承認ワークフローについてよくあるご質問

フォルダ設定について

Q. 閲覧者権限でも承認権限者になれますか？

A.該当のフォルダに参加しているユーザーあれば、誰でも承認権限者になれます。

Q. サブフォルダ単位で承認権限者を設定することはできますか？

A. サブフォルダ単位での承認者設定はできません。
ただし、承認申請時に個別のマニュアルに対して、承認者の選択が可能です。

承認申請時の設定について

Q. 同一ユーザーを複数の段階で承認者に設定することはできますか？

A.できません。

Q. 承認申請を行うユーザーと承認者が同一でも申請できますか？

A.できます。

Q. 複数のユーザーを承認者にしている場合、全員から承認されないとマニュアルを公開できませんか？

A.全員の承認が必要かどうかは、申請時に選択できます。

「全員の承認が必要」か「いずれか一人の承認」かを指定することができます。

Q. フォルダ・サブフォルダ単位でワークフロー・承認者の設定（プリセット）を登録して、申請時に呼び出すことはできますか

A. できません。

承認プロセス中の操作について

Q.複数段階の承認設定で差し戻した場合、途中の段階から承認を再開できますか？

A.できません。1段階目から改めて承認する必要があります。

Q.承認者がマニュアルの内容や改訂履歴を修正することはできますか？

A.できません。マニュアルを差し戻してください。

Q. [承認待ち]と表示されてしまい、マニュアルを修正できません。どうすればいいですか？

A. 承認申請を取り下げることで、マニュアルの修正が可能になります。

その他、ステータス毎にできる操作は、以下の表からご確認ください。

ワークフローに対してできる操作

マニュアルに対してできる操作

※マニュアルの所有者変更は、マニュアル一覧画面からであれば承認ワークフローが進行中でも変更可能です。
　マニュアル編集画面からは変更できません。

公開操作・通知について

Q. マニュアルの申請時や、差し戻し・承認時に通知は届きますか？

A. 届きます。

▼Teachme Bizから送信されるシステム通知メール一覧を教えてください
https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/7900696772377

Q. 承認されたマニュアルの公開時、更新通知が配信されませんでした。なぜですか？

A. マニュアルの公開通知は、手動でマニュアルを公開するときにのみ設定が可能です。

▼マニュアルを「公開」「更新」したことを通知する（Webブラウザ版）
https://teachme.jp/8/manuals/8033037

そのためマニュアルの承認申請時に、「承認完了時にマニュアルを公開する」を設定している場合は通知されません。
通知機能を利用する場合は公開設定にチェックを入れず、申請者が公開を行なってください。

改定履歴について

Q. 改訂履歴をマニュアル公開後に修正・削除できますか？

A.文書管理の観点から、マニュアルの改訂履歴をマニュアル公開後に修正、削除することはできません。

また、同じ理由で、「承認者」「更新者」欄には、承認、更新時点のユーザーの「表示名」が表示される仕様です。
表示が「削除済みユーザー」等に置き換わることはありません。

Q.外部公開マニュアルの改訂履歴を外部に非公開にできますか？

A.可能です。

改訂履歴を表示する設定の場合でも、ログインしていないユーザーには編集者の表示名は非表示となり、履歴の内容のみが表示されます。

モバイルアプリでの申請について

Q. 複数人承認・多段階申請はできますか

A.可能ですが、特定の操作を行った場合に限ります。

• Webブラウザ版でワークフロー設定済みの状態で、モバイルアプリから申請する場合
  複数人承認・多段階承認ができます。
  Webブラウザ版で設定されたワークフローに沿った申請が行われます。
  ※モバイルアプリの画面デザインの仕様上、ワークフローが適用されているかわからない見た目ですが、内部的には設定されたワークフローが実行されます。
• Webブラウザ版でワークフロー設定がされていない状態で、モバイルアプリから申請する場合
  複数人承認・多段階承認はできません。
  承認権限者の中から1人をワークフローの承認者とした1段階のワークフローが自動で設定され、申請が行われます。