Bài viết này dành cho những ai đã hiểu sơ bộ về "tính năng Đào tạo có thể làm được những gì" và đang cân nhắc "thực tế sẽ vận hành tính năng Đào tạo như thế nào?".
Khi sử dụng tính năng Đào tạo để giáo dục nhân viên và nhân sự, chúng tôi hy vọng bạn sẽ mang về những gợi ý về việc nên tạo khóa học theo đơn vị nào.
Những ai chưa biết nhiều về tính năng Đào tạo, hãy xem bài viết thông báo phát hành nhé!
Điểm mấu chốt là phân chia theo "công việc có thể thực hiện được sau khi hoàn thành khóa học"
Nói thẳng vào vấn đề, chúng tôi khuyến nghị bạn nên xác định đơn vị bài học theo "đơn vị công việc mà học viên có thể thực hiện được sau khi Đã hoàn thành khóa học" và tiến hành Tạo khóa học.
"Đơn vị công việc mà học viên có thể thực hiện được sau khi hoàn thành khóa học" là đơn vị mà qua việc tham gia khóa học đó, người học có thể thực hiện được một công việc trong toàn bộ công việc mà họ đảm nhận.
Vì cách diễn đạt trừu tượng có thể khó hiểu, chúng tôi sẽ giải thích kèm theo các ví dụ cụ thể.
Ví dụ thực tế tại bộ phận Hỗ trợ Khách hàng của chúng tôi
Tại công ty chúng tôi, chúng tôi cũng sử dụng các khóa học Đào tạo để giáo dục nhân viên mới và nhân viên chuyển việc. Dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu ví dụ thực tế tại bộ phận Hỗ trợ Khách hàng.
Trước tiên, các công việc tổng thể chính của bộ phận Hỗ trợ Khách hàng tại công ty chúng tôi bao gồm:
- Xử lý Liên hệ từ khách hàng
- Tạo và cập nhật Quy trình trực tuyến
- Tạo và cập nhật FAQ
- Xử lý thông báo phát hành tính năng và sự cố
Để nhân viên mới có thể nắm được các công việc này, chúng tôi tạo và vận hành các khóa học như trong hình ảnh dưới đây.
Ví dụ, bằng cách tham gia khóa học về "Tạo và cập nhật Quy trình trực tuyến", bạn có thể tạo ra trạng thái "trong số nhiều công việc, có thể thực hiện được công việc Tạo và cập nhật Quy trình trực tuyến".
Nhờ đó, có thể thực hiện vận hành theo kiểu "dù chưa thể xử lý công việc Liên hệ, nhưng có thể giao trước công việc Tạo và cập nhật Quy trình trực tuyến".
Ngoài ra, dù nói một cách gọn là "xử lý Liên hệ từ khách hàng", nhưng đôi khi có nhiều công việc cần ghi nhớ như sau:
- Phương pháp xử lý Liên hệ qua email
- Phương pháp xử lý Liên hệ qua điện thoại
- Phương pháp yêu cầu điều tra từ bộ phận phát triển
- Phương pháp sử dụng hệ thống được dùng trong công việc Liên hệ
Nếu gộp tất cả các công việc này vào một khóa học, số lượng Quy trình trong khóa học sẽ tăng lên đáng kể, khiến ngưỡng học tập của học viên bị nâng cao, hoặc mất nhiều thời gian để ghi nhớ toàn bộ công việc Liên hệ, dẫn đến việc thực hành tại thực tế khó có thể bắt đầu sớm.
Trong những trường hợp như vậy, nên phân chia và phân phối khóa học theo phạm vi mà một người có thể đảm nhận độc lập càng nhiều càng tốt.
Trong ví dụ của công ty chúng tôi, chúng tôi phân chia thành các khóa học như "Cách thức tiến hành cơ bản trong xử lý Liên hệ", "Phương pháp xử lý Liên hệ qua email", "Phương pháp xử lý Liên hệ qua điện thoại", và vận hành theo kiểu trước tiên làm chủ được việc xử lý Liên hệ qua email một mình, sau đó học phương pháp xử lý qua điện thoại như Bước tiếp theo.
Tình huống thực tế: Ví dụ về cách phân chia khóa học tại siêu thị
Hãy áp dụng những gì đã nói đến đây và thử nghĩ xem nên tạo những khóa học nào cho các ngành nghề khác.
Lần này, chúng tôi thử lấy ví dụ về vận hành cửa hàng siêu thị.
Tại siêu thị, công việc của nhân viên thông thường bao gồm "Phục vụ khách hàng", "Thu tiền", "Quản lý hàng hóa", "Quản lý gian hàng", "Quản lý nhập hàng", v.v.
Thay vì gộp đơn giản thành "Công việc cơ bản trong quản lý gian hàng", hãy phân chia theo từng công việc liên quan đến quản lý gian hàng như dưới đây và tạo nhiều khóa học.
- "Học cách sắp xếp hàng hóa trưng bày"
- "Học cách vệ sinh gian hàng"
- "Học cách kiểm kê thực địa"
Ngoài ra, nếu công việc được tổ chức theo ca theo khung giờ và có sự phân nhóm công việc theo khung giờ, thì cách gộp như sau cũng được khuyến nghị:
- "Chuẩn bị trước khi mở cửa"
- "Công việc từ khi mở cửa đến 16:00"
- "Công việc từ 16:00 đến khi đóng cửa"
- "Công việc sau khi đóng cửa"
và phân phối khóa học theo cách gộp như vậy.
Việc phân chia khóa học giúp cảm nhận được sự nâng cao kỹ năng
Một ví dụ thường gặp khi phân chia khóa học là trường hợp gộp theo đơn vị vai trò thành một khóa học duy nhất, chẳng hạn như "Khóa học tổng quan các công việc cơ bản liên quan đến bộ phận Hỗ trợ Khách hàng".
Việc gộp vào một khóa học có ưu điểm là rõ ràng và dễ hiểu: "Chỉ cần Đã hoàn thành khóa học đó là đã nắm được các công việc cần thiết để làm việc độc lập".
Tuy nhiên, việc gộp lại cũng có nhiều nhược điểm. Ví dụ, trong trường hợp Hỗ trợ Khách hàng, các điểm như sau:
- Người phụ trách đào tạo khó nắm bắt được mỗi học viên đã Đã hoàn thành đến công việc (Quy trình) nào trong khóa học.
- Mỗi học viên khó có được cảm giác đạt được kỹ năng, chẳng hạn như "Đã học xong công việc Tạo và cập nhật Quy trình trực tuyến!" trong toàn bộ công việc.
- Khi muốn xem lại công việc "Tạo và cập nhật Quy trình trực tuyến" sau này, phải tìm kiếm trong số các Quy trình không liên quan.
Bằng cách phân chia khóa học theo đơn vị công việc mà học viên có thể thực hiện được sau khi hoàn thành khóa học, có thể loại bỏ những nhược điểm này.
Đặc biệt trong việc ghi nhớ công việc, khi có cảm giác đang nâng cao kỹ năng, bạn có thể học công việc một cách thú vị hơn, giúp việc tiếp thu kiến thức về công việc diễn ra hiệu quả hơn, vì vậy rất được khuyến nghị.
Lợi ích dành cho người phụ trách đào tạo và học viên là gì?
Cuối cùng, chúng tôi tổng hợp lợi ích tương ứng của người phụ trách đào tạo và học viên khi phân chia khóa học theo từng công việc.
Người phụ trách đào tạo
- Có thể phân chia và phân phối công việc muốn học viên ưu tiên ghi nhớ. (Có thể đặt Thời hạn tham gia cho từng khóa học.)
- Dễ dàng nắm bắt mỗi học viên đã học công việc nào.
- Có thể ưu tiên giao thực tế công việc đã học.
- Dựa trên các khóa học đã nắm được, có thể suy nghĩ về khóa học nên phân phối tiếp theo.
- Khi có sửa đổi nội dung của một khóa học cụ thể, dễ dàng phân phối lại khóa học đó.
Học viên
- Có thể phân chia công việc cần ghi nhớ và tập trung học từng phần một.
- Dễ hiểu bản thân thay đổi như thế nào sau khi hoàn thành khóa học (có thể làm được gì), giúp có thêm động lực.
- Dễ dàng xem lại khi muốn kiểm tra lại chỉ "công việc lâu ngày không thực hiện" trong số các công việc đã học.
Bạn thấy thế nào? Như vậy, bằng cách sử dụng khóa học một cách khéo léo, bạn có thể tiến hành đào tạo nhân viên một cách hiệu quả.
Chúng tôi cũng có bài viết về cách tận dụng quyền Người đào tạo trong tính năng Đào tạo. Hãy tham khảo nhé.