Bài viết này giới thiệu những điểm chính cần xem xét khi sử dụng tính năng đào tạo, đặc biệt là cách phân biệt giữa hai loại quyền: "Quản trị viên Đào tạo" và "Người Đào tạo".
Hãy sử dụng bài viết này làm tài liệu tham khảo khi xem xét cách phân quyền cho nhân viên giáo dục và cách quản lý hoạt động đào tạo bằng các khóa học.
Chìa khóa để Quản lý Khóa học là Sử dụng đúng Quản trị viên Đào tạo và Người Đào tạo
Tính năng đào tạo có hai loại quyền quản lý: "Quản trị viên Đào tạo" và "Người Đào tạo".
Hãy xem xét sự khác biệt về những gì mỗi loại quyền cho phép.
Quản trị viên Đào tạo Có thể Cấu hình Tất cả Cài đặt Khóa học
Quản trị viên đào tạo có thể tạo, chỉnh sửa và xóa khóa học, quản lý học viên, và cấu hình tất cả các cài đặt liên quan đến khóa học đào tạo.
Quyền đặc biệt nhất là "khả năng tạo, chỉnh sửa và xóa khóa học."
Do đó, thường gán quyền này cho người chịu trách nhiệm lập kế hoạch nội dung giáo dục và tạo hoặc triển khai chương trình đào tạo, chẳng hạn như "quản lý giáo dục HR".
Mặt khác, Quản trị viên Đào tạo có quyền mạnh bao gồm:
- Khả năng chỉnh sửa tất cả các khóa học
- Khả năng thêm/xóa tất cả người dùng vào/khỏi khóa học
- Khả năng kiểm tra tiến độ đào tạo của tất cả người dùng
Ví dụ, trong một công ty có 100-200 nhân viên, bạn có thể cấp quyền "Quản trị viên Đào tạo" không chỉ cho quản lý HR mà còn cho nhân viên giáo dục ở mỗi phòng ban. Trong các công ty nhỏ và vừa, việc hiển thị tiến độ học tập của tất cả nhân viên thường không gây ra vấn đề hoạt động đáng kể.
Tuy nhiên, đối với các công ty có 500+ nhân viên hoặc nhiều địa điểm, bạn có thể có các yêu cầu như:
"Tôi không muốn nhân viên đào tạo tại chỗ có thể chỉnh sửa khóa học từ các phòng ban hoặc địa điểm khác."
"Tôi không muốn nhân viên đào tạo của mỗi cửa hàng xem tiến độ học tập tại các cửa hàng khác."
Trong những trường hợp như vậy, bạn nên cấp quyền "Người Đào tạo" cho nhân viên giáo dục tại chỗ.
Người Đào tạo Chịu trách nhiệm Phân phối Khóa học và Theo dõi Tiến độ Học tập
Bằng cách cấp quyền "Người Đào tạo" cho nhân viên tại chỗ, họ có thể phân phối khóa học chỉ cho nhân viên/nhân sự liên quan và theo dõi tiến độ học tập của họ.
Người Đào tạo có thể xem nội dung của tất cả các khóa học. Và họ có thể thêm/xóa học viên và kiểm tra tiến độ học tập cho người dùng trong các nhóm mà họ thuộc về.
Ngược lại, họ không thể tạo, sửa đổi hoặc xóa khóa học, cũng không thể thêm/xóa người dùng hoặc kiểm tra tiến độ học tập cho người dùng bên ngoài nhóm của họ.
Vì điều này có thể khó hiểu chỉ từ lời giải thích, tôi sẽ giới thiệu một số ví dụ hoạt động.
Quy trình Thiết lập Khóa học Đào tạo Thực tế
Đầu tiên, quy trình làm việc của tính năng đào tạo được hiển thị trong hình ảnh dưới đây.
1. Thiết lập Ban đầu: Chỉ định Quản trị viên Đào tạo
Quản trị viên nhóm/quản trị viên phụ gán quyền Quản trị viên Đào tạo cho người dùng sẽ tạo khóa học (nhân viên giáo dục/đào tạo toàn công ty).
2. Tạo Khóa học Dựa trên Chủ đề Giáo dục
Người dùng đã trở thành Quản trị viên Đào tạo tạo khóa học và liên kết các hướng dẫn sẽ là mục tiêu học tập.
Tại thời điểm này, Quản trị viên Đào tạo cần quyền xem các hướng dẫn được liên kết với khóa học. Nếu cần, hãy đảm bảo họ có thể truy cập các thư mục liên quan.
3. Chuẩn bị Phân phối
Nhóm người dùng sẽ nhận khóa học vào các nhóm thích hợp.
Ví dụ, tạo nhóm dựa trên các nhóm mục tiêu phân phối như "Nhân viên mới tuyển dụng năm 2020", "Cửa hàng Kanda" hoặc "Bộ phận Thực phẩm".
Bao gồm "người đào tạo nhân viên mới" hoặc "quản lý giáo dục cho mỗi cửa hàng hoặc phòng ban" trong các nhóm đã tạo.
Sau khi hoàn tất đăng ký nhóm, gán quyền Người Đào tạo cho "người đào tạo nhân viên mới" hoặc "quản lý giáo dục cho mỗi cửa hàng hoặc phòng ban."
4. Phân phối Khóa học
Bây giờ là lúc phân phối.
Quản trị viên Đào tạo và Người Đào tạo chọn các khóa học cần thiết cho người dùng trong nhóm của họ và thêm họ làm học viên.
Sau khi phân phối, hãy đợi mỗi người dùng hoàn thành khóa học trước thời hạn!
5. Theo dõi Tiến độ Học tập
"Người Đào tạo" tại mỗi địa điểm có thể kiểm tra tiến độ học tập của người dùng trong nhóm của họ.
Bằng cách lọc theo nhóm, bạn có thể dễ dàng xem trạng thái của mọi người.
Vì bạn có thể theo dõi đúng cách xem mỗi người dùng có đang học công việc và kiểm tra hướng dẫn hay không, bạn có thể đưa ra quyết định suôn sẻ hơn về thời điểm họ sẵn sàng làm việc độc lập.
Thêm: Xử lý Chuyển nhượng, Tái bố trí và Tuyển dụng Giữa sự nghiệp
Sử dụng Người Đào tạo và nhóm để quản lý giúp việc đào tạo dễ dàng hơn khi mọi người chuyển nhượng hoặc tái bố trí.
Quản trị viên nhóm/quản trị viên phụ nên thêm người dùng đã chuyển vào nhóm tại địa điểm phân công mới của họ.
Bằng cách thêm họ vào nhóm, Người Đào tạo có thể phân phối các khóa học bổ sung được tạo trong quy trình "2. Tạo Khóa học Dựa trên Chủ đề Giáo dục" cho những người dùng đó.
Nhóm Làm mọi thứ Thuận tiện!
Sau khi đọc đến đây, nhiều người trong số các bạn có lẽ cảm thấy rằng "cách sử dụng nhóm có vẻ quan trọng..."
Đúng vậy, sử dụng nhóm cho phép bạn tận dụng tốt hơn các khóa học đào tạo.
Nhóm có thể được sử dụng cho nhiều mục đích ngoài quản lý khóa học.
Hãy Xem lại Tổng quan về Nhóm
Đầu tiên, nhóm có các đặc điểm sau:
- Quản trị viên nhóm/quản trị viên phụ có thể tạo nhóm và thêm/xóa người dùng.
- Cả thành viên và khách đều có thể được đăng ký trong cùng một nhóm
- Một người dùng có thể thuộc nhiều nhóm.
Nhóm có thể được sử dụng trong các lĩnh vực sau:
- Chỉ định người tham gia thư mục (phạm vi xem hướng dẫn)
- Chỉ định người cùng chỉnh sửa
- Chỉ định điểm đến phân phối nhiệm vụ
- Người nhận thông báo khi xuất bản hướng dẫn
- Chỉ định điểm đến phân phối khóa học đào tạo
- Lọc tiến độ khóa học đào tạo
Người dùng có thể được nhóm cho nhiều mục đích khác nhau. Bạn cũng có thể thêm hoặc xóa người dùng hàng loạt bằng CSV.
Bằng cách sử dụng hiệu quả Người Đào tạo và nhóm, bạn có thể đạt được hoạt động trong đó "nhân viên giáo dục tại chỗ có thể thêm học viên khi cần và cải thiện giáo dục mà không thay đổi nội dung khóa học."
Hãy thử điều này khi sử dụng tính năng đào tạo!
Chúng tôi cũng có một bài viết về "cách tổ chức khóa học thành các đơn vị hiệu quả." Vui lòng xem nó.