Dù tài liệu hướng dẫn đã được tạo và chuẩn bị đầy đủ, thực tế vẫn có nhiều trường hợp nhân viên tại hiện trường không chủ động xem tài liệu.
Chắc hẳn nhiều người đang băn khoăn làm thế nào để người dùng có thể dễ dàng tìm thấy tài liệu hướng dẫn mà họ cần.
Một trong những con đường phổ biến nhất để người dùng tìm kiếm tài liệu là thông qua thư mục, tuy nhiên để người dùng có thể tìm thấy tài liệu một cách chính xác, điều quan trọng là phải chuẩn bị không chỉ một mà nhiều con đường truy cập khác nhau.
Trước tiên, hãy chuẩn bị thiết bị để xem tài liệu tại hiện trường
Dù tài liệu đã được tập hợp đầy đủ trên Teachme Biz, nếu môi trường cho phép xem tài liệu ngay khi cần chưa được thiết lập, tài liệu sẽ không được tận dụng hiệu quả.
Đặc biệt đối với những người làm trong ngành bán lẻ hay ẩm thực, tình trạng "chỉ có thể xem trên một máy tính duy nhất ở phòng nghỉ" không phải là hiếm gặp.
Khi liên tục xảy ra tình trạng không có thiết bị trong tay lúc cần thiết, hoặc người khác đang sử dụng thiết bị đó, thói quen xem tài liệu sẽ không thể hình thành.
Nếu khó có thể chuẩn bị thiết bị cho từng người, chỉ cần chuẩn bị nhiều thiết bị dùng chung cũng đã có hiệu quả.
Máy tính bảng hay điện thoại thông minh có thể mang theo bên người, vì vậy việc cho mượn tạm thời đối với nhân viên hoặc nhân sự mới cần xem tài liệu thường xuyên cũng là một cách vận hành được khuyến khích.
Mặc dù chi phí là một vấn đề, nhưng điều quan trọng nhất là thiết lập môi trường có thể truy cập Teachme Biz một cách dễ dàng bất cứ lúc nào, chẳng hạn như hoàn thiện hạ tầng mạng hoặc triển khai BYOD*.
*Bring your own device: Việc nhân viên mang thiết bị di động cá nhân vào nơi làm việc và sử dụng cho công việc
Sau khi đã chuẩn bị thiết bị xem, hãy cải thiện luồng điều hướng và tận dụng các tính năng để giúp người dùng dễ dàng tìm thấy tài liệu hơn.
Có nhiều con đường truy cập tài liệu chính
Khi xem tài liệu, người dùng thường sử dụng một hoặc nhiều con đường sau đây.
- Tìm thấy qua thư mục
- Tìm thấy qua trang Portal
- Tìm thấy qua "chức năng tìm kiếm"
- Được quản trị viên gửi riêng qua chức năng phân phối (người xem không cần tự tìm)
- Tìm thấy qua các tính năng tiện ích khác
Con đường nào được sử dụng nhiều nhất
Trong số các con đường hiện có, tỷ lệ người dùng lựa chọn cao nhất là:
- Tìm thấy qua thư mục
.
Tùy theo văn hóa doanh nghiệp và cấu trúc thư mục, nhưng ở những công ty có tỷ lệ cao, khoảng 7 trong số 10 người dùng tìm kiếm theo cách này.
※ Đây là tình trạng trước khi tính năng trang Portal được ra mắt vào tháng 9 năm 2023
Do đó, trước tiên nên kiểm tra và cải thiện con đường "Tìm thấy qua thư mục".
Tìm thấy qua thư mục
Việc xây dựng cấu trúc thư mục chặt chẽ là cách nhanh nhất để người dùng tìm đến tài liệu.
Khi tạo thư mục, nhiều người thường phân chia theo đơn vị phòng ban, tuy nhiên tùy người dùng, nhiều trường hợp họ tìm kiếm theo danh mục công việc.
Liệu có thể cải tiến cấu trúc thư mục và thư mục con theo danh mục công việc hoặc mục đích sử dụng không?
Mặt khác, việc thay đổi cấu trúc thư mục đòi hỏi khá nhiều thời gian và nhân lực.
Ngoài ra, vì thư mục cũng là đơn vị gán quyền như quyền xem, quyền chỉnh sửa, đôi khi khó có thể xây dựng cấu trúc tối ưu chỉ cho mục đích "tìm kiếm".
Nếu việc cải tiến bằng cách thay đổi cấu trúc thư mục gặp khó khăn, hãy chuyển sang kiểm tra và cải thiện các con đường khác.
Tìm thấy qua trang Portal
Sử dụng trang Portal, bạn có thể tập hợp "thông tin muốn hiển thị, theo đơn vị muốn hiển thị, theo thứ tự muốn hiển thị" vào một trang duy nhất.
Dù cần tốn công suy nghĩ và tạo cấu trúc trang, đây là con đường rất thân thiện với người dùng.
Vì không cần thay đổi cấu trúc thư mục, cũng không cần điều chỉnh cài đặt quyền hay hệ thống quản lý.
Nếu bạn đã xác định "muốn những người này xem những tài liệu này", hãy tận dụng trang Portal.
Tìm thấy qua "chức năng tìm kiếm"
Phương pháp có thể thực hiện mà không tốn nhiều thời gian và chi phí là sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm và xem tài liệu.
Khi thành thạo, chức năng này rất tiện lợi, và một khi người dùng đã quen, họ sẽ ưu tiên tìm tài liệu bằng tìm kiếm hơn là duyệt qua thư mục.
Lợi ích của việc hình thành thói quen "tìm kiếm"
Lợi ích của việc hình thành thói quen tìm kiếm là giảm đáng kể thời gian để đến được tài liệu cần thiết.
Tuy nhiên, thực tế có không ít người "chưa từng tìm kiếm nên không dùng" hoặc "ngại sử dụng chức năng tìm kiếm".
Cách hình thành thói quen "tìm kiếm"
Ban đầu, cần có sự hỗ trợ tận tình như tổ chức buổi hướng dẫn cách tìm kiếm hoặc cùng thực hiện tìm kiếm cho đến khi người dùng quen.
Ở giai đoạn tạo tài liệu, điều quan trọng là người tạo tài liệu cần chú ý đặt tiêu đề và mô tả phù hợp để tài liệu có thể được tìm thấy qua tìm kiếm. Ngoài ra, gắn thẻ tìm kiếm đầy đủ cũng rất hiệu quả.
Hơn nữa, còn có nhiều phương pháp tìm kiếm khác nhau như "tìm kiếm trong tất cả tài liệu" hay "tìm kiếm trong thư mục".
Hãy tham khảo các tài liệu dưới đây để phổ biến cách tìm kiếm, giúp người dùng dễ dàng tìm đến tài liệu, và dần dần thói quen "tìm kiếm" sẽ được hình thành.
Phương pháp cải thiện để tìm kiếm hiệu quả hơn
Bằng cách xem nhật ký tìm kiếm của Teachme Biz, bạn có thể nắm bắt được người dùng đang tìm kiếm bằng từ khóa nào và liệu họ có tìm thấy tài liệu mình cần hay không.
Khi người dùng nhiều lần trải nghiệm tìm thấy tài liệu qua tìm kiếm, họ sẽ dần hình thành thói quen xem Teachme Biz khi gặp khó khăn.
Cách sử dụng thẻ tìm kiếm được mô tả chi tiết trong bài viết dưới đây.
Được quản trị viên phân phối riêng qua chức năng phân phối
Tài liệu không chỉ được người dùng tự tìm kiếm, mà quản trị viên cũng có thể phân phối và thông báo đến người dùng.
Thông báo yêu cầu công việc đơn lẻ kèm tài liệu qua "Chức năng phân phối tác vụ"
Sử dụng chức năng phân phối tác vụ, bạn có thể gửi tài liệu đến người dùng dưới dạng yêu cầu thực hiện.
Ví dụ:
- Gửi tài liệu hướng dẫn cách điền tờ khai với hạn nộp trong tháng này
- Gửi tài liệu về công thức mới hoặc thông tin sản phẩm với hạn xác nhận trong tuần này
- Yêu cầu cập nhật máy tính hoặc công cụ có mức độ khẩn cấp cao
và nhiều tình huống khác.
Chức năng phân phối tác vụ không chỉ phân phối tài liệu mà còn giúp nắm bắt tình trạng thực hiện tác vụ của người dùng.
Để tăng tỷ lệ thực hiện tác vụ, bạn cũng có thể chọn chỉ những người dùng chưa thực hiện và phân phối lại tác vụ.
Những ai chưa từng sử dụng chức năng tác vụ, hãy thử một lần nhé.
Học trước nghiệp vụ qua "Chức năng đào tạo"
Chức năng đào tạo là tính năng tập hợp và phân phối các tài liệu cần thiết dưới dạng khóa học cho nhân viên cần được đào tạo.
Ví dụ:
- Khóa học về nghiệp vụ phục vụ khách hàng dành cho nhân viên mới
- Khóa học về nghiệp vụ dành cho người phụ trách như quản lý cửa hàng
- Khóa học về nghiệp vụ có nhiều nội dung cần ghi nhớ như máy móc đa năng
và nhiều cách sử dụng khác có thể tưởng tượng được.
Chúng tôi cũng thực tế vận hành đào tạo trực tuyến sử dụng chức năng đào tạo tại công ty.
Với chức năng đào tạo, bạn có thể kiểm tra tiến độ sau khi gửi khóa học, vì vậy có thể tận dụng trong việc đào tạo nhân viên mới và đào tạo bổ sung.
Ngoài ra, khóa học đã phân phối có thể xem lại bất cứ lúc nào, nên cũng có thể sử dụng để ôn lại nội dung đã hoàn thành.
※ Chức năng đào tạo là tính năng có sẵn từ gói Basic trở lên
Tìm thấy qua các tính năng tiện ích khác
Ngoài thư mục, tìm kiếm và chức năng phân phối, còn có các tính năng tiện ích khác giúp người dùng tìm thấy tài liệu khi cần.
Truy cập qua "Mã QR"
Teachme Biz có tính năng chuyển đổi URL của tài liệu thành mã QR.
Bằng cách in mã QR thành nhãn dán qua máy in và dán ở những nơi cần thiết, người dùng chỉ cần quét mã QR bằng điện thoại thông minh là có thể xem tài liệu ngay lập tức.
Ví dụ:
· Hướng dẫn sử dụng máy chiếu trong phòng họp
· Cách thay mực máy photocopy
· Phương pháp bảo trì máy móc
và nhiều tình huống khác, bạn có thể dán mã QR gần máy móc và thiết bị để xem hướng dẫn sử dụng ngay lập tức.
Công ty Mipox, một trong những khách hàng của chúng tôi, cũng đang triển khai xây dựng luồng điều hướng tài liệu sử dụng mã QR.
Tìm kiếm qua "Tài liệu mới", "Tài liệu đã xem gần đây" và "Dấu trang"
Teachme Biz có tính năng cho phép người dùng xem lại các tài liệu đã xem gần đây và tính năng đánh dấu trang tài liệu.
Bằng cách sử dụng các tính năng này, người dùng có thể dễ dàng truy cập các tài liệu thường dùng của mình.
Ngoài ra, mục "Tài liệu mới" cho phép xem các tài liệu được công bố mới trong vòng 2 tuần gần đây.
Việc thông báo về sự tồn tại của các tính năng này thường góp phần thúc đẩy việc sử dụng Teachme Biz nhiều hơn.
Nắm bắt tình trạng người dùng trước khi triển khai các biện pháp
Chúng tôi đã giới thiệu nhiều biện pháp khác nhau, nhưng trước tiên điều rất quan trọng là nắm bắt thực trạng người dùng đang ở trạng thái như thế nào và triển khai các biện pháp phù hợp với tình hình đó.
Teachme Biz cũng có tính năng báo cáo để phân tích tình trạng xem tài liệu, vì vậy hãy tận dụng tính năng đó để kiểm tra tình trạng sử dụng trước khi bắt tay vào cải thiện.
＼Hãy thử tạo tài liệu với Teachme Biz！／