今回の記事では、2022年3月17日（木）に開催されたTeachme Bizユーザー交流会のレポートvol.2をお届けいたします。
交流会では、ヒューマンネットワーク株式会社の松下氏より、Teachme Bizを導入した経緯と社内への認知拡大と現状についてお話頂きました。ここでは、その内容をご紹介します。
1999年9月設立。24社の保険会社商品を取り扱う生命保険代理業の他、創業家のリスクマネジメントや、事業承継対策コンサルティングを担う。社員数50名ほどを抱え、ワンフロアで運営する中小企業。東京千代田区の本社の他、大阪にも拠点を置いている。経営者に寄り添い、目標達成に向けて全力で取り組めるよう経済面でのサポートを行うことを使命とし、これまでの保険代理店の枠を越えた取り組みでお客様に強く求められる存在となることを目指す。
Teachme Biz導入で課題が改善され業務がスムーズになった
松下氏：
導入前の課題は、主に以下の4つがありました。
- 何個もマニュアルがある
- 各人が独自にマニュアル作っていて何が正しいか分からない
- 自分は分かっているのに「なんでマニュアル作らなきゃいけないの？」と言われる
- 教える人によって全く違うものを教わっている
こうした課題を抱える中、若手社員が「こんなものがありますよ」とTeachme Bizを探してきてくれ、導入を検討しはじめました。
分からないことを人に聞く前にまず調べるように
松下氏：
導入後は、特に若手社員が、人に聞かないでまず調べるようになりました。教える側も質問を受けたら「ここに書いてあるから見てね」とTeachme Bizの該当箇所を伝えるだけでよくなり、導入して本当に良かったと感じています。
導入後の効果は他にもあります。例えば、ミスが減りました。Teachme Bizには、動画を入れられるだけでなく、既存マニュアルを入れるとステップがそのまま埋まる仕組みなどがあり、操作がすごく簡単です。操作性がよいのでミスも少なくなり、結果マニュアル作成の効率がアップしています。
また、ネットに繋がっていればどこでもマニュアルを確認できることが、Teachme Biz活用に大きく貢献しています。このメリットは導入以前は意識していませんでした。
出社しないと見られなかったものが、スマホなどがあれば、社外からでも見られます。営業担当者がマニュアルをどこにいても見ることができるようになり、非常に助かってます。
まずはTeachme Bizで調べる習慣・文化づくりを
松下氏：
弊社では全部署でTeachme Bizを導入し、作成は各部署1名担当を決めました。マニュアルは、ベテランだから知っているわけでも、新人だから知らないということではないので、ベテラン・中堅・新人の区別はつけずに担当を決めてもらっています。担当者が忙しい場合は、別の部署の人がフォローに入って作成しています。
導入当初は、1〜2ヶ月ほど作成期間を設けて、Teachme Bizに入れてもらうようにしました。マニュアルはすべてTeachme Bizに落とすことを全社ルールにしています。それまで使っていたExcelやWordのマニュアルをすべてTeachme Bizに入れるようにして、検索すれば出てくる場を作るようにしていきました。
1つの部署だけやるのではなくて、全部署がTeachme Bizを使うため、他の部署が何をやっているのかや、どんなマニュアルを使っているのかを見ることができます。他部署からの質問にも「Teachme Bizは見た？」と聞くようにして、「必ず検索して、それでも分からなかったら聞きに来てください」という習慣・文化を作っていきました。今ではだいぶ定着してきていると思います。
弊社は、マニュアルの件数が多く、各部署で何百個と作っているので、どちらかというとフォルダの中の整理というよりも、「どこのフォルダを見たらいいのかが、分からないから検索してみる」という社員が多いです。そのため、とりあえず検索したら出てくるところを目指して推進していきました。
タグ付けとタイトル名の工夫で見てもらう環境を整えた
検索しやすくなるようなタグ付け
松下氏：
現在、弊社の閲覧数ナンバーワンのマニュアルは、ZOOMの接続マニュアルです。単純な接続マニュアルなのですが、閲覧数が4桁台で、一番見られています。マニュアルの検索には、検索タグを活用しています。例えば、ZOOMの使い方の検索タグは”zoom” ”ズーム” ”Web会議” ”朝礼” ”朝礼準備” ”ビデオ会議” ”ビデオチャット” ”システム”」などです。
検索するときに打ち込まれることが想定されるものをタグ付けしていくことで、検索性をアップさせています。ZOOMは朝礼でも使ってるのですが、使う場面も入れているため「朝礼準備」と打ち込んでもZOOMが出てくるし、ZOOMと打ち込んでも出てくるようになっています。
マニュアルタイトルを分かりやすくし、探しやすさを向上
松下氏：
マニュアルのタイトルは、「何のマニュアルなのか」が分かりやすくなるよう工夫しています。部署ごとにフォルダ分けして、さらに、1つのマニュアルに落とせない業務については「システムその1」「システムその2」「システムその3」といった形で数字をつけて小分けにしているため、検索もかけやすいです。視認性もよくなり、全社ルールとして統制もとれるようになっています。
また、他部署にもマニュアルを見られる状態と、よりよいものにしようという意識が出るようです。他部署のマニュアルも見られるようになっているので、上手なタイトルを見かけるとマネをして、どんどん分かりやすいタイトルが増えていっている印象です。長すぎてパッと見て何のマニュアルか分からないものも、段々なくなっています。
感謝の気持ちを伝えてことで社内を巻き込み、浸透定着
グッジョブボタンで感謝を伝え、マニュアルづくりの原動力にした
松下氏：
導入前に取り組んだ以下の4つが、浸透定着に効果的でした。
- 導入前に各部署にマニュアル、Teachme Biz専属の作成担当を設置
- 各部署持っているマニュアルを全部登録するよう指示
- マニュアルが上がるとグッジョブボタンを押下して感謝する
- マニュアルがないときは、Teachme Bizで作成するように伝える
浸透定着にあたって有効だったのは、「作ってくれたら感謝の声掛けをしていく」ことだったと思います。承認欲求が満たされるので、マニュアルが上がったら都度グッジョブを押して、作った人が次も作ろうかなと思える原動力になるようにしてました。
現在行っている浸透定着の取り組みとしては、新人社員研修で使用することです。研修のときに、マニュアルや標準化の大切さについて伝えています。また、出社したらまずやることや設備の使い方、タイムカードの入力方法などを入れたコースの閲覧をしてもらい、Teachme Bizに慣れてもらうようにしています。それがないと会社で生活できないようにしているところがポイントです。
さらに、「このマニュアルがあったらいいな」と思うものを新人社員に聞き、そのマニュアルを自分で作ってもらっています。マニュアルを実際に作ってもらうことで、マニュアルを作るハードル自体を下げていき、誰でも作れるようにしています。
部署異動の引き継ぎでTeachme Bizが活躍し定着していった
松下氏：
はじめのうちは浸透させていったというよりは、巻き込んでいったところが大きいかもしれません。弊社のトップが「標準化！マニュアル化！」と、いち早く導入していったので、トップからのメッセージでどんどん巻き込まれていきました。
また、部署異動が定着への追い風になりました。引き継ぎでTeachme Bizを活用することで、異動してきた社員へ教えるのが楽になっていると思います。例えば「Teachme Bizに書いてあるから、その通りにお互いやってみて」と異動してきた社員同士で教え合うように促すなど、教える側が使いやすかったようです。
質疑応答
イベントではたくさんの質問がありました。その一部をご紹介します。
Q：特に浸透に役立ったマニュアルはありますか。内容によって浸透や活用の度合いは違うのでしょうか。
A：タイムカードの入力方法や引っ越しの届出のマニュアルです。私の部署では、社員からの問い合わせで多いものをマニュアルにしています。マニュアル閲覧により、問い合わせ件数が減って業務に注力できました。
Q：多くなったマニュアルの管理・更新を行うのは、マニュアルの作成者でしょうか。それとも管理者の方が対応されていますか。
A：作成者の所属部署です。それぞれの部署でマニュアル作成・更新の管理を任せています。
Q：新人の方が最初にTeachme Bizを触る時の印象が非常に大事なポイントだと学びました。工夫されている点や必ず案内していることがあれば教えてください。
A：新入社員研修でマニュアルの重要性を話すことやコースを活用して学んでもらい、浸透させています。
Q：マニュアルのバラツキが出ることに対しての対策はされていますか。
A：視認性を上げるようなフォーマットの工夫をしたり、うまいマニュアル・少し見づらいマニュアルを参考に、作成者それぞれで学習している状態です。
Q：閲覧No.1の「Zoomのつなぎ方」は、検索数がアップするよう狙って作ったのでしょうか。それとも、作ったら想定以上に見てくれたのか、どちらのケースでしょうか。
A：狙ってはいませんでした。作ったら見てもらえました。（笑）