Về Cài đặt thư mục
Q. Người có Quyền người xem có thể trở thành Người dùng có quyền phê duyệt không?
A. Bất kỳ người dùng nào đang tham gia vào thư mục đó đều có thể trở thành Người dùng có quyền phê duyệt.
Q. Có thể cài đặt Người dùng có quyền phê duyệt theo từng Thư mục con không?
A. Không thể cài đặt người phê duyệt theo từng Thư mục con.
Tuy nhiên, khi gửi Yêu cầu phê duyệt, bạn có thể chọn người phê duyệt cho từng quy trình riêng lẻ.
Q. Nếu cài đặt Tiến trình phê duyệt cho thư mục sau này, các Quy trình đã được công khai có trở thành Bản nháp không?
A. Không.
Các quy trình đã được công khai khi Tiến trình phê duyệt ở trạng thái OFF vẫn tiếp tục được duy trì ở trạng thái Công khai.
Tuy nhiên, nếu chuyển Quy trình đã được công khai sang thư mục có Tiến trình phê duyệt ở trạng thái ON, quy trình sẽ trở thành trạng thái Bản nháp và cần phải trải qua phê duyệt trước khi công khai.
Q. Nếu cài đặt Tiến trình phê duyệt cho thư mục sau này, Lịch sử sửa đổi có được ghi lại cho các Quy trình đã được công khai không?
A. Không được ghi lại.
Nếu bạn muốn lưu Lịch sử sửa đổi, vui lòng gửi yêu cầu và phê duyệt lại.
Ngoài ra, nếu bạn công khai hoặc cập nhật quy trình trong thời gian Tiến trình phê duyệt được chuyển từ ON sang OFF, Lịch sử sửa đổi cũng sẽ không được ghi lại.
Về cài đặt khi gửi Yêu cầu phê duyệt
Q. Có thể cài đặt cùng một người dùng làm người phê duyệt ở nhiều giai đoạn không?
A. Không thể.
Q. Người dùng gửi Yêu cầu phê duyệt và người phê duyệt là cùng một người thì có thể gửi yêu cầu không?
A. Có thể.
Q. Nếu cài đặt nhiều người dùng làm người phê duyệt, có cần tất cả mọi người phê duyệt thì mới có thể công khai quy trình không?
A. Việc có cần tất cả mọi người phê duyệt hay không có thể được chọn khi gửi yêu cầu.
Bạn có thể chỉ định "Cần tất cả mọi người phê duyệt" hoặc "Chỉ cần một người trong số đó phê duyệt".
Q. Có thể đăng ký cài đặt tiến trình theo từng Thư mục/Thư mục con và gọi ra khi gửi yêu cầu không?
A. Có thể.
Bằng cách thực hiện "Cài đặt tuyến phê duyệt" trước, bạn có thể gọi ra khi gửi yêu cầu.
Thêm và Xóa Tuyến Phê Duyệt (Trình Duyệt Web)
Về các thao tác trong quá trình phê duyệt
Q. Nếu trả lại trong cài đặt phê duyệt nhiều giai đoạn, có thể tiếp tục phê duyệt từ giai đoạn giữa không?
A. Không thể.
Cần phải phê duyệt lại từ giai đoạn 1.
Q. Người phê duyệt có thể sửa nội dung quy trình hoặc Lịch sử sửa đổi không?
A. Không thể.
Vui lòng trả lại quy trình.
Q. Hiển thị [Chờ phê duyệt] và tôi không thể sửa quy trình. Tôi phải làm gì?
A. Bằng cách rút lại Yêu cầu phê duyệt, bạn có thể sửa quy trình.
Ngoài ra, các thao tác có thể thực hiện theo từng Trạng thái, vui lòng xem ở đây.
Các thao tác có thể thực hiện đối với tiến trình
| Thao tác\Trạng thái | Trước khi gửi yêu cầu (Đã cài đặt nhưng chưa gửi yêu cầu) | Chờ phê duyệt | Đã trả lại | Đã phê duyệt | Đang tạm dừng |
|---|---|---|---|---|---|
| Gửi yêu cầu | ✓ | - | ✓ | - | - |
| Phê duyệt | - | ✓ | - | - | - |
| Trả lại | - | ✓ | - | - | - |
| Rút lại | - | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Chỉnh sửa giai đoạn phê duyệt, người phê duyệt | ✓ | - | - | - | △(Chỉ có thể thay thế người phê duyệt) |
Các thao tác có thể thực hiện đối với quy trình
| Trước khi yêu cầu | Đang chờ phê duyệt | Bị trả lại | Đã phê duyệt | Đang tạm dừng | |
|---|---|---|---|---|---|
| Chỉnh sửa | ✓ | - | ✓ | - | - |
| Công khai/Cập nhật (đặt lịch) | - | - | - | ✓ | - |
| Sao lưu | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Nhân bản bản nháp | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Lưu trữ (chỉ định ngày thực hiện) | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Thay đổi chủ sở hữu quy trình※ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Xem lịch sử chỉnh sửa | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Xem trước | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Không công khai | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Di chuyển quy trình | ✓ | - | - | - | - |
| Xóa | ✓ | - | - | - | - |
※Việc thay đổi chủ sở hữu quy trình có thể thực hiện ngay cả khi tiến trình phê duyệt đang diễn ra, nếu thực hiện từ màn hình danh sách quy trình.
Không thể thay đổi từ màn hình chỉnh sửa quy trình.
Q. Sau khi rút lại yêu cầu phê duyệt, các bình luận bị trả lại đã biến mất. Có cách nào để kiểm tra không?
A. Khi rút lại yêu cầu, các tin nhắn tại thời điểm yêu cầu và các bình luận bị trả lại sẽ bị xóa và sẽ không được khôi phục ngay cả khi gửi lại yêu cầu phê duyệt.
Vui lòng kiểm tra bình luận bị trả lại từ email thông báo được gửi tự động khi trả lại.
Về thao tác công khai và thông báo
Q. Khi yêu cầu phê duyệt quy trình, hoặc khi bị trả lại/phê duyệt, tôi có nhận được thông báo không?
A. Có.
Vui lòng cho tôi biết danh sách email thông báo hệ thống được gửi từ Teachme Biz
Q. Khi công khai quy trình đã được phê duyệt, thông báo cập nhật không được gửi đi. Tại sao vậy?
A. Thông báo công khai quy trình chỉ có thể được cài đặt khi công khai quy trình theo cách thủ công.
▼Thông báo cho người dùng về việc phát hành hoặc cập nhật tài liệu hướng dẫn (Trình duyệt Web)
https://teachme.jp/8/manuals/51682654
Do đó, nếu bạn đã cài đặt "Công khai quy trình khi hoàn tất phê duyệt" tại thời điểm gửi yêu cầu phê duyệt quy trình, thông báo sẽ không được gửi.
Nếu muốn sử dụng chức năng thông báo, vui lòng không chọn tùy chọn cài đặt công khai, và để người yêu cầu tự thực hiện công khai.
Về lịch sử sửa đổi
Q. Có thể chỉnh sửa hoặc xóa lịch sử sửa đổi sau khi quy trình đã được công khai không?
A. Từ quan điểm quản lý tài liệu, không thể chỉnh sửa hoặc xóa lịch sử sửa đổi của quy trình sau khi đã được công khai.
Ngoài ra, vì lý do tương tự, cột "Người phê duyệt" và "Cập nhật bởi" sẽ hiển thị "Tên hiển thị" của người dùng tại thời điểm phê duyệt hoặc cập nhật.
Tên hiển thị sẽ không bị thay thế bằng "Đã xóa" hay tương tự.
Q. Nếu thay đổi tên hiển thị của người dùng, tên người dùng trong lịch sử sửa đổi trước đó có thay đổi không?
A. Không thay đổi.
Lịch sử sửa đổi ghi lại tên hiển thị tại thời điểm phê duyệt hoặc cập nhật.
Dù sau này có thay đổi tên hiển thị của người dùng, tên người dùng hiển thị trong lịch sử sửa đổi trước đó sẽ không thay đổi.
Tên hiển thị sau khi thay đổi sẽ được phản ánh từ lịch sử sửa đổi của các lần phê duyệt/cập nhật thực hiện sau khi thay đổi.
Q. Có thể ẩn lịch sử sửa đổi không?
A. Tùy theo thư mục, khả năng cài đặt sẽ khác nhau.
-
Thư mục nội bộ
Không thể ẩn.
-
Thư mục công khai bên ngoài
Có thể ẩn từ màn hình Cài đặt thư mục.
Lưu ý, ngay cả khi cài đặt hiển thị lịch sử sửa đổi được bật, tên người phê duyệt và người yêu cầu sẽ không hiển thị với người dùng bên ngoài.
Thiết Lập Quy Trình Phê Duyệt (Trình Duyệt Web)
Q. Có giới hạn số lượng lịch sử sửa đổi có thể lưu giữ không?
A. Không có giới hạn.
Về việc yêu cầu trên ứng dụng di động
Q. Có thể thực hiện phê duyệt nhiều người/yêu cầu nhiều giai đoạn không?
A. Có thể, nhưng chỉ trong trường hợp thực hiện một thao tác cụ thể.
-
Trường hợp nộp yêu cầu từ ứng dụng di động khi đã cài đặt tiến trình phê duyệt trên phiên bản Web browser
Có thể thực hiện phê duyệt nhiều người và phê duyệt nhiều giai đoạn.
Yêu cầu sẽ được thực hiện theo tiến trình phê duyệt đã được cài đặt trên phiên bản Web browser.
※Trong các quy trình thuộc thư mục đã được cài đặt tiến trình phê duyệt, nút [Yêu cầu phê duyệt] sẽ được hiển thị thay cho nút [Công khai], vì vậy bạn có thể biết rằng tiến trình phê duyệt đã được áp dụng ngay cả trên ứng dụng di động.
Tuy nhiên, nội dung tuyến phê duyệt như giai đoạn phê duyệt hay người phê duyệt không thể xác nhận trên ứng dụng di động.
Vui lòng xác nhận trên phiên bản Web browser. -
Trường hợp nộp yêu cầu từ ứng dụng di động khi chưa cài đặt tiến trình phê duyệt trên phiên bản Web browser
Không thể thực hiện phê duyệt nhiều người và phê duyệt nhiều giai đoạn.
Tiến trình phê duyệt 1 giai đoạn sẽ được tự động cài đặt với 1 người được chọn từ những người dùng có quyền phê duyệt làm người phê duyệt, và yêu cầu sẽ được thực hiện.