Bài viết này giới thiệu những điểm cần cân nhắc về cách phân biệt và sử dụng hai quyền hạn "Quản trị viên đào tạo" và "Người đào tạo" khi sử dụng tính năng Đào tạo.
Hãy tham khảo bài viết này khi cân nhắc cách cấp quyền cho người phụ trách đào tạo để vận hành giáo dục bằng khóa học Đào tạo.
Chìa khóa quản lý khóa học là "phân biệt sử dụng Quản trị viên đào tạo và Người đào tạo"
Tính năng Đào tạo có hai quyền quản lý là "Quản trị viên đào tạo" và "Người đào tạo".
Hãy cùng xem xét sự khác biệt giữa những gì mỗi quyền có thể thực hiện.
Quản trị viên đào tạo có thể thực hiện tất cả các cài đặt liên quan đến khóa học
Quản trị viên đào tạo có thể thực hiện tất cả các cài đặt liên quan đến khóa học đào tạo, bao gồm tạo, chỉnh sửa, xóa khóa học và quản lý học viên.
Đặc biệt, "có thể tạo, chỉnh sửa và xóa khóa học" là quyền hạn đặc trưng nổi bật.
Do đó, cách sử dụng phổ biến là cấp quyền cho những người chịu trách nhiệm lập kế hoạch nội dung đào tạo và phụ trách xây dựng, thực hiện chương trình đào tạo, chẳng hạn như "trưởng bộ phận đào tạo của phòng nhân sự".
Mặt khác, Quản trị viên đào tạo
- có thể thay đổi tất cả các khóa học
- có thể thêm/xóa tất cả người dùng vào/khỏi khóa học
- có thể xem tình trạng học tập của tất cả người dùng
là quyền hạn rất mạnh.
Ví dụ, đối với công ty có quy mô 100-200 người, bạn có thể cấp quyền "Quản trị viên đào tạo" không chỉ cho trưởng bộ phận nhân sự mà còn cho người phụ trách đào tạo ở từng bộ phận. Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc có thể xem tình trạng học tập của toàn bộ nhân viên thường không gây ra vấn đề lớn trong vận hành khóa học.
Mặt khác, đối với doanh nghiệp có từ 500 nhân viên trở lên hoặc công ty có nhiều chi nhánh,
"Chúng tôi không muốn người phụ trách đào tạo tại hiện trường có thể thay đổi khóa học của các bộ phận hoặc cơ sở khác."
"Chúng tôi không muốn người phụ trách đào tạo tại từng cửa hàng xem tình trạng học tập của các cửa hàng khác."
có thể có những yêu cầu như vậy.
Trong những trường hợp đó, hãy cấp quyền "Người đào tạo" cho người phụ trách đào tạo tại hiện trường.
Người đào tạo đóng vai trò phân phối khóa học và xác nhận tình trạng học tập
Bằng cách cấp quyền "Người đào tạo" cho người phụ trách tại hiện trường, người phụ trách tại hiện trường có thể phân phối khóa học chỉ đến nhân viên/nhân viên liên quan và nắm bắt tình trạng học tập của họ.
Người đào tạo có thể xem nội dung của tất cả các khóa học. Và đối với người dùng thuộc Nhóm mà Người đào tạo là thành viên, họ có thể thực hiện "thêm/xóa học viên" và "nắm bắt tình trạng học tập".
Ngược lại, họ không thể tạo, sửa đổi hay xóa khóa học, cũng không thể thêm/xóa người dùng ngoài Nhóm của mình vào/khỏi khóa học hay xem tình trạng học tập của họ.
Chỉ giải thích có thể khó hiểu, vì vậy từ đây chúng tôi sẽ giới thiệu các ví dụ vận hành.
Quy trình xây dựng khóa học đào tạo thực tế
Trước tiên, quy trình vận hành tính năng Đào tạo như hình ảnh dưới đây.
1. Đầu tiên, thiết lập Quản trị viên đào tạo như một cài đặt ban đầu
Người dùng là Quản trị viên nhóm hoặc Phó quản trị viên sẽ thiết lập quyền Quản trị viên đào tạo cho người sẽ tạo khóa học (người phụ trách đào tạo/bồi dưỡng toàn công ty).
2. Tạo khóa học theo chủ đề đào tạo
Người dùng đã trở thành Quản trị viên đào tạo sẽ tạo khóa học và liên kết các Quy trình là đối tượng học tập.
Lúc này, Quản trị viên đào tạo cần có quyền xem các Quy trình được liên kết với khóa học. Hãy tham gia Thư mục nếu cần thiết.
3. Chuẩn bị phân phối
Tập hợp những người dùng là đối tượng phân phối khóa học vào một Nhóm tùy chọn.
Ví dụ, hãy tạo Nhóm theo nhóm đối tượng phân phối như "Nhân viên mới vào năm 2020", "Cửa hàng Kanda", "Bộ phận thực phẩm chế biến".
Trong Nhóm đã tạo, hãy thêm "người phụ trách đào tạo nhân viên mới" và "người phụ trách đào tạo tại từng cửa hàng hoặc bộ phận".
Sau khi hoàn tất đăng ký Nhóm, hãy cấp quyền Người đào tạo cho "người phụ trách đào tạo nhân viên mới" và "người phụ trách đào tạo tại từng cửa hàng hoặc bộ phận".
4. Thực hiện phân phối
Đã đến lúc phân phối.
Quản trị viên đào tạo và Người đào tạo chọn khóa học cần thiết cho người dùng thuộc Nhóm của mình và thực hiện thêm học viên.
Sau khi phân phối, hãy chờ từng người dùng hoàn thành việc học trước Thời hạn!
5. Xác nhận tình trạng học tập
"Người đào tạo" tại từng hiện trường có thể xác nhận tình trạng học tập của người dùng thuộc Nhóm của mình.
Bằng cách Lọc theo nhóm, bạn có thể nắm bắt rõ ràng ai đang ở tình trạng nào.
Vì có thể nắm bắt đúng đắn liệu từng người dùng có nhớ nghiệp vụ đúng cách không, có xem Quy trình không, nên có thể đưa ra phán đoán để họ làm độc lập một cách suôn sẻ.
Phần bổ sung: Trường hợp có điều chuyển, chuyển công tác hoặc nhân viên mới vào giữa kỳ
Bằng cách quản lý bằng Người đào tạo và Nhóm, việc đào tạo khi có điều chuyển hoặc chuyển công tác cũng trở nên dễ dàng hơn.
Đối với người dùng bị điều chuyển, Quản trị viên nhóm/Phó quản trị viên hãy thêm họ vào Nhóm của đơn vị công tác mới.
Bằng cách thêm vào Nhóm, Người đào tạo có thể thực hiện Phân phối bổ sung khóa học đã tạo trong quy trình "2. Tạo khóa học theo chủ đề đào tạo" cho người dùng đó.
Sử dụng Nhóm hiệu quả sẽ rất tiện lợi!
Sau khi đọc đến đây, có lẽ nhiều người cảm thấy "Cách sử dụng Nhóm có vẻ rất quan trọng...".
Đúng vậy, bằng cách sử dụng Nhóm, bạn có thể tận dụng khóa học Đào tạo hiệu quả hơn.
Nhóm không chỉ dùng để quản lý khóa học mà còn có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau.
Cuối cùng, hãy ôn lại tổng quan về Nhóm.
Trước tiên, Nhóm có các thông số kỹ thuật như sau.
- Tạo nhóm và thêm/loại trừ người dùng có thể do Quản trị viên nhóm/Phó quản trị viên thực hiện.
- Có thể đăng ký cả Member và khách trong cùng một Nhóm
- Một người dùng có thể thuộc nhiều Nhóm.
Phạm vi sử dụng của Nhóm như sau.
- Chỉ định người tham gia Thư mục (phạm vi xem Quy trình)
- Chỉ định làm người cùng chỉnh sửa
- Chỉ định đích phân phối nhiệm vụ
- Đích thông báo khi công khai Quy trình
- Chỉ định đích phân phối khóa học Đào tạo
- Lọc tiến độ của khóa học Đào tạo
Bạn có thể nhóm người dùng theo nhiều mục đích và tận dụng linh hoạt. Bạn cũng có thể thêm hoặc loại trừ nhiều người dùng cùng lúc bằng CSV.
Như vậy, bằng cách sử dụng hiệu quả Người đào tạo và Nhóm, có thể thực hiện vận hành "Không thay đổi nội dung khóa học, người phụ trách đào tạo tại hiện trường liên tục thêm học viên và cải thiện việc đào tạo."
Khi sử dụng tính năng Đào tạo, hãy thử áp dụng nhé!
Ngoài ra, chúng tôi cũng có bài viết về "Nên tạo khóa học theo đơn vị nào". Hãy cùng xem nhé.