Dù đã tạo và chuẩn bị các quy trình, việc xem quy trình tại hiện trường vẫn thường không được thực hiện thường xuyên.
Nhiều người cũng đang băn khoăn làm thế nào để dễ dàng tìm được quy trình mình cần.
Con đường phổ biến nhất để người dùng tìm kiếm quy trình là thông qua thư mục, nhưng để người dùng có thể tìm thấy quy trình một cách đúng đắn, điều quan trọng là phải chuẩn bị nhiều con đường xem quy trình khác nhau, không chỉ một con đường duy nhất.
Trước tiên, hãy chuẩn bị thiết bị có thể xem quy trình tại hiện trường
Dù quy trình đã được tập hợp đầy đủ trên Teachme Biz, nếu môi trường để xem ngay khi cần không được chuẩn bị sẵn, quy trình sẽ không được tận dụng.
Đặc biệt đối với những người làm trong ngành bán lẻ hay ẩm thực, tình trạng "chỉ xem được trên 1 chiếc PC ở phòng nghỉ" rất thường xảy ra.
Khi liên tục xảy ra tình trạng không có thiết bị trong tay lúc cần thiết, hoặc người khác đang dùng thiết bị, thói quen xem quy trình sẽ không được hình thành.
Nếu việc chuẩn bị thiết bị cho tất cả mọi người là khó khăn, thì chỉ cần chuẩn bị nhiều thiết bị dùng chung cũng đã rất hiệu quả.
Vì máy tính bảng và điện thoại thông minh có thể mang theo, việc cho nhân viên hoặc nhân viên mới mượn tạm thời - đặc biệt là những người bạn muốn họ xem quy trình cũng là một cách vận hành được khuyến nghị.
Dù có vấn đề về chi phí, nhưng việc xây dựng mạng lưới, thực hiện BYOD*, v.v., điều quan trọng nhất là tạo ra môi trường có thể truy cập Teachme Biz một cách dễ dàng bất cứ lúc nào.
*Bring your own device: Việc nhân viên mang thiết bị di động cá nhân vào nơi làm việc và sử dụng chúng cho công việc
Sau khi chuẩn bị thiết bị xem quy trình, hãy cải thiện luồng di chuyển và tận dụng các tính năng để giúp việc tìm kiếm quy trình trở nên dễ dàng hơn.
Có nhiều con đường xem quy trình chính
Khi xem quy trình, người dùng đang xem thông qua một hoặc nhiều con đường sau đây.
- Tìm bằng cách điều hướng qua thư mục
- Tìm bằng cách điều hướng qua trang tổng
- Tìm bằng cách tìm kiếm với "chức năng tìm kiếm"
- Được quản trị viên gửi riêng lẻ qua chức năng phân phối (người xem không cần tìm)
- Tìm bằng cách tận dụng các tính năng tiện ích khác
Con đường nào có tỷ lệ xem cao hơn
Trong số nhiều con đường, con đường mà người dùng chọn với tỷ lệ cao là:
- Tìm bằng cách điều hướng qua thư mục
.
Tùy thuộc vào văn hóa doanh nghiệp và cấu trúc thư mục, nhưng ở những công ty có tỷ lệ cao, khoảng 7 trong 10 người dùng tìm kiếm theo phương pháp này.
※Đây là tình trạng trước khi chức năng trang tổng được phát hành vào tháng 9 năm 2023
Do đó, trước tiên nên kiểm tra và cải thiện con đường "Tìm bằng cách điều hướng qua thư mục".
Tìm bằng cách điều hướng qua thư mục
Cách nhanh nhất để người dùng tìm đến quy trình là sắp xếp cấu trúc thư mục thật tốt.
Khi tạo thư mục, nhiều người thường phân chia theo đơn vị phòng ban, nhưng tùy người dùng, cũng có nhiều trường hợp tìm kiếm theo trục danh mục công việc.
Liệu có thể cải tiến bằng cách tạo cấu trúc thư mục và thư mục con theo danh mục công việc hoặc theo mục đích sử dụng không?
Mặt khác, để thay đổi cấu trúc thư mục, cần khá nhiều thời gian và nhân lực.
Ngoài ra, vì thư mục cũng là đơn vị gán quyền hạn như người xem, trình chỉnh sửa, v.v., nên có những trường hợp khó tạo cấu trúc chỉ tập trung vào việc "tìm kiếm".
Nếu việc cải tiến bằng cách thay đổi cấu trúc thư mục là khó khăn, nên chuyển sang kiểm tra và cải thiện các con đường khác.
Tìm bằng cách điều hướng qua trang tổng
Sử dụng trang tổng, bạn có thể tập hợp "thông tin muốn hiển thị, theo đơn vị muốn hiển thị, theo thứ tự muốn hiển thị" vào một trang.
Tuy cần công sức để suy nghĩ và tạo đơn vị trang cũng như cấu trúc, nhưng đây là con đường rất thân thiện với người dùng.
Vì không cần thay đổi cấu trúc thư mục, nên cũng không cần thay đổi cài đặt quyền hạn hay hệ thống quản lý.
Nếu đã xác định "muốn những người này xem những quy trình này", hãy tận dụng trang tổng.
Tìm bằng cách tìm kiếm với "chức năng tìm kiếm"
Phương pháp có thể thực hiện mà không tốn nhiều thời gian và chi phí là sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm và xem quy trình.
Khi đã thành thạo, chức năng này rất tiện lợi, và khi người dùng đã quen, họ sẽ tìm kiếm quy trình bằng tìm kiếm thay vì điều hướng qua thư mục.
Lợi ích của việc hình thành thói quen "tìm kiếm"
Lợi ích của việc hình thành thói quen tìm kiếm là có thể giảm đáng kể thời gian để tìm đến quy trình.
Tuy nhiên, những người "chưa bao giờ tìm kiếm nên không sử dụng" hoặc "có tâm lý ngại tìm kiếm nên không dùng" lại nhiều hơn bạn nghĩ.
Cách hình thành thói quen "tìm kiếm"
Lúc đầu, cần có sự hỗ trợ tận tình như tạo cơ hội giải thích cách tìm kiếm, hoặc cùng thực hiện tìm kiếm cho đến khi họ quen.
Về những điều cần lưu ý trong giai đoạn tạo quy trình, điều quan trọng là người tạo quy trình phải tiêu đề và mô tả một cách khéo léo để quy trình xuất hiện đúng trong kết quả tìm kiếm. Ngoài ra, việc gắn thẻ tìm kiếm đầy đủ cũng rất hiệu quả.
Hơn nữa, về phương pháp tìm kiếm, cũng có nhiều phương pháp khác nhau như "Tìm kiếm từ tất cả quy trình", "Tìm kiếm trong thư mục", v.v.
Tham khảo quy trình dưới đây, quảng bá phương pháp tìm kiếm và giúp người dùng dễ dàng tìm đến quy trình, thói quen "tìm kiếm" sẽ dần được hình thành.
Phương pháp cải thiện để tìm kiếm dễ dàng hơn
Bằng cách xem tìm kiếm lịch sử hoạt động của Teachme Biz, bạn có thể nắm bắt được người dùng đang tìm kiếm bằng từ khóa nào và liệu họ có tìm được quy trình mình cần hay không.
Việc người dùng nhiều lần trải nghiệm tìm thấy quy trình qua tìm kiếm sẽ hình thành thói quen xem Teachme Biz khi gặp khó khăn.
Về cách tận dụng thẻ tìm kiếm, được ghi chi tiết trong bài viết dưới đây.
Được quản trị viên gửi riêng lẻ qua chức năng phân phối
Không chỉ người dùng tìm kiếm quy trình, quản trị viên cũng có thể phân phối và thông báo quy trình đến người dùng.
Thông báo yêu cầu công việc đơn lẻ kèm quy trình bằng "Chức năng phân phối nhiệm vụ"
Sử dụng chức năng phân phối nhiệm vụ, bạn có thể gửi quy trình đến người dùng dưới dạng yêu cầu thực hiện.
Ví dụ:
- Gửi quy trình hướng dẫn cách viết tài liệu nộp với thời hạn nộp trong tháng này
- Gửi quy trình về công thức mới hoặc thông tin sản phẩm mới với thời hạn xác nhận trong tuần này
- Yêu cầu cập nhật máy tính hoặc công cụ có độ ưu tiên cao
Có thể sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau như vậy.
Chức năng phân phối nhiệm vụ không chỉ phân phối quy trình, mà còn có thể nắm bắt tình trạng thực hiện nhiệm vụ của người dùng.
Để tăng tỷ lệ thực hiện nhiệm vụ, cũng có thể chọn chỉ những người dùng chưa thực hiện và phân phối lại nhiệm vụ.
Nếu bạn chưa từng sử dụng tính năng nhiệm vụ, hãy thử dùng một lần xem sao.
Học trước nghiệp vụ bằng "Tính năng Đào tạo"
Tính năng Đào tạo là tính năng tập hợp và phân phối các Quy trình cần thiết dưới dạng khóa học đến nhân viên cần được đào tạo.
Ví dụ,
- Khóa học về nghiệp vụ tiếp khách dành cho nhân viên mới
- Khóa học về nghiệp vụ dành cho người phụ trách như quản lý cửa hàng
- Khóa học về nghiệp vụ liên quan đến các máy móc có nhiều cách sử dụng và cần ghi nhớ nhiều thứ
v.v., tính năng này cũng có thể được sử dụng theo nhiều cách khác nhau.
Chúng tôi cũng đang thực tế vận hành đào tạo trực tuyến bằng cách tận dụng tính năng Đào tạo.
Trong tính năng Đào tạo, bạn có thể kiểm tra tiến độ sau khi Gửi khóa học, do đó có thể tận dụng trong các tình huống đào tạo nhân viên mới hoặc đào tạo theo dõi.
Ngoài ra, các khóa học đã phân phối có thể xem bất cứ lúc nào, vì vậy cũng có thể sử dụng để ôn lại nội dung Đã hoàn thành.
※Tính năng Đào tạo là tính năng có thể sử dụng từ gói Basic trở lên
Tìm kiếm bằng các tính năng tiện lợi khác
Ngoài Thư mục, tìm kiếm và tính năng phân phối, còn có các tính năng tiện lợi giúp người dùng tìm thấy Quy trình khi cần.
Truy cập từ "Mã QR"
Teachme Biz có tính năng chuyển đổi URL của Quy trình thành mã QR.
Bằng cách in mã QR dưới dạng nhãn dán bằng máy in và dán ở những nơi cần thiết, bạn có thể chỉ cần quét mã QR bằng điện thoại thông minh là xem trực tiếp Quy trình.
Ví dụ,
・Cách sử dụng máy chiếu phòng họp
・Cách thay mực máy photocopy
・Phương pháp Bảo trì máy móc
v.v., bạn có thể dán mã QR gần máy móc hoặc thiết bị để xác nhận ngay cách vận hành.
Người dùng Mipox Co., Ltd. cũng đang nỗ lực tạo đường dẫn đến Quy trình bằng cách tận dụng mã QR.
Tìm kiếm từ "Mục mới", "Đã xem gần đây" và "Đánh dấu"
Teachme Biz có tính năng cho phép người dùng kiểm tra các Quy trình họ đã xem gần đây và tính năng Đánh dấu Quy trình.
Bằng cách để người dùng sử dụng các tính năng này, họ sẽ dễ dàng truy cập các Quy trình hay dùng của từng người hơn.
Ngoài ra, trong "Mục mới", bạn có thể xem các Quy trình được công khai mới trong vòng 2 tuần.
Việc thông báo sự tồn tại của các tính năng này không ít trường hợp giúp thúc đẩy việc sử dụng Teachme Biz nhiều hơn.
Nắm bắt tình trạng người dùng ngay từ đầu trong các biện pháp
Chúng tôi đã giới thiệu nhiều biện pháp khác nhau, nhưng trước tiên, điều rất quan trọng là phải nắm bắt thực trạng người dùng đang ở trạng thái như thế nào và triển khai biện pháp phù hợp với tình hình đó.
Teachme Biz cũng được trang bị tính năng Báo cáo để phân tích Tình trạng sử dụng, vì vậy hãy tận dụng tính năng đó, kiểm tra Tình trạng sử dụng và nỗ lực cải thiện.
＼Hãy thử tạo Quy trình với Teachme Biz！／