Trang tổng và thư mục đều là các tính năng giúp dễ dàng tìm kiếm quy trình, nhưng vai trò của chúng khác nhau.
Vai trò của thư mục
Thư mục là nơi để sắp xếp và quản lý các quy trình.
Mỗi quy trình được lưu trong một thư mục duy nhất.
Ai có thể xem và chỉnh sửa quy trình được xác định bởi những người dùng và nhóm đã tham gia vào thư mục.
Các cài đặt như quản trị viên thư mục, tiến trình phê duyệt, công khai ra bên ngoài cũng được thực hiện theo từng thư mục.
Liên quan: Hãy cho tôi biết về thư mục
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/36406905956505
Vai trò của trang tổng
Trang tổng là trang tập hợp tại một nơi các thông tin cần thiết cho một công việc hoặc tình huống cụ thể.
Bạn có thể thêm quy trình từ nhiều thư mục khác nhau, và cũng có thể sắp xếp cùng nhau các liên kết bên ngoài đến các trang ngoài Teachme Biz.
Bạn cũng có thể thêm cùng một quy trình vào nhiều trang.
Không thể đặt giới hạn xem đối với bản thân trang tổng.
Các quy trình thuộc thư mục mà người xem chưa tham gia sẽ không thể xem được dù đã được liệt kê trên trang.
Liên quan: Hãy cho tôi biết về tính năng trang tổng
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/21838465421593
Cách phân biệt sử dụng
Trước tiên, xác định "ai có thể xem" bằng thư mục
Quyền xem và chỉnh sửa chỉ có thể được phân chia bằng thư mục.
Hãy phân chia thư mục theo phạm vi đối tượng được xem, chẳng hạn như theo phòng ban hoặc chức vụ, và quyết định nơi lưu trữ quy trình.
Liên quan:
Xem xét chính sách tạo thư mục và nhóm của công ty bạn
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/60772163786009
Tạo cấu trúc thư mục con dễ tìm kiếm quy trình
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/60482306692377
Tập hợp "những gì cần thiết trong tình huống này" vào trang tổng
Đôi khi các quy trình cần thiết cho từng tình huống như ngày đầu nhân viên mới vào làm, quy trình từ lúc mở cửa đến đóng cửa, hay kiểm tra thiết bị lại nằm rải rác ở nhiều thư mục khác nhau.
Trong trường hợp đó, thay vì tạo lại thư mục, hãy tập hợp chúng vào trang tổng theo từng tình huống.
Người xem chỉ cần nhớ trang cần mở trong tình huống đó là đủ.
Liên quan: Bí quyết tạo và vận hành trang tổng
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/22757365070105
Khi có người bạn không muốn cho xem, hãy phân chia bằng quyền của thư mục
Trang tổng không thể giới hạn người xem.
Đối với các quy trình chỉ muốn cho một số người nhất định xem, hãy giới hạn bằng người dùng đã tham gia và nhóm đã tham gia của thư mục đang lưu trữ quy trình đó.
Liên quan: Có thể đặt giới hạn xem trên trang tổng không
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/44980790676633
Tiêu chí tham khảo khi phân vân
- Muốn phân chia quy trình được xem theo từng phòng ban: Thư mục
- Muốn sử dụng tiến trình phê duyệt hoặc công khai ra bên ngoài: Thư mục
- Muốn sắp xếp các quy trình nằm ở nhiều thư mục theo thứ tự quy trình công việc: Trang tổng
- Muốn hiển thị cùng nhau các liên kết đến các trang ngoài Teachme Biz như hệ thống nội bộ: Trang tổng