Teachme Bizの導入で、属人化していた現場のノウハウが可視化された【ユーザーインタビュー／アイテック株式会社様Part.1】

「Teachme Bizの導入や推進で苦労したこと・工夫したこと」をテーマにユーザーさまへお話を伺う深掘りインタビュー。

今回お話を伺ったのは、Teachme Biz Award 2023にてダイバーシティ推進賞を受賞したアイテック株式会社様です。Part.1では、代表取締役社長の藤田さま、製造部プレス課の長廣さま.を中心に、Teachme Biz導入の目的や成果について、お話しいただきました。

「先輩の技を見て覚える」では、属人化やスキルのばらつきなどの問題があった

--本日はアイテック株式会社さまより、3名の方にお話を伺います。まず簡単に自己紹介をお願いできますでしょうか？

藤田さま：アイテック株式会社の代表取締役社長を務めております、藤田理です。弊社は金属熱処理を軸にプレス・接合などの技術を用い、主に二輪車・四輪車のクラッチやエンジン回りの部品製造と販売の事業を行っています。

長廣さま：製造部プレス課の長廣良一です。プレス課はプレスグループと接合グループに別れているのですが、私はカシメ作業や溶接作業をメインに行う接合グループのリーダーを担当しています。

モーさま：モーグン・アウンです。2017年に来日し、アイテック株式会社には第1期の実習生として入社しました。プレス課接合グループに所属し、主にロボット溶接の業務を担当しています。(社内ではモーさんと呼ばれているようです。)

--Teachme Bizを導入した目的や、導入前の課題について教えてください。

藤田さま：プレスや接合の技術習得は、長い間「先輩のやっていることを見て覚える」というやり方が主流だったのですが、それでは属人化したり技術レベルがばらついたりする問題がありました。また、作業マニュアルや作業標準書を作ろうと思っても、それを分かりやすく文章化することが容易ではなく、なかなか実用的なマニュアルを作れなかったんです。
そんな中でTeachme Bizを知り、これならば画像や動画も使って分かりやすくマニュアル化できるのではないかと考え、約5年前に導入しました。

--Teachme Bizを導入されて、最初の印象や活用の流れはどんなものでしたか？

藤田さま：プレス課は10数名の小グループなのですが、作業としては、組付けや細かい部品の接合、段取りなど細かく煩雑な作業が多くなります。まずは、それらのマニュアル化を進めていくため、意識的にTeachme Bizを使っていこう、という流れでした。
使ってみると、「これなら、画像や動画も入れ込んで分かりやすく説明ができるぞ」という印象でしたね。その中で長廣さんが率先してマニュアルを作成してくれるようになり、マニュアル作成の流れが社内にできていきました。

--長廣さまが率先されてマニュアル作成されたとのことですが、とはいえ、最初はTeachme Bizの活用に抵抗感などはありませんでしたか？

長廣さま：正直、抵抗感はありました。私は最初ログインすらできなかったので「難しそうだし、紙のマニュアルでいいじゃないか」という気持ちでした。しかし実際に使い始めて慣れてくると、思ったよりもずっと操作が簡単だったので、そこで抵抗感が薄れて「とりあえず1つ作ってみようか」ということになったんです。

--モーさまは、Teachme Bizの活用に抵抗感などはありませんでしたか？

モーさま：私は長廣さんたちがマニュアルをどんどん作ってくれるようになってから、Teachme Bizをさわるようになったこともあり、抵抗感はなかったです。むしろ、パソコンやスマートフォンから操作できるのは良かったです。

1つ目のマニュアルが完成した成功体験から、次々と作るように

--長廣さまが1本作成された後、率先してマニュアル作成をされるようになったとのことですが、そのきっかけは何だったのでしょうか？

長廣さま：1つマニュアルを作ったら「画像や動画もあって分かりやすいね」と、みんなが誉めてくれたんです。さらに、コメント機能で「ここはこうしてみたら？」「こっちの方が分かりやすいのでは？」という助言もたくさんいただいたんです。そうなると、誉められて嬉しい気持ちと、助言をもとに「次はもっと良いマニュアルを作ってやる！」というチャレンジの気持ちがわいてきて、次々と作るようになりました。

藤田さま：実際に長廣さんの作成してくれたマニュアルは社内でも評判が良いですね。ポイントを押さえて、とても分かりやすく作ってくれていると思います。

--1つ目を作った成功体験から、率先してマニュアル作成をされるようになったんですね。Teachme Bizでマニュアルを作る際のコツや工夫などがあれば、教えていただけますか？

長廣さま：工夫しているのは、文章で長く説明するのではなく、短い言葉で簡潔に伝えることです。その上で、ステップ構造を意識し、ワンステップずつ目的とポイントを絞って作ることが重要ではないでしょうか。
動画もむやみに使うのではなくて、しっかりとステップを踏んで説明していき、最後に一連のステップをつなげた動画を見せるなどの形にすると、より分かりやすくなると思います。逆に、最初に動画で一連の流れを見せておいて、その後にステップごとに説明していくという作り方もできますし、そこは作業内容によって使い分けていますね。
それから、他の従業員や社長からコメントをいただいた部分は、必ず意見を参考に修正するようにしています。自分ひとりでは気付きにくい部分を指摘してもらえるので、助かっています。

マニュアルを作ったら、作りっぱなしではなく更新や精査していくことが重要

--現場では、主にどういった場面でTeachme Bizのマニュアルを見られるのでしょうか？

長廣さま：メインは新人教育です。例えば、新しく溶接の作業者が入社した際に、溶接のマニュアルを見てもらうといった形です。以前は紙の手順書を見ながら指導していたのですが、Teachme Bizのマニュアルは動画や画像も入れられるので、格段に教えやすくなったと感じています。

--新人教育がメインとのことですが、ベテランの方もTeachme Bizのマニュアルを見られることはありますか？

藤田さま：ベテランは作業や技術が身に付いているので、あまりマニュアルを見ることはありません。ただし、何か業務が変更されたときや、新しい仕事が入ってきたときなど、普段自分が行っている仕事と異なる業務をする場合には、マニュアルを見ながら作業することもあります。

--マニュアル作成はどういったときにされているのでしょうか？

長廣さま：「この作業はマニュアルが必要だな」「紙の手順書しかないから、Teachme Bizのマニュアルに作り直そう」など、必要なものから作業の合間にマニュアル化を進めています。

藤田さま：マニュアル作成の時間確保は重要ですが、一方で「マニュアル作成そのものが目的になってもいけない」と考えています。Teachme Bizを導入した最初の頃は、スケジュールの中でマニュアル作成の時間をしっかり取って、とにかくたくさん作っていたんです。それで一定数のマニュアルが貯まったのですが、そうなると今度はマニュアル作成自体が目的のようになってしまい、本末転倒になってしまったことがありました。
ある程度の数が作成できたら、今度はそれらのマニュアルを作りっぱなしにせずに、使い方を精査したり、定期的に更新したりする仕組み化が必要になってきます。ですから、今はこれまで作ったマニュアルを整理しながら、足りていない部分のマニュアルを必要に応じて新規に作っているという状況ですね。

Teachme Bizの活用で、現場の人間がもっているノウハウを可視化できた

--Teachme Bizの活用で得られた効果について、教えてください。

長廣さま：とにかく、新人に作業を教えることが楽になりました。紙の手順書のテキストだけで説明するのは限界があったのですが、Teachme Bizなら動画や画像で流れ全体を把握できるので、実際の作業イメージを正確に伝えられるようになったと思います。

モーさま：私も、実習生の後輩にマニュアルを使って作業を教えることがありますが、やはりマニュアルがある方がスムーズに教えられますし、作業を覚えるスピードも上がるので、助かっています。

藤田さま：現場の人間たちがもっているノウハウを可視化できたことが非常に大きいですね。現場の人間は自分たちの技術を当たり前のものだと考えていることが多いのですが、やはり外から見ると驚くような細かい技術や、経験者にしか分からない勘所のようなものがあるんです。
それらは今までなかなか現場の外には伝わらなかったのですが、Teachme Bizでマニュアル化を進めたことで、それらのノウハウがきちんと可視化され、新人や後輩にも伝わりやすくなったと思います。

--なるほど、それは素晴らしいですね。マニュアル作成以外に、Teachme Bizを活用されている取り組みなどはありますか？

藤田さま：週次報告や社内サークルの情報発信にも活用しています。週次報告は毎週管理職が提出するのですが、Teachme Biz上で全員が閲覧・コメントできるようにしたので、以前よりもしっかり見られるようになりました。
社内サークルの情報発信は社員たちが自主的に行ってくれているのですが、それぞれの活動内容が分かるようになり、コミュニケーションが活発になったと感じています。社員たちはみんな自分のスマートフォンでTeachme Bizを見てくれているので、コミュニケーションツールとしても役立っていますね。

--具体的な取り組みについても教えていただき、ありがとうございます。

Part.2では、モーさんを中心とした実習生によるTeachme Bizの活用や、ポータルページの活用についてお伺いしたいと思います。