ポータルページとフォルダは、どちらもマニュアルを見つけやすくするための機能ですが、役割が違います。
フォルダの役割
フォルダは、マニュアルを整理し、管理するための場所です。
マニュアルは、どれか1つのフォルダに保存されます。
誰がマニュアルを閲覧・編集できるかは、フォルダに参加しているユーザーやチームで決まります。
フォルダ管理者、承認ワークフロー、外部公開などの設定も、フォルダごとに行います。
関連：フォルダについて教えてください
https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/36406905956505
ポータルページの役割
ポータルページは、特定の業務や場面に必要な情報を1か所に集めるページです。
フォルダを横断してマニュアルを追加でき、Teachme Biz以外のページへの外部リンクも一緒に並べられます。
同じマニュアルを、複数のページに追加することもできます。
ポータルページそのものに閲覧制限はかけられません。
閲覧者が参加していないフォルダのマニュアルは、ページに並べても閲覧できません。
関連：ポータルページ機能について教えてください
https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/21838465421593
使い分けの考え方
まずフォルダで「誰が見られるか」を決める
閲覧や編集の権限は、フォルダでしか分けられません。
部署や職種など、見せる相手の範囲でフォルダを分け、マニュアルを保存する場所を決めましょう。
関連：
自社のフォルダ・チームの作成方針を検討する
https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/60772163786009
マニュアルを探しやすいサブフォルダ構成をつくる
https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/60482306692377
「この場面で必要なもの」はポータルページにまとめる
新人の入社初日、開店から閉店までの流れ、設備の点検など、場面ごとに必要なマニュアルが複数のフォルダに分かれていることがあります。
そうしたときは、フォルダを作り直すのではなく、場面ごとのポータルページにまとめましょう。
閲覧者は、その場面で開くページだけを覚えておけば済みます。
関連：ポータルページの作成と運用のコツ
https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/22757365070105
見せたくない相手がいるときは、フォルダの権限で分ける
ポータルページでは閲覧者を絞れません。
特定の人にだけ見せたいマニュアルは、そのマニュアルを保存しているフォルダの参加ユーザー・参加チームで制限してください。
関連：ポータルページで閲覧制限はできますか
https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/44980790676633
迷ったときの目安
- 部署ごとに、見られるマニュアルを分けたい：フォルダ
- 承認ワークフローや外部公開を使いたい：フォルダ
- 複数のフォルダにあるマニュアルを、業務の流れの順に並べたい：ポータルページ
- 社内システムなど、Teachme Biz以外のページへのリンクも一緒に見せたい：ポータルページ