「Teachme Bizでマニュアルを作るのは簡単だけど、運用するうえで考えることや決めること、意外と多いな…」
そう感じているユーザーの方々、結構いらっしゃるのではないでしょうか？
そこで、そんなお悩みを持つユーザーの皆さま向けに「Teachme Bizの導入や推進で苦労したこと・工夫したこと」をテーマとし、Teachme Bizの導入・推進を実際に行ったご担当者さまに深掘りインタビューする特集を始めました！
第4回は2020年12月にご契約された株式会社魁力屋様。
本記事は、魁力屋様へのインタビューvol.4をお送りします。
↓前回記事↓
- 株式会社魁力屋 人材育成部部長※
濵口 孝之様 - 人材育成部を束ねる。Teachme Bizの導入・推進を行った。
- 株式会社魁力屋 人材育成部
永澤 奈穂実様 - 人材育成部において主に採用領域を担当。Teachme Bizを活用したマニュアル等の作成も担う。
※部署名は取材時のものとなります。2022年3月現在は、営業企画部
取材者:株式会社スタディスト 﨑村 藤岡
取材日:2021年 10月 22日
閲覧数を共有し各店舗での取り組みを発表することで店長からスタッフ全体へTeachme Bizを広めている
﨑村店舗のスタッフやパート・アルバイトさんに、Teachme Bizを使ってもらうための取り組みはされましたか。
濵口様基本的には店長に任せていましたが、店舗ごとの1ヶ月の閲覧回数を毎月確認しています。それを店長会議で共有したり、店舗独自の取り組み報告を受けたりしています。
﨑村どんな報告が来ているのでしょうか。
濵口様ある店舗では、星取表のようなものを作ってくれました。マニュアル名や人の名前が並んだ表が事務所に貼り出されていて、動画を見たらシールをつけていく。僕らもびっくりするくらい、このマニュアルを全従業員に見せようと努力してくれた店長がいました。
﨑村店長さんが自発的にそういう取り組みをされたのですね。
濵口様そうです。あとは、閲覧数が高い店舗の店長に、取り組みを発表する機会を店長会議などの場で与えました。弊社では、主体性のある店長が多いのが特徴です。雇われているだけではなく、自分で何かを考えて実行する店長が多いので、そういった部分では、僕らは閲覧数だけを共有しています。あとは、ツールを活かせた店舗にはどうやって上手くできたかっていうのを横展開させるのが我々の役割です。
﨑村現場が必要なマニュアルを整備するだけでなく、各店長さんを巻き込んでいく取り組みも実施されていた。さらに、店長さんの方で自発的に取り組まれたこともあったのですね。
濵口様そうですね、現場の悩みをこのTeachme Bizで解決しているので、現場のスタッフも非常に喜んでおります。
藤岡Teachme Bizの浸透に際して、閲覧状況の確認を高頻度にしてくださいました。一番高頻度なときで1週間に1回チェックされていましたよね。
濵口様初めはそうだったかもしれないですね。
藤岡そこまでしっかりと閲覧状況を確認されるお客様はなかなかいらっしゃらないです。そこを御社が積極的にチェックされて、閲覧が安定したら1ヶ月に1回などと頻度を落としていき、Teachme Bizへスムーズに移行できたことは個人的にすごく印象に残っています。
「マニュアルをどう作るか」ではなく「魁力屋としての基準を決めてマニュアルを作る」ことが大切
﨑村これから新しく取り組もうとされていることは何かございますか。
濵口様今取り組みたいのは、調理技術などを全店舗で安定させることです。チャーハンを作るとかラーメンを作るというのがまだまだ職人肌なところがあるので、クオリティを高めるためにも一定の基準を持って作りたいと思っています。
﨑村チャーハンやラーメン作りのマニュアルがない状態ということでしょうか。
濵口様完成形の基準はもちろんありますが、弊社も100店舗を超えてきて、「中華鍋の振り方」などのような細かい工程にはいろいろな流派が存在してしまっているのです。そうではなくて、「魁力屋としての基準」を整備したいと思っています。マニュアルをTeachme Bizで作成することが困難なのではなくて、「そもそも魁力屋の基準は何か？」を決めるのに難航しています。
﨑村鍋の振り方一つとっても、「魁力屋のブランド」を確立するために基準を揃えることが一番大事。
濵口様そうです。例えばチャーハンですと、完成形はどの店舗でもおおよそ一緒なんですが、その工程が各店舗によって違っています。入れる順番だったり、調味料の量もmlレベルで店舗によって微妙にズレていたりするので、各店舗で派生したものを一つにしようとしています。
ただ揃えると言っても、明確な答えがないものがかなりあります。ラーメンを作る手順や伝票の捌き方も、みんな一生懸命やってくれているのですが、その基準を標準化するのが難しく、苦労しています。
﨑村細かな作業の一つひとつに焦点をあてて取り組まれているのですね。
濵口様さまざまな意見を聞きながら、統一している段階です。
永澤様人材育成部として、昇給昇格に関する仕組みやキャリアパスを整えている最中で、役職が上がるときに「Teachme Bizのこの項目は絶対見ておきましょう」という仕組みづくりまで、Teachme Bizでできたらいいと考えています。
﨑村他の部署の方も、Teachme Bizでマニュアルを作られることは今後想定されていますか。
濵口様経理部が新しく経費精算システムを導入したときは、僕らでは手が回らなくて、経理部にTeachme Bizでのマニュアル作成を丸投げしました。笑 それでもマニュアルは問題なく作れていて、システムの導入に成功しました。今マニュアルの作成を頑張っているのは商品部です。あとは、総務の業務でレジのデータ配信があり、それもTeachme Bizでいくつかマニュアルを作っています。
﨑村魁力屋ブランドを守るために、評価制度にTeachme Bizでのインプットを組み込んでいらっしゃる。あとは直営店だけでなく、独立店に対して、一つの魁力屋ブランドとしていかに品質を統一していくかがこれからの取り組みなのですね。
ITに強くない社員でも使いやすいTeachme Bizだからスムーズに導入できたと思っている
﨑村Teachme Bizの浸透や定着に向けたさまざまな取り組みが伺えました。
一方で、今までTeachme Bizを運用するうえで困ったことはありますか？
濵口様あまり困っていないです。機能に関する要望でいうと、たまに複数の動画を結合するので、他の動画の編集アプリも使っています。これがTeachme Biz上で叶ったらいいなとは思っています。
﨑村現場で使うものとなると、すぐ更新できる点は一つの大きなキーワードになるのでしょうか。
濵口様弊社はラーメン屋なので、ITにあまり強くないスタッフばかりです。そのため、より簡単でより見やすいというのが、やはりいいなと思います。今使用しているグループウェアでもURLをクリックするだけでマニュアルを閲覧できるなど、操作性も非常に良かったです。
﨑村そこに関しては、導入を決めたときからのギャップはそれほどなかったですか。
濵口様ないですね、そこは大きく感じていません。
﨑村作成しやすく閲覧しやすいため、導入がスムーズだったのですね。
濵口様そうです。
﨑村最後に、Teachme Bizの導入を決めたお客様に向けてコメントを頂きたいです。もし濵口様や永澤様が、もう一回Teachme Bizを導入するとなったら、管理者として何をすればいいか、ぜひお聞かせください。
濵口様マニュアルはどんどん増えていくと思うのですが、マニュアルの一覧を画面で見たときに、表紙にいろいろな画像があるとどれが何か分からないので、種類毎に表紙を統一することが大事かなと思います。あまりにマニアックな話だったかな。笑
﨑村マニアックな話が実は大事なんです。マニュアルの種類によって、表紙を視覚的に分かりやすく意識して統一されているのですね。
濵口様そうですね。例えば現場の業務だったら、バック、セット、洗い場というフォルダがあって、その中にバックの仕方、セットの仕方、ドリンクの作り方みたいなものが、これは何の作業だと一目で分かるようにして、より見やすくしています。
﨑村永澤様は何かありますか。
永澤様考えが止まってしまったときは、どうマニュアルに落とそうかとあまり悩まずにやってみたらいいと思います。先ほど最初に考えられるものは書き出してステップを考えると言ったのですが、そうやってやってみることもあれば、そこに悩んだらいったん手を動かしてみることもあります。すると意外に、Teachme Bizで作り始めたら最後まで作れることも多いのです。
永澤様あとはやはり、Teachme Bizに新しいマニュアルを作るだけだと、どうしても浸透しないです。採用ポスターの例のように、社内の情報共有のページをTeachme Bizで簡単に作って、マニュアルだけでなく他の取り組みと循環させられるようになったら、より促進できると思います。Teachme Bizにはいろいろな活用方法があるのだと実感しています。
﨑村考えすぎずにいったん作ってみるのも、作成するために大事なポイントですね。あとは作るだけではなく、いかに業務に組み込むか、見る仕組みとしてちゃんと何かに組み込むことを永澤様は意識しているのですね。
濵口様Teachme Bizの浸透のための仕掛けをやっているというより、人材育成や採用など取り組みに”利用している”感覚です。作成だけでなく配信まで簡単なTeachme Bizが、各店舗への情報連携に大きく役立っていて、我々の動き次第で、いろいろなことが可能になったなと思います。作成したものを外部に公開できるし、内部だけに公開することも選択できる。今まではやりたくてもできなかったことですが、その統制も上手くできていると思います。
﨑村弊社からは機能は提供できますが、実際に使って運用に落とし込んでもらうには、会社さんのアイデアや実行力が必要になってきます。そのように御社に使っていただいているのは理想的です。
永澤様私はすごく頭が固くなっていて、Teachme Bizはマニュアルを作るために使うものだと最初はすごく思いすぎていました。濵口はその辺りがすごく柔らかくて、「それ、Teachme Bizの方が分かりやすくない？」ってすごくいろいろな業務に対して言ってくれたので。なるほど、マニュアルじゃないけど、これもステップにしたら分かりやすいなとか。わざわざ文字にするよりは絵も入れて伝えた方が伝わりやすい。いわゆる業務のマニュアルじゃないものでも、落とせばすごくいいなと途中で頭が切り替わって、より使いやすくなったと思います。
濵口様業務の連絡にも大いに役立っていますね。このステップでこれを提出してくださいとか、流れを説明するのにもめちゃくちゃ良いです。
濵口様Teachme Bizのメリットとしては、何より価格が安いと思います。実は最初、動画マニュアルを業者さんに作ってもらうつもりでした。金額としては、Teachme Bizさんの倍以上。動画マニュアル制作のプロが作るので、全店舗で統一されたフォーマットで、視覚的にも見やすい動画マニュアルができ上がっていた可能性もあったわけです。
濵口様一方でTeachme Bizは、我々の手数が少し増えたとしても、作成は簡単だし、公開後もいつでも更新でき、常にアップデートできる。もちろんアップデートも簡単なので、すごく良かったです。
﨑村本日は、ありがとうございました！