Bài viết này sẽ giới thiệu những điểm cần cân nhắc khi sử dụng tính năng đào tạo, cụ thể là cách phân biệt và sử dụng hai quyền hạn "Quản trị viên đào tạo" và "Huấn luyện viên".
Hãy tham khảo bài viết này khi cân nhắc cách cấp quyền cho người phụ trách đào tạo để vận hành chương trình giáo dục sử dụng khóa học đào tạo.
Mấu chốt trong quản lý khóa học là "phân biệt sử dụng Quản trị viên đào tạo và Huấn luyện viên"
Tính năng đào tạo có hai quyền quản lý là "Quản trị viên đào tạo" và "Huấn luyện viên".
Hãy cùng xem xét sự khác biệt giữa những gì mỗi quyền có thể thực hiện.
Quản trị viên đào tạo có thể thực hiện tất cả các cài đặt liên quan đến khóa học
Quản trị viên đào tạo có thể tạo, chỉnh sửa, xóa khóa học, quản lý học viên và thực hiện tất cả các cài đặt liên quan đến khóa học đào tạo.
Đặc biệt, "khả năng tạo, chỉnh sửa và xóa khóa học" là quyền hạn đặc trưng nổi bật.
Do đó, cách sử dụng phổ biến là cấp quyền cho những người chịu trách nhiệm lập kế hoạch nội dung đào tạo và xây dựng, thực hiện chương trình giảng dạy, chẳng hạn như "người phụ trách đào tạo của phòng nhân sự".
Mặt khác, Quản trị viên đào tạo
- có thể thay đổi tất cả các khóa học
- có thể thêm/xóa tất cả người dùng vào/khỏi khóa học
- có thể kiểm tra tình trạng học tập của tất cả người dùng
đây là quyền hạn rất mạnh.
Ví dụ, đối với công ty có quy mô 100-200 người, không chỉ người phụ trách nhân sự mà bạn cũng có thể cấp quyền "Quản trị viên đào tạo" cho người phụ trách đào tạo của từng bộ phận. Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc nhìn thấy tình trạng học tập của toàn bộ nhân viên thường không gây ra vấn đề lớn trong quá trình vận hành khóa học.
Mặt khác, đối với các công ty có từ 500 nhân viên trở lên hoặc các công ty có nhiều chi nhánh/cửa hàng,
"Muốn người phụ trách đào tạo tại cơ sở không thể thay đổi khóa học của các bộ phận hoặc chi nhánh khác."
"Không muốn người phụ trách đào tạo tại mỗi cửa hàng xem tình trạng học tập của cửa hàng khác."
thường sẽ có những yêu cầu như vậy.
Trong trường hợp đó, hãy cấp quyền "Huấn luyện viên" cho người phụ trách đào tạo tại cơ sở.
Huấn luyện viên có vai trò phân phối khóa học và kiểm tra tình trạng học tập
Bằng cách cấp quyền "Huấn luyện viên" cho người phụ trách tại cơ sở, người phụ trách tại cơ sở có thể phân phối khóa học chỉ đến những nhân viên/cộng sự liên quan và nắm bắt tình trạng học tập của họ.
Huấn luyện viên có thể xem nội dung của tất cả các khóa học. Và đối với những người dùng thuộc nhóm của Huấn luyện viên, họ có thể "thêm/xóa học viên" và "nắm bắt tình trạng học tập".
Ngược lại, họ không thể tạo, sửa đổi hay xóa khóa học, cũng như không thể thêm/xóa người dùng ngoài nhóm của mình vào khóa học hay kiểm tra tình trạng học tập của những người dùng đó.
Chỉ giải thích có thể khó hiểu, vì vậy từ đây chúng tôi sẽ giới thiệu các ví dụ vận hành thực tế.
Quy trình xây dựng khóa học đào tạo thực tế
Trước tiên, quy trình vận hành tính năng đào tạo được thể hiện trong hình ảnh dưới đây.
1. Đầu tiên, thiết lập Quản trị viên đào tạo như một cài đặt ban đầu
Người dùng là quản trị viên nhóm hoặc phó quản trị viên sẽ thiết lập quyền Quản trị viên đào tạo cho người sẽ tạo khóa học (người phụ trách đào tạo/huấn luyện toàn công ty).
2. Tạo khóa học theo chủ đề đào tạo
Người dùng đã trở thành Quản trị viên đào tạo sẽ tạo khóa học và liên kết các tài liệu hướng dẫn là đối tượng học tập.
Lúc này, Quản trị viên đào tạo cần có quyền xem các tài liệu hướng dẫn được liên kết với khóa học. Hãy tham gia vào thư mục nếu cần thiết.
3. Chuẩn bị phân phối
Tập hợp những người dùng là đối tượng phân phối khóa học vào một nhóm tùy ý.
Ví dụ, hãy tạo nhóm theo phân loại đối tượng phân phối như "Nhân viên mới vào năm 2020", "Cửa hàng Kanda", "Bộ phận thực phẩm chế biến sẵn".
Trong nhóm đã tạo, hãy thêm "người phụ trách đào tạo nhân viên mới" và "người phụ trách đào tạo của từng cửa hàng hoặc bộ phận".
Sau khi hoàn tất đăng ký nhóm, hãy cấp quyền Huấn luyện viên cho "người phụ trách đào tạo nhân viên mới" và "người phụ trách đào tạo của từng cửa hàng hoặc bộ phận".
4. Thực hiện phân phối
Đã đến lúc phân phối.
Quản trị viên đào tạo hoặc Huấn luyện viên chọn khóa học phù hợp cho người dùng trong nhóm của mình và thêm họ làm học viên.
Sau khi phân phối, hãy chờ từng người dùng hoàn thành khóa học trước thời hạn!
5. Kiểm tra tình trạng học tập
"Huấn luyện viên" tại mỗi cơ sở có thể kiểm tra tình trạng học tập của người dùng trong nhóm của mình.
Bằng cách lọc theo nhóm, bạn có thể biết rõ ai đang ở tình trạng nào.
Bạn có thể nắm bắt chính xác liệu từng người dùng có thực sự nắm vững công việc hay không, có kiểm tra tài liệu hướng dẫn hay không, từ đó có thể đưa ra quyết định cho phép làm việc độc lập một cách suôn sẻ.
Phần bổ sung: Trường hợp có điều chuyển, thuyên chuyển hoặc nhân viên mới vào giữa chừng
Bằng cách quản lý bằng Huấn luyện viên và nhóm, việc đào tạo khi có điều chuyển hoặc thuyên chuyển cũng trở nên dễ dàng hơn.
Đối với người dùng được điều chuyển, quản trị viên nhóm/phó quản trị viên hãy thêm họ vào nhóm của đơn vị công tác mới.
Bằng cách thêm vào nhóm, Huấn luyện viên có thể phân phối thêm khóa học đã tạo trong quy trình "2. Tạo khóa học theo chủ đề đào tạo" cho người dùng đó.
Sử dụng nhóm hiệu quả sẽ rất tiện lợi!
Sau khi đọc đến đây, chắc hẳn nhiều bạn cảm thấy "Cách sử dụng nhóm có vẻ rất quan trọng...".
Đúng vậy, bằng cách sử dụng nhóm, bạn có thể tận dụng khóa học đào tạo hiệu quả hơn.
Nhóm không chỉ dùng để quản lý khóa học mà còn có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau.
Cuối cùng, hãy ôn lại tổng quan về nhóm.
Trước tiên, nhóm có các thông số kỹ thuật như sau.
- Việc tạo nhóm và thêm/loại bỏ người dùng có thể được thực hiện bởi quản trị viên nhóm/phó quản trị viên.
- Có thể đăng ký cả thành viên và khách trong cùng một nhóm
- Một người dùng có thể thuộc nhiều nhóm.
Phạm vi sử dụng của nhóm như sau.
- Chỉ định người tham gia thư mục (phạm vi xem tài liệu hướng dẫn)
- Chỉ định với tư cách người cùng chỉnh sửa
- Chỉ định đích phân phối nhiệm vụ
- Đích thông báo khi công bố tài liệu hướng dẫn
- Chỉ định đích phân phối khóa học đào tạo
- Lọc tình trạng tiến độ của khóa học đào tạo
Bạn có thể nhóm người dùng theo nhiều mục đích khác nhau và tận dụng linh hoạt. Bạn cũng có thể thêm hoặc loại bỏ người dùng hàng loạt bằng CSV.
Như vậy, bằng cách sử dụng Huấn luyện viên và nhóm một cách hiệu quả, bạn có thể thực hiện phương thức vận hành "Không thay đổi nội dung khóa học, người phụ trách đào tạo tại cơ sở thêm học viên liên tục và cải thiện việc đào tạo."
Khi sử dụng tính năng đào tạo, hãy thử áp dụng!
Ngoài ra, chúng tôi cũng có bài viết về "nên tạo khóa học theo đơn vị chủ đề nào". Hãy tham khảo cùng nhé.