ポータルページも駆使しながら、ミャンマー人の実習生の技術習得にTeachme Bizを活用！【ユーザーインタビュー／アイテック株式会社様Part.2】

「Teachme Bizの導入や推進で苦労したこと・工夫したこと」をテーマにユーザーさまへお話を伺う深掘りインタビュー。

今回お話を伺ったのは、Teachme Biz Award 2023にてダイバーシティ推進賞を受賞したアイテック株式会社さまです。Part.2では、ミャンマーから来られているモーさまを中心に実習生のTeachme Biz活用について伺ったほか、ポータルページの活用についてもお話しいただきました。

実習生向けに翻訳版マニュアルを作成。作業習得が1ヶ月から1週間に短縮された

--実習生の方に向けて、Teachme Bizでミャンマー語のマニュアル作成もされていると伺いました。その取り組みを始めた経緯について教えてください。

長廣さま：モーさんも含めた第1期の実習生を受け入れた当時は、当然日本語のマニュアルや手順書しかありませんでした。実習生も最初は日本語に慣れていなかったので、作業習得まで非常に時間がかかっていたんです。マニュアルがあっても付きっきりで教えなくてはならず、1つの作業習得までに約1ヶ月はかかっていました。
そこで、第2期生を受け入れる際に、モーさんたち1期生にTeachme Bizで作ったマニュアルをミャンマー語に翻訳してもらい、それを使って1期生が2期生にミャンマー語で作業を教えるという形をとってみたんです。そうしたところ、以前は1ヶ月かかっていた作業が約1週間で覚えられるようになったので、「これはすごい！」と効果を実感し、継続的にミャンマー語のマニュアル作成を推進することになりました。

--モーさんたち第1期生の方々が、日本語のマニュアルをミャンマー語に翻訳してマニュアルを作成されたとのことですが、翻訳作業で大変だった点を教えてください。

モーさま：当時はまだ作業にも慣れていませんでしたし、分からない日本語もたくさんあったので大変でした。作業で分からないところや、難しい日本語が出てきたら、そのたびに長廣さんに聞いて少しずつ翻訳を進めていきました。
また、日本語のマニュアルでも、作成者によって作業を説明するときの言葉や表現が違うことがあり、翻訳するのも大変でした。

--実習生のみなさんはどういったときにマニュアルを見られているのでしょうか？

モーさま：最初に作業を教えるときと、作業をやっていて分からないところが出てきたら、マニュアルで確認するということが多いです。常に見ているわけではないですが、ミャンマー語のマニュアルがあることで、作業自体が早くなっていると思います。

週1時間マニュアル作成の時間を確保し、内容も実習生が自発的に考案

--ミャンマー語のマニュアル作成は、いつ行われているのでしょうか？

長廣さま：実習生の方々には、毎週水曜日に必ず1時間マニュアル作成の時間を確保し、1ヶ月に1マニュアル完成というペースで進めてもらっています。

--ミャンマー語のマニュアル作成について、内容は藤田さまや長廣さまから指示されているのでしょうか？

長廣さま：いえ、実習生同士で相談してもらい、自分たち主導で内容まで決めてもらっています。というのも、実習生にとってどういう作業が難しいのか、マニュアルが必要なのか、実体験から考えてもらった方がより実用的なマニュアルになると考えたからです。

モーさま：必要な日本語マニュアルをミャンマー語に翻訳することはある程度できたので、今は必要だと思うマニュアルをミャンマー語で新しく作成しています。実際に難しかった作業などを思い出して、後輩たちに伝えたいことをマニュアル化する形です。動画や画像も自分たちで撮って作っています。
それから、ミャンマー語のマニュアルが完成したら、作った実習生が先生になってその日のうちに皆を集めて教えています。全員が新しい作業を確認でき、その後もスムーズに仕事を進められます。

藤田さま：現在、実習生は全6名在籍しており、第4期生まで受け入れているのですが、週1回1時間のミャンマー語マニュアル作成が、実習生同士のコミュニケーションを深めたり、業務内容の意見交換をしたりする場にもなっているんです。
実習生にはできるだけ早く作業を習得してもらうことが、彼らにも会社にも大きなメリットになります。ミャンマー語でのマニュアル作成を始めてから、作業習得までの時間が大幅に短縮されたので非常に意義のある取り組みだと考えています。

ポータルページを活用しマニュアルを整理・仕分けしている

--続いて、Teachme Bizのポータルページ活用の取り組みについてお伺いします。まず、ポータルページ活用を始められた背景や目的を教えてください。

藤田さま：社内でTeachme Bizが浸透し、さまざまなマニュアルが貯まってきていたのですが、次はこれをいかに探しやすく整理するかという課題が出てきたんです。そこで、体系的に整理するためにポータルページを使ってみよう、と取り組みを開始しました。

--ポータルページを使われてみて、使いやすさや使用感はいかがでしたか？ 

藤田さま：使いやすかったですね。分かりやすく仕分けられると思います。ポイントとしては、マニュアルを作った側の視点で整理してしまうとあまり探しやすさにつながらないので、見る側の視点に立って整理することが重要だと感じました。「この状況のときに、すぐにこのマニュアルを探せるように」といった想像をしながら、ポータルページを使っています。

--ポータルページでマニュアルを整理できるようになって、実際にマニュアルが探しやすくなりましたか？

長廣さま：はい、以前より探しやすくなっていると思います。例えば、ミャンマー語のマニュアルを集めたページがあるのですが、実習生の方は基本的にそこを見れば良いという風にシンプルになりました。

モーさま：ポータルページで画像を使うことによって、ミャンマー語のマニュアルがここにあると分かるようになってからは非常に助かっています。

藤田さま：これは長廣さんのアイディアなのですが、ミャンマー語マニュアルのページにはミャンマー国旗の画像を付けて、「ここにはミャンマー語のマニュアルがあるよ」と分かるようにしています。ページの一覧を見て何のマニュアルが入っているかパッとイメージできることが大切なので、視認性には気を付けています。
ポータルページに関しては、まだプレス課などで活用を始めたばかりの段階ですが、今後は他の部署でも使えるように取り組みを進めていきたいと考えています。