると「簡単に作れるんだ」となりました。4〜5回目くらいからは、もっと詳しく、もっと詳しく、と完成度の高いものがどんどんできるようになって、やっていくうちにスキルが身に付いていきました。
﨑村Teachme Bizで、「良かったな」と感じたポイントがあればお伺いしたいです。
松本様他の社員のテクニックが見える化されて、とても参考になる点です。私たちはExcelを使って書類の作成をしていますが、マニュアルを作る中で、他の者のマニュアルを見て、例えば「こういう関数式の使い方があるんだ」など、参考にできるところです。新しい知識がどんどん増えています。表計算の仕方や、PDFをExcelに落とすマニュアルは、とても参考になりました。