Các câu hỏi thường gặp về quy trình phê duyệt

Về cài đặt thư mục

H. Người có quyền xem có thể trở thành người có quyền phê duyệt không?

A. Bất kỳ người dùng nào đang tham gia vào thư mục đó đều có thể trở thành người có quyền phê duyệt.

H. Có thể cài đặt người có quyền phê duyệt theo từng thư mục con không?

A. Không thể cài đặt người phê duyệt theo đơn vị thư mục con.
Tuy nhiên, khi gửi yêu cầu phê duyệt, bạn có thể chọn người phê duyệt cho từng tài liệu hướng dẫn riêng lẻ.

H. Nếu cài đặt quy trình phê duyệt cho thư mục sau khi đã tạo, các tài liệu hướng dẫn đang được công bố có bị chuyển thành bản nháp không?

A. Không.

Các tài liệu hướng dẫn đã được công bố trong trạng thái quy trình phê duyệt TẮT sẽ tiếp tục được duy trì ở trạng thái công bố.
Tuy nhiên, nếu di chuyển tài liệu hướng dẫn đang công bố vào thư mục có quy trình phê duyệt BẬT, tài liệu sẽ chuyển sang trạng thái bản nháp và cần phải trải qua quá trình phê duyệt trước khi công bố.

H. Nếu cài đặt quy trình phê duyệt cho thư mục sau khi đã tạo, lịch sử sửa đổi có được ghi lại cho các tài liệu hướng dẫn đang công bố không?

A. Không được ghi lại.

Nếu muốn lưu lịch sử sửa đổi, vui lòng thực hiện lại quá trình yêu cầu và phê duyệt.
Ngoài ra, trong thời gian quy trình phê duyệt được chuyển từ BẬT sang TẮT, nếu tài liệu hướng dẫn được công bố hoặc cập nhật thì lịch sử sửa đổi cũng sẽ không được ghi lại.

Về cài đặt khi gửi yêu cầu phê duyệt

H. Có thể cài đặt cùng một người dùng làm người phê duyệt ở nhiều giai đoạn không?

A. Không thể.

H. Người gửi yêu cầu phê duyệt và người phê duyệt là cùng một người thì có thể gửi yêu cầu không?

A. Có thể.

H. Nếu có nhiều người dùng là người phê duyệt, có cần tất cả đều phê duyệt thì mới công bố được tài liệu hướng dẫn không?

A. Bạn có thể chọn khi gửi yêu cầu xem có cần tất cả mọi người phê duyệt hay không.

Bạn có thể chỉ định "Cần tất cả phê duyệt" hoặc "Chỉ cần một người phê duyệt".

H. Có thể đăng ký cài đặt quy trình làm việc và người phê duyệt (preset) theo đơn vị thư mục/thư mục con để gọi lại khi gửi yêu cầu không?

A. Không thể.

Về các thao tác trong quá trình phê duyệt

H. Nếu trả lại trong cài đặt phê duyệt nhiều giai đoạn, có thể tiếp tục phê duyệt từ giai đoạn giữa chừng không?

A. Không thể. Cần phải thực hiện lại từ giai đoạn đầu tiên.

H. Người phê duyệt có thể chỉnh sửa nội dung tài liệu hướng dẫn hoặc lịch sử sửa đổi không?

A. Không thể. Vui lòng trả lại tài liệu hướng dẫn.

H. Tài liệu hướng dẫn hiển thị [Chờ phê duyệt] và tôi không thể chỉnh sửa. Phải làm gì?

A. Bằng cách rút lại yêu cầu phê duyệt, bạn có thể chỉnh sửa tài liệu hướng dẫn.

Ngoài ra, các thao tác có thể thực hiện theo từng trạng thái, vui lòng xem trong bảng dưới đây.

Các thao tác có thể thực hiện đối với quy trình làm việc

Các thao tác có thể thực hiện đối với tài liệu hướng dẫn

※Việc thay đổi chủ sở hữu tài liệu hướng dẫn có thể thực hiện từ màn hình danh sách tài liệu hướng dẫn ngay cả khi quy trình phê duyệt đang tiến hành.
　Không thể thay đổi từ màn hình chỉnh sửa tài liệu hướng dẫn.

H. Sau khi rút lại yêu cầu phê duyệt, bình luận trả lại bị mất. Có cách nào để xem lại không?

A. Khi rút lại yêu cầu, các tin nhắn khi gửi yêu cầu và bình luận trả lại sẽ bị xóa và không thể khôi phục dù gửi lại yêu cầu phê duyệt.

Vui lòng xác nhận bình luận trả lại từ email thông báo được gửi tự động khi trả lại.

Về thao tác công bố và thông báo

H. Có nhận được thông báo khi gửi yêu cầu tài liệu hướng dẫn, khi trả lại hoặc khi phê duyệt không?

A. Có nhận được.

▼Teachme Bizから送信されるシステム通知メール一覧を教えてください
https://help.teachme.jp/hc/vi-vn/articles/7900696772377

H. Khi công bố tài liệu hướng dẫn đã được phê duyệt, thông báo cập nhật không được gửi đi. Tại sao vậy?

A. Thông báo công bố tài liệu hướng dẫn chỉ có thể cài đặt khi công bố tài liệu hướng dẫn thủ công.

▼Notify users about manual release or update (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/14651979

Do đó, nếu bạn đã cài đặt "Công bố tài liệu hướng dẫn khi phê duyệt hoàn tất" trong yêu cầu phê duyệt, thông báo sẽ không được gửi.
Nếu muốn sử dụng chức năng thông báo, vui lòng không tích vào tùy chọn cài đặt công bố và để người gửi yêu cầu tự thực hiện công bố.

Về lịch sử sửa đổi

H. Có thể chỉnh sửa hoặc xóa lịch sử sửa đổi sau khi tài liệu hướng dẫn đã được công bố không?

A. Từ góc độ quản lý tài liệu, không thể chỉnh sửa hoặc xóa lịch sử sửa đổi của tài liệu hướng dẫn sau khi đã công bố.

Ngoài ra, vì lý do tương tự, cột "Người phê duyệt" và "Người cập nhật" sẽ hiển thị "Tên hiển thị" của người dùng tại thời điểm phê duyệt hoặc cập nhật.
Tên hiển thị sẽ không bị thay thế bằng "Người dùng đã bị xóa" hay các nội dung tương tự.

H. Có thể ẩn lịch sử sửa đổi không?

A. Tùy thuộc vào thư mục, khả năng cài đặt sẽ khác nhau.

• Thư mục công bố nội bộ
  Không thể ẩn.
  
• Thư mục công bố bên ngoài
  Có thể ẩn từ màn hình cài đặt thư mục.
  Lưu ý, ngay cả khi cài đặt hiển thị lịch sử sửa đổi được bật, tên người phê duyệt và người gửi yêu cầu sẽ không được hiển thị cho người dùng bên ngoài.

▼Set Up Approval Workflow (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/5839584

H. Có giới hạn số lượng lịch sử sửa đổi có thể lưu trữ không?

A. Không có giới hạn.

Về việc gửi yêu cầu trên ứng dụng di động

H. Có thể phê duyệt nhiều người hoặc gửi yêu cầu nhiều giai đoạn không?

A. Có thể, nhưng chỉ trong một số trường hợp cụ thể.

• Trường hợp gửi yêu cầu từ ứng dụng di động khi đã cài đặt quy trình làm việc trên phiên bản trình duyệt Web
  Có thể phê duyệt nhiều người và phê duyệt nhiều giai đoạn.
  Yêu cầu sẽ được thực hiện theo quy trình làm việc đã cài đặt trên phiên bản trình duyệt Web.
  ※Về mặt giao diện ứng dụng di động, bạn không thể biết liệu quy trình làm việc có được áp dụng hay không, nhưng về mặt nội bộ, quy trình làm việc đã cài đặt vẫn được thực thi.
• Trường hợp gửi yêu cầu từ ứng dụng di động khi chưa cài đặt quy trình làm việc trên phiên bản trình duyệt Web
  Không thể phê duyệt nhiều người hoặc phê duyệt nhiều giai đoạn.
  Một quy trình làm việc 1 giai đoạn với một người phê duyệt được chọn từ những người có quyền phê duyệt sẽ được tự động cài đặt và yêu cầu sẽ được gửi đi.