Giới thiệu
Bài viết này giới thiệu những điểm cần cân nhắc khi tổ chức nhóm (team).
Bài viết lấy ví dụ dựa trên sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp thông thường, nhưng bạn có thể ứng dụng linh hoạt tùy theo đặc thù của tổ chức mình.
Những điều cần lưu ý khi cân nhắc
Bạn không cần phải tạo ra hình thức hoàn chỉnh ngay từ đầu.
Hãy bắt đầu nhỏ với những gì có thể làm ở giai đoạn hiện tại, rồi dần dần mở rộng quy mô trong khi hoàn thiện khi cần thiết.
Không có một đáp án đúng duy nhất cho việc tổ chức nhóm.
Hãy bắt đầu càng nhỏ càng tốt.
Nhóm (Team) là gì?
Nhóm là tính năng cho phép quản lý nhiều người dùng cùng lúc.
Bạn có thể nắm được "nhóm có thể truy cập vào thư mục nào" và "ai đang tham gia nhóm".
Khi sử dụng nhóm, việc cài đặt quyền thư mục sẽ hiệu quả hơn so với việc cài đặt cho từng người dùng riêng lẻ.
Quản trị viên nhóm và phó quản trị viên có thể tạo nhóm, thêm hoặc loại bỏ người dùng.
Ngoài ra, một người dùng có thể thuộc nhiều nhóm.
Các thông tin cơ bản về nhóm cũng được tóm tắt trong bài viết dưới đây, vui lòng tham khảo.
Hỏi về Nhóm
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/28513829929369
Quy trình tổ chức nhóm
Có một số tính năng có thể được sử dụng theo đơn vị nhóm.
Bài viết này chủ yếu giới thiệu quy trình tổ chức nhóm để thực hiện "cài đặt quyền thư mục" theo nhóm.
Các bước thực hiện như sau.
- Sắp xếp cấu trúc thư mục
- Xem xét phạm vi xem thư mục (nhóm)
- Xem xét "ai" sẽ được cấp "quyền gì" đối với thư mục
- Sắp xếp quyền truy cập thư mục mà nhóm nắm giữ
- Sắp xếp người dùng tham gia nhóm
- Tạo nhóm
- Thêm người dùng vào nhóm
- Thêm nhóm vào thư mục
- Xác nhận nhóm đã được thêm vào thư mục
Dưới đây, chúng ta sẽ xem xét chi tiết từng bước.
Sắp xếp cấu trúc thư mục
Trước khi tổ chức nhóm, hãy sắp xếp cấu trúc thư mục.
Vì lần này chúng ta tổ chức nhóm để cài đặt quyền thư mục theo nhóm, hãy cân nhắc cấu trúc thư mục trước.
Cách tư duy về cấu trúc thư mục
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/30745916090521
Sau khi sắp xếp xong cấu trúc thư mục, hãy liệt kê các thư mục hiện có.
※Không cần liệt kê các thư mục con.
| Thư mục |
|---|
| Chung toàn công ty |
| Phòng Hành chính |
| Phòng Nhân sự |
Xem xét phạm vi xem thư mục (nhóm)
Trước tiên, hãy xem xét sơ bộ phạm vi xem tương ứng với tên thư mục.
Có thể coi phạm vi xem này chính là "nhóm" tiềm năng.
| Thư mục | Phạm vi xem (Nhóm) |
|---|---|
| Chung toàn công ty | Toàn bộ nhân viên |
| Phòng Hành chính | Phòng Hành chính |
| Phòng Nhân sự | Phòng Nhân sự |
Xem xét "ai" sẽ được cấp "quyền gì" đối với thư mục
Sau khi liệt kê sơ bộ phạm vi xem thư mục, hãy cân nhắc thêm về loại quyền cần có.
Có thể cấp quyền "xem" hoặc "chỉnh sửa" cho nhóm.
| Thư mục | Phạm vi xem (Nhóm) | Quyền |
|---|---|---|
| Chung toàn công ty | Toàn bộ nhân viên | Xem |
| Phòng Hành chính | Phòng Hành chính | Chỉnh sửa |
| Phòng Nhân sự | Phòng Nhân sự | Chỉnh sửa |
Sắp xếp quyền truy cập thư mục mà nhóm nắm giữ
Hãy kết hợp nhóm có thể truy cập thư mục với quyền được cấp tương ứng, rồi sắp xếp quyền truy cập thư mục mà nhóm nắm giữ.
Khi sắp xếp thông tin, nên sử dụng sơ đồ ma trận.
Sơ đồ ma trận là bảng được tổ chức theo hàng và cột, giúp sắp xếp thông tin trực quan.
Đặt "Thư mục" theo hàng và "Nhóm" theo cột, rồi thêm ký hiệu sau vào giao điểm tương ứng với điều kiện.
Trường hợp nhóm cần xem và chỉnh sửa thư mục: ◎
Trường hợp nhóm chỉ cần xem thư mục: ✓
Trường hợp nhóm không thể truy cập thư mục: -
Bạn có thể thấy ngay "thư mục nào" được "nhóm nào" nắm giữ "quyền gì".
Sắp xếp người dùng tham gia nhóm
Sau khi sắp xếp xong quyền truy cập thư mục mà nhóm nắm giữ, hãy sắp xếp ai sẽ thuộc nhóm đó.
Đặt "Người dùng" theo hàng và "Nhóm" theo cột, rồi điền "Thêm" vào giao điểm tương ứng với điều kiện.
Bạn có thể thấy ngay "người dùng nào" nên được thêm vào "nhóm nào".
Tạo nhóm
Tạo nhóm dựa trên thông tin nhóm đã sắp xếp.
Ở giai đoạn này, chỉ cài đặt tên nhóm và mô tả nhóm.
Manage user teams (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/4929282
Thêm người dùng vào nhóm
Thêm người dùng vào nhóm.
Việc sử dụng tính năng đăng ký hàng loạt bằng CSV để thêm nhiều người dùng cùng lúc sẽ rất tiện lợi.
Cập nhật nhóm hàng loạt (Phiên bản trình duyệt Web)
https://teachme.jp/8/manuals/4965352
Nếu muốn thêm người dùng vào nhóm hiện có hoặc thay đổi thông tin nhóm, vui lòng xem hướng dẫn dưới đây.
Edit Team (Web Browser Version)
https://teachme.jp/8/manuals/42393945
Thêm nhóm vào thư mục
Thêm nhóm vào thư mục.
Add/exclude teams to folders (Web browser)
https://teachme.jp/8/manuals/42082645
Xác nhận nhóm đã được thêm vào thư mục
Hãy xác nhận nhóm đã được thêm vào thư mục với quyền đúng như mong muốn.
Change and check the folder privileges of users or teams (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/23074527
Mẹo
Khuyến nghị khi bắt đầu vận hành
Trước tiên, hãy tạo nhóm toàn bộ nhân viên và thêm vào các thư mục mà tất cả nhân viên có thể xem.
Khi có thêm tài liệu hướng dẫn muốn chia sẻ cho một nhóm người cụ thể, hãy tạo và điều chỉnh thư mục cũng như nhóm khi cần thiết.
Với cách này, bạn không cần tạo nhiều nhóm ngay từ đầu.
Thêm nhóm và thư mục trong quá trình vận hành
Trong quá trình vận hành, nếu cấu trúc thư mục hoặc tổ chức nhóm còn thiếu sót, hãy cân nhắc thêm thư mục hoặc nhóm.
Trường hợp có tài liệu hướng dẫn muốn giới hạn quyền xem
Thêm thư mục.
Ví dụ: Có tài liệu hướng dẫn chỉ muốn chia sẻ trong Phòng Nhân sự.
→ Tạo thư mục "Nhân sự (Nội bộ phòng)".
Trường hợp muốn phân chia vai trò chỉnh sửa tài liệu hướng dẫn
Thêm nhóm.
Ví dụ: Muốn giao nhiệm vụ chỉnh sửa tài liệu trong thư mục "Kinh doanh" cho người phụ trách khác.
→ Thêm nhóm hỗ trợ kinh doanh và cấp quyền chỉnh sửa đối với thư mục "Kinh doanh".
Ứng phó với việc điều chuyển nhân sự của người dùng
Khi vận hành theo nhóm, trong trường hợp điều chuyển nhân sự của người dùng, bạn không cần thay đổi cài đặt cho từng thư mục, mà chỉ cần thay đổi nhóm mà người dùng đó tham gia là có thể duy trì quyền phù hợp đối với các thư mục.
Có cách nào để cài đặt quyền hiệu quả khi thay thế nhân sự không?
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/900005508926
Các tính năng khác có thể sử dụng nhóm
Khi tạo nhóm, bạn có thể thực hiện các thao tác sau.
・ Chỉ định nhóm là đích nhận nhiệm vụ hoặc khóa học đào tạo
・ Xem tiến độ khóa học đào tạo theo từng nhóm
・ Chỉ định nhóm là đích nhận thông báo khi xuất bản tài liệu hướng dẫn
Create and distribute task (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/5260961
Distribute training course to trainees (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/9316265
Check each team and user's training progress (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/10632218
Notify users about manual release or update (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/14651979
Tóm tắt
Khi tạo nhóm, bạn có thể quản lý "thư mục mà nhóm có thể truy cập" và "người tham gia nhóm".
Hãy sắp xếp quyền thư mục cần thiết cho nhóm và người dùng nên tham gia nhóm, rồi cân nhắc tổ chức nhóm.
Ban đầu, bạn có thể tạo nhóm cho toàn bộ nhân viên, và khi có thêm tài liệu hướng dẫn muốn chia sẻ cho một nhóm người cụ thể, hãy tạo và điều chỉnh thư mục cũng như nhóm khi cần thiết.
Mục tiêu cuối cùng là đạt được trạng thái có thể quản lý chính xác quyền thư mục của tất cả người dùng.