前編に引き続き、弊社スタディストの管理部労務ユニットの田中にれ、管理部法務・総務グループの藤井百合の2名による、「社員からの問い合わせ対応も急な引き継ぎもTeachme Bizで大助かり!労務・総務には欠かせないTeachme Biz活用」セッションのレポートをお届けします。
後編では、Teachme Bizを活かした業務の引き継ぎや属人化防止についてご紹介します。聞き手は、プロダクトマーケティングマネージャーの木本俊光が務めます。
管理部におけるTeachme Biz活用③ 業務の引き継ぎと属人化防止
スプレッドシートに業務一覧とマニュアルをまとめて引き継ぎ
藤井:
管理部でのTeachme Biz活用シーンの3つ目、「業務の引き継ぎ」と「属人化防止」についてご説明いたします。
まずは業務の引き継ぎについて、私の事例を挙げてご紹介します。今年(2022年)3月に前任者が退職し、私は2週間弱の引き継ぎ期間で業務を覚えなければならなかったのですが、業務の種類がすごく多くて全部を把握しきれなくて。毎日のように来る問い合わせ対応でも手いっぱいでしたし、そうした問い合わせを受けて初めて「こういう業務があるんだ」と知るものも少なくありませんでした。このような状況や悩みは、総務への異動経験のある方は共感していただけるのではないかと思います。
そうした中、引き継ぎに使ったのが、Teachme Bizのマニュアルを組み合わせたスプレッドシートです。シートには業務内容が一覧でまとめられており、Teachme Bizのマニュアルのリンクも貼られているため、一覧から業務の詳細をすぐにマニュアルで確認できるようになっています。
藤井:
四半期の対応やコストの確認など頻繁に行う必要がある業務、お中元やお歳暮の対応などたまにしか発生しない業務、「法務局に登記事項証明書を取りに行く」などスポットで発生する業務、といった風にカテゴリを分けて使っています。久しぶりに行う業務があるときなどには特に役立っていますね。
このシートを活かせば、次に引き継ぎを行う際にも効率的に実施できるのではないかと思っています。例えば、「観葉植物に水やりをする」タスクについて知りたい場合は、Teachme Bizのマニュアルのリンクを開けば、ジョウロの置き場所や水位計の使い方などを確認できます。
マニュアルでの丁寧な説明で、週1の総務出社でも業務が回っている
藤井:
続きまして、Teachme Bizを活用した属人化防止についてご説明します。
総務の皆さま、「業務が属人化していて、総務が不在だと回らない」「そのために出社しなければならない」といった課題はないでしょうか? 『月刊総務』の調べによりますと、約半数の企業の総務担当者が「毎日出社している」と回答しています。
当社ではTeachme Bizを活用し、総務が不在でもできる限り対応できるような体制をつくっていますので、その事例を2つご紹介させていただきます。
1つ目はセキュリティカード貸し出しの事例です。社内用マニュアルでセキュリティカードの借り方や返却の仕方などを説明しており、総務が不在でも貸し出しできるようになっています。総務は総務担当者用のマニュアルを見ながら、リモートでセキュリティカードの管理を行っています。
藤井:
2つ目は宅配便対応の事例です。当社では従業員自身で宅配便を手配できるように整備しています。マニュアルでひと通りの手順を伝え、伝票の作り方や印刷方法など細かな点はマニュアル内にリンクさせている別のマニュアルで丁寧に説明しています。
例えば、荷物の送り方の全体的なマニュアルでは、「伝票を用意する」「集荷依頼の電話をかける」「必要に応じて資材を持ってきてもらう」「出先から自社宛てに送りたいときの着払いの送り方」といった内容が記載されています。また、Webでの伝票作成方法のマニュアルでは、サイトへのログインの仕方から情報の入力方法まで、画像付きで丁寧に説明しています。これで、誰でも簡単に伝票を作成できるようになっています。
このように、マニュアルを用意して従業員自身で行える環境を整えることで、当社では総務の出社が週1でも業務が回っています。
管理部の業務はTeachme Bizとともにある
藤井:
Teachme Bizは、私たち管理部の日々の業務に欠かせない存在となっています。Teachme Bizのない状態が考えられないくらい、Teachme Bizとともにあります。
業務を標準化し、分かりやすいマニュアルにしておくことで、ツール導入や入れ替え時の問い合わせ数が減ります。問い合わせ数が減ると、コミュニケーションにかかる負担も減りますので、本来やるべき業務により専念できるようになります。また、マニュアルで業務を標準化することは、ミスの削減や属人化解消、引き継ぎの負担軽減にも繋がります。
私自身、Teachme Bizがなければ、引き継ぎはうまくいっていなかったと本当に思います。また、久しぶりに行う業務があっても、マニュアルがあるため、安心して取り組めています。管理部の皆さま、ご参考になれば幸いです。
木本:
最後に、総務や労務の担当者の方に向けて、Teachme Bizが気になった際にどんなことから始めればいいのか、聞かせてください。
田中:
Teachme Bizの導入時は、はじめから「全社員にアカウントを付与して使ってもらう」ことが理想的ではありますが、最初はかなり負担が大きいと思います。まずは管理部で少人数分のアカウントを持ち、管理部内向けのマニュアルを作って、Teachme Bizの便利さを感じていただくところから始められるのがよいのではと思います。
木本:
管理部内でTeachme Bizをどう活用しているのかはよく知らなかったのですが、本日の話を聴いて、「そういう使い方もあるんだ」と参考になりました。本日はご清聴いただき、ありがとうございました。
田中・藤井:
ありがとうございました!