Các câu hỏi thường gặp về quy trình phê duyệt

Về cài đặt thư mục

H. Người dùng có quyền xem có thể trở thành người có quyền phê duyệt không?

A. Bất kỳ người dùng nào đang tham gia vào thư mục đó đều có thể trở thành người có quyền phê duyệt.

H. Có thể cài đặt người có quyền phê duyệt theo từng thư mục con không?

A. Không thể cài đặt người phê duyệt theo từng thư mục con.
Tuy nhiên, khi gửi yêu cầu phê duyệt, có thể chọn người phê duyệt cho từng tài liệu hướng dẫn riêng lẻ.

H. Nếu cài đặt quy trình phê duyệt cho thư mục sau khi đã tạo, các tài liệu hướng dẫn đang được công bố có chuyển về trạng thái nháp không?

A. Không.

Các tài liệu hướng dẫn đã được công bố khi quy trình phê duyệt ở trạng thái TẮT sẽ tiếp tục được duy trì ở trạng thái công bố.
Lưu ý, nếu di chuyển tài liệu hướng dẫn đang được công bố vào thư mục có quy trình phê duyệt ở trạng thái BẬT, tài liệu sẽ chuyển về trạng thái nháp và cần phải trải qua quá trình phê duyệt trước khi công bố.

H. Nếu cài đặt quy trình phê duyệt cho thư mục sau khi đã tạo, lịch sử sửa đổi có được lưu lại cho các tài liệu hướng dẫn đang được công bố không?

A. Không được lưu lại.

Nếu muốn lưu lịch sử sửa đổi, vui lòng gửi yêu cầu và thực hiện phê duyệt lại từ đầu.
Ngoài ra, nếu tài liệu hướng dẫn được công bố hoặc cập nhật trong khoảng thời gian quy trình phê duyệt chuyển từ BẬT sang TẮT, lịch sử sửa đổi cũng sẽ không được lưu lại.

Về cài đặt khi gửi yêu cầu phê duyệt

H. Có thể cài đặt cùng một người dùng làm người phê duyệt ở nhiều giai đoạn không?

A. Không thể.

H. Người gửi yêu cầu phê duyệt và người phê duyệt có thể là cùng một người không?

A. Có thể.

H. Nếu có nhiều người dùng làm người phê duyệt, có cần tất cả mọi người phê duyệt mới có thể công bố tài liệu hướng dẫn không?

A. Bạn có thể chọn xem có cần tất cả mọi người phê duyệt hay không tại thời điểm gửi yêu cầu.

Bạn có thể chỉ định "Cần tất cả mọi người phê duyệt" hoặc "Chỉ cần một người phê duyệt".

H. Có thể đăng ký cài đặt quy trình làm việc theo từng thư mục/thư mục con và gọi lại khi gửi yêu cầu không?

A. Có thể. Bằng cách thiết lập "Cài đặt lộ trình phê duyệt" trước, bạn có thể gọi lại khi gửi yêu cầu.
　 Adding and Deleting Approval Routes (Web Browser)

Về các thao tác trong quá trình phê duyệt

H. Trong cài đặt phê duyệt nhiều giai đoạn, nếu bị trả lại, có thể tiếp tục phê duyệt từ giai đoạn giữa không?

A. Không thể. Cần phải thực hiện phê duyệt lại từ giai đoạn 1.

H. Người phê duyệt có thể sửa nội dung tài liệu hướng dẫn hoặc lịch sử sửa đổi không?

A. Không thể. Vui lòng trả lại tài liệu hướng dẫn.

H. Tài liệu hướng dẫn hiển thị [Đang chờ phê duyệt] và tôi không thể chỉnh sửa. Phải làm gì?

A. Bạn có thể chỉnh sửa tài liệu hướng dẫn bằng cách rút lại yêu cầu phê duyệt.

Ngoài ra, vui lòng xem bảng dưới đây để biết các thao tác có thể thực hiện theo từng trạng thái.

Các thao tác có thể thực hiện đối với quy trình làm việc

Các thao tác có thể thực hiện đối với tài liệu hướng dẫn

※Việc thay đổi chủ sở hữu tài liệu hướng dẫn có thể thực hiện từ màn hình danh sách tài liệu ngay cả khi quy trình phê duyệt đang diễn ra.
　Không thể thay đổi từ màn hình chỉnh sửa tài liệu hướng dẫn.

H. Sau khi rút lại yêu cầu phê duyệt, các bình luận trả lại đã biến mất. Có cách nào kiểm tra lại không?

A. Khi rút lại yêu cầu, tin nhắn tại thời điểm gửi yêu cầu và các bình luận trả lại sẽ bị xóa và không thể khôi phục ngay cả khi gửi lại yêu cầu phê duyệt.

Vui lòng kiểm tra bình luận trả lại trong email thông báo được gửi tự động khi tài liệu bị trả lại.

Về thao tác công bố và thông báo

H. Có nhận được thông báo khi gửi yêu cầu, trả lại hoặc phê duyệt tài liệu hướng dẫn không?

A. Có nhận được.
Teachme Bizから送信されるシステム通知メール一覧を教えてください

H. Khi công bố tài liệu hướng dẫn đã được phê duyệt, thông báo cập nhật không được gửi đi. Tại sao?

A. Thông báo công bố tài liệu hướng dẫn chỉ có thể cài đặt khi công bố tài liệu thủ công.

▼Notify users about manual release or update (Web Browser)
https://teachme.jp/8/manuals/14651979

Do đó, nếu bạn đã cài đặt "Công bố tài liệu hướng dẫn khi phê duyệt hoàn tất" trong yêu cầu phê duyệt, thông báo sẽ không được gửi đi.
Nếu muốn sử dụng tính năng thông báo, vui lòng không chọn tùy chọn công bố và để người gửi yêu cầu thực hiện công bố.

Về lịch sử sửa đổi

H. Có thể sửa hoặc xóa lịch sử sửa đổi sau khi tài liệu hướng dẫn đã được công bố không?

A. Từ góc độ quản lý tài liệu, không thể sửa hoặc xóa lịch sử sửa đổi của tài liệu hướng dẫn sau khi đã công bố.

Ngoài ra, cũng vì lý do tương tự, cột "Người phê duyệt" và "Người cập nhật" sẽ hiển thị "Tên hiển thị" của người dùng tại thời điểm phê duyệt hoặc cập nhật.
Thông tin hiển thị sẽ không bị thay thế bằng "Người dùng đã xóa" hay tương tự.

H. Có thể ẩn lịch sử sửa đổi không?

A. Tùy thuộc vào thư mục, khả năng cài đặt sẽ khác nhau.

• Thư mục công bố nội bộ
  Không thể ẩn.
  
• Thư mục công bố bên ngoài
  Có thể ẩn từ màn hình cài đặt thư mục.
  Lưu ý, ngay cả khi cài đặt hiển thị lịch sử sửa đổi được bật, tên người phê duyệt và người gửi yêu cầu sẽ không được hiển thị cho người dùng bên ngoài.

Set Up Approval Workflow (Web Browser)

H. Có giới hạn số lượng lịch sử sửa đổi có thể lưu trữ không?

A. Không có giới hạn.

Về việc gửi yêu cầu trên ứng dụng di động

H. Có thể phê duyệt nhiều người/gửi yêu cầu nhiều giai đoạn không?

A. Có thể, nhưng chỉ trong một số trường hợp nhất định.

• Trường hợp gửi yêu cầu từ ứng dụng di động khi quy trình làm việc đã được cài đặt trên phiên bản trình duyệt web
  Có thể phê duyệt nhiều người và phê duyệt nhiều giai đoạn.
  Yêu cầu sẽ được gửi theo quy trình làm việc đã cài đặt trên phiên bản trình duyệt web.
  ※Do đặc điểm thiết kế giao diện ứng dụng di động, giao diện có thể không hiển thị rõ ràng rằng quy trình làm việc đang được áp dụng, nhưng về mặt nội bộ quy trình làm việc đã cài đặt vẫn được thực thi.
• Trường hợp gửi yêu cầu từ ứng dụng di động khi chưa cài đặt quy trình làm việc trên phiên bản trình duyệt web
  Không thể phê duyệt nhiều người hoặc phê duyệt nhiều giai đoạn.
  Hệ thống sẽ tự động cài đặt quy trình làm việc 1 giai đoạn với 1 người được chọn từ những người có quyền phê duyệt làm người phê duyệt, và yêu cầu sẽ được gửi đi.