2022年10月13日（木）に開催されたStudist day「社員からの問い合わせ対応も急な引き継ぎもTeachme Bizで大助かり！労務・総務には欠かせないTeachme Biz活用」セッションのレポートをお届けします。
当日は、弊社スタディストの管理部労務ユニットの田中にれ、管理部法務・総務グループの藤井百合の2名に、労務・総務業務におけるTeachme Biz活用について紹介してもらいました。聞き手は、プロダクトマーケティングマネージャーの木本俊光が務めます。
管理部におけるTeachme Biz活用① 社内問い合わせ対応
木本：
このセッションでは、管理部の総務・労務メンバーに、「社員からの問い合わせ対応も急な引き継ぎも、Teachme Bizで大助かり！」というタイトルでプレゼンしてもらいます。まずは自己紹介をお願いいたします。
藤井：
株式会社スタディスト管理本部管理部法務・総務グループの藤井百合と申します。
田中：
株式会社スタディスト管理本部管理部労務ユニットでユニットリーダーを務めています、田中にれと申します。本日は、「Teachme Bizは管理部の業務に欠かせない存在だ」というお話をさせていただきたいと思います。
マニュアルをあらかじめ用意し、問い合わせ数を減らす
田中：
私たち管理部は、日々の業務でTeachme Bizにアクセスしない日はないと言ってもいいくらい、日常的にTeachme Bizを使用しています。今回は、労務と総務における具体的な活用のシーンを、3つのケースに分けてお話ししたいと思います。
田中：
まず1つ目は、従業員からの問い合わせ対応業務における活用です。問い合わせは、どんな仕事をしていても差し込みで突然やってくる、コントロールのできない業務です。しかも、件数が多いと自分の業務が滞ってしまうので、管理部の人たちは日々悩まされています。そこで、管理部では問い合わせ対応にTeachme Bizを活用しています。
スタディストの従業員は知りたいことがあるとき、まずはTeachme Biz上で検索することが基本行動になっています。管理部はTeachme Biz上にありとあらゆるマニュアルを用意しており、従業員は必要なマニュアルを自分で探し当てられるようになっています。こうすることで、Teachme Bizにマニュアルさえ用意しておけば、社内問い合わせがあった際に管理部が何かせずとも対応が完了する仕組みを目指しています。
田中：
また、マニュアルの検索には、Zendeskで作成した社内向けのFAQや、Google Sitesで作成した社内ポータルサイトから検索し、マニュアルを探し当てる、というルートも用意しています。さらに、探し当てたマニュアルの内容を確認しても知りたいことが分からなかった場合には、マニュアルに掲載されたGoogle Formsから管理部の各担当者に問い合わせできるようになっています。Teachme Bizが、私たちに直接届く問い合わせを相当数減らしてくれていることがお分かりいただけるのではと思います。
問い合わせ対応事例① 従業員の引越し：作業の全体像や詳細が分かるマニュアルを用意
田中：
従業員からの問い合わせの事例を2つ挙げていきましょう。
1つ目は、従業員が引越しをしたときの対応です。Teachme Biz上で「転居」「引越し」などと検索すると、「引越ししたときの手続き」というマニュアルがヒットします。このマニュアルでは、引越し時に従業員自身が行うSmartHRからの申請内容や通勤手当のことなどをまとめて案内しています。
例えば、SmartHRでの引越し申請については、「SmartHRでの引越し申請の仕方」というマニュアルのリンクを付けており、リンク先でSmartHRでの住所変更申請方法の流れを画面キャプチャ付きで案内しています。
マニュアルがあることで、1つのイベントに対して発生する作業の全体像や各作業の手順が分かるため、労務担当者は間違った申請の差し戻しをする必要がほとんどありません。
なおTeachme Bizには、労務担当者だけが閲覧できるプライベート設定のマニュアルもたくさんあります。こうしたマニュアルには、従業員からSmartHRで住所変更申請が来たときに行うことや、書類でチェックする箇所などをまとめています。そのため、久しぶりの作業だったとしても、担当者の作業に漏れやミスが起きにくい仕組みになっています。
問い合わせ対応事例② 就労証明書の作成：マニュアルからGoogle Formsへの導線を作る
田中：
従業員からの問い合わせ事例をもう1つ挙げていきましょう。お子さんのいる従業員から、保育園に提出する就労証明書を作成してほしいと依頼が来る場合です。
Teachme Biz上で「就労証明書」と検索すると、「保育園に提出する書類を書いてほしい」というマニュアルがヒットし、このマニュアル内のGoogle Formsから労務に書類作成を依頼できます。従業員はマニュアルからGoogle Formsへとスムーズに移動できるので、迷わず問い合わせできるようになっています。このようにマニュアル上だけで完結しない依頼でも、Teachme Bizの使い方や書き方を工夫すれば、労務担当者が希望する正しい導線へと、従業員をスムーズに導けるようになっています。
ちなみに、このGoogle FormsはSlackと連携していて、問い合わせ内容はSlackに自動で投稿されます。従業員は自動作成されたプライベートチャンネルに招待され、その中で労務担当者と問い合わせ内容についてのコミュニケーションや、作成が済んだ書類の受け渡しを行います。もちろん、このケースでも労務担当者用の作業マニュアルも用意しており、管理部門の業務効率化や時短化に繋げています。
管理部におけるTeachme Biz活用② ツール導入・入れ替え時の情報共有
【労務】勤怠システム入れ替えの事例：トレーニング機能で情報配信し、説明会なしで新システムを開始
田中：
管理部でのTeachme Bizの活用シーン2つ目は、全社的に影響のあるツールの導入や入れ替えがあった際のルール周知です。
1年前、勤怠システムの入れ替えを行った際、労務は従業員全員に新しいツールの使い方やルールを案内しなければなりませんでした。私はこのとき、新しい勤怠システムに関するありとあらゆるマニュアルを作りました。従業員が打刻から休暇申請、月末の締めの作業までミスなくできるよう、パート用・正社員用・管理者用など形態別でそれぞれ用意しました。
このようなとき、一般的には説明会を開くと思いますが、スタディストでは行いませんでした。大量に作ったマニュアルの内、必要な数本をレクチャーコースとしてまとめ、Teachme Bizのトレーニング機能を使って全従業員に配信。従業員がこのマニュアルを上から順にひと通りチェックしていくことで、必要な事項に目を通してもらえるようにしました。これが説明会の代わりになったんです。
このトレーニング機能を使った配信によって、システム切り替えにともなう問い合わせがゼロとなり、本当に驚きました。システムを切り替えてから初めての月次申請も、「第1営業日まで」といういつも通りのスケジュールを遅らせることなく進められました。「Teachme Bizがなかったら、どうしていたんだろう？」と思うくらい、Teachme Bizにすごく価値を感じましたね。
【総務】複合機の入れ替えの事例：マニュアルを閲覧できるQRコードを貼り付け
藤井：
続きまして、ツールの導入や入れ替えにおける総務の活用事例を2つご紹介させていただきます。
1つ目が複合機の入れ替えの事例です。複合機の入れ替えを行った際、ドライバーのインストール方法や、プリントできない場合の対応方法、想定される質問への回答などをTeachme Bizでマニュアルにしました。
また、Teachme Bizの QRコード作成機能を使い、複合機にQRコードを貼り付けました。実際に複合機を使用しているときに何か分からないことがあった場合、スマホなどからQRコードを読み込んでマニュアルを確認できるという、シームレスな使い方を実現しています。
木本：
このQRコードはほかにも、「オフィスに最初に入るときや最後に出るときにはどうすればよいか」というマニュアルのコードをオフィスの入り口に貼る、といった使い方もしていますよね。とても助かっています。
【総務】名刺注文システム導入の事例：マニュアルがあることで導入直後も問い合わせはほぼなし
藤井：
2つ目が名刺注文システムを導入した際の事例です。
当社では名刺の注文は必要なときに従業員自身で行います。その注文システムを先日導入したため、簡単に注文できるようにマニュアルを用意しました。システムを導入して4ヵ月ほど経ちますが、おかげさまでシステムに関する問い合わせはほとんどない状態で運用できています。
もし運用が変わった場合でもマニュアルをすぐにアップデートできるため、どんどん洗練されたマニュアルになっていく点もTeachme Bizのよいところだと思っています。ほかにも同様の事例はたくさんあり、ほとんどが説明会なしでも混乱なく導入や入れ替えを実現できています。
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