前編に引き続き、弊社スタディスト管理部のビジネステクノロジーユニットに所属する佐野公基、岡村慎太郎の2人による「Teachme Bizを使い倒す！ビズテクならではのマニュアル活用方法」セッションのレポートをお届けします。
後編では、事例2「入社オンボーディングはトレーニングコースを配信して見守る」と、事例3「全社員への作業依頼はタスク配信で一括管理」についてご紹介します。
聞き手は、カスタマーサクセス部の崎村政海が務めます。
事例2：入社オンボーディングはトレーニングコースを配信して見守る
トレーニングコースを活用し、漏れなく効率よく管理しよう
佐野：
事例2つ目は、「入社オンボーディングはトレーニングコースを配信して見守る」です。スタディストでは毎月の入社日を固定しており、月初にまとめてオンボーディングを実施しています。そこでのTeachme Bizのトレーニングコースを活用についてご紹介します。
どの会社でも入社オンボーディングや初日の受入作業は必ずあると思いますが、定型化ができていない、時間がとられるなど悩まれている方も多いのではないでしょうか。例えば、PCの初期設定、各種アカウントのセットアップ、業務に必要なツールのインストールなど、やることが細かいうえにたくさんあるため、漏れなく説明や対応を行うのは大変です。
そこで、Teachme Bizのトレーニングコースを活用します。弊社では、たくさんあるタスクをそれぞれSOPにし、トレーニングコースとして新入社員に配信しています。コースになっているため新入社員は迷わず設定などを進められますし、私たちも「やっておいてください」と言って見守ればよいだけなので非常に楽です。
もちろん、質問にすぐ答えられるようスタンバイはしていますが、基本的にはみなさん黙々とやってくれるので、ほぼ見守っているだけになります。必要な作業がトレーニングコースになっていることで、漏れなく実施してもらえる点も非常に助かっています。
トレーニングコースのもう1つの利点は、一人ひとりの進捗管理ができることです。管理者側の進捗画面を見れば、各項目が完了しているか、進行中なのか、未着手なのか、一目で確認ができます。
また、作業者側の進捗管理画面もあるので、新入社員も自分の進行ペースを確認して「昨日はここまでやったから、今日はここからやろう」などの判断ができます。
続いて、実際のオンボーディングの流れについてご紹介しましょう。
佐野：
Teachme Bizへのログインまでは一緒にやり、トレーニングコーススタート以降は自分で進めてもらいます。分からないところがあればすぐに対応しますが、基本的には見守り時間がほとんどなので、新入社員が1人でも10人でもビズテク1人で対応可能です。Teachme Bizになっているため、どのビズテクスタッフでも柔軟にオンボーディング対応ができる点も大きなメリットです。
新入社員側は項目が分かりやすく、管理者側はトレーニング中に他の作業も可能
岡村：
入社オンボーディングでのトレーニングコース活用についてのまとめです。
マニュアルをセットにしているので対象者に漏れなく楽に伝えられますし、紙やドキュメントなどで渡される場合と比較して、新入社員側も項目が分かりやすいのではないかと思います。
進捗管理については、質問があった際に「どのマニュアルのステップ何番ですか？」と聞けば、どこでつまずいているのか明確に分かる点も便利ですね。
見守っている間は他の作業もできますし、非常にメリットが多いのではないでしょうか。
﨑村：
「どのマニュアルのステップ何番」というのは、確かに私もよく情シスの方に質問する際に伝えています。Teachme Bizは勝手にステップナンバーが付くところが便利ですよね。
岡村：
そうですね。そのおかげで伝わりやすいと思います。
事例3：全社員への作業依頼はタスク配信で一括管理
タスク配信機能を使えば、細かい手間なしに管理が可能
佐野：
では、3つ目の事例「全社員への作業依頼はタスク配信で一括管理」についてご紹介します。
情シスのみなさんは、「全社員、もしくは多数のメンバーに同じ作業をお願いする」ということが多いのではないでしょうか。例えば、「このツールを入れてください」「OSをアップデートしてください」などです。ここで問題になりがちなのが、メールやSlackで周知自体は簡単にできても、誰がどこまでやったかの管理が難しい点です。
その解決のために、ビズテクではTeachme Bizのタスク配信機能を使っています。
ここでは、年1回行っている会社貸与端末の棚卸しを例に、具体的な内容をご紹介します。
まず、Teachme Bizのタスク配信機能を使って、全社員に「貸与端末の棚卸しをしてください」というタスクを配信します。次に棚卸し作業の内容をSOPにして、一括配信します。多少複雑な作業でもSOPで配信すればスムーズに対応できますし、社員の進捗状況もよくなっています。
タスク配信から終了までの流れは以下の通りです。
佐野：
こちらもトレーニングコースと同じように、誰が完了しているのか、作業中なのかが一目で分かります。通常、実施状況の確認には確認用シート作成や作業者の記入、集計などさまざまな手間がかかりますが、タスク配信を使えばそうした細かい手間が一切必要なく非常に楽です。
トレーニングコースとタスク配信はどう使い分ける？
岡村：
タスク配信での全社員への作業依頼についてのまとめです。
メリットは画像の通りですが、補足として「事例2のトレーニングコースと、事例3のタスク配信はどうやって使い分けたらよいのか？」という疑問にお答えします。
トレーニングコースは、大量のSOPを繰り返し異なるグループに配信する必要がある場合に使っています。入社は何月に何人、何月に何人と繰り返されますし、しかも大量のSOPを異なるグループに配信する必要があります。
タスク配信は、少数のSOPを単発で全体や特定のグループに配信する場合、そして明確な期限がある場合に使っています。
なぜかというと、トレーニングコースは人によって期限設定が分けられますが、タスク配信は全体に同じ期限で配信するため、このように使い分けています。
Teachme Bizを使い倒し、情報システム業務に有効活用しよう
佐野：
以上が、「ビズテクならではのマニュアル活用方法」になります。
今回ご紹介した以外にも、ビズテクでは他にもさまざまな業務でTeachme Bizを活用していますので、「他にどのような使い方をしているのか？」など気になる方がいらっしゃれば、お気軽にご質問いただければ幸いです。
﨑村：
私も知らないことも多く、言葉の使い方も含めて本当に参考になりました。
本日のセッションは以上になります。ありがとうございました！