Việc chia sẻ tài khoản Teachme Biz không bị cấm theo Điều khoản Dịch vụ.
Tuy nhiên, có một số điểm cần lưu ý khi chia sẻ.
Điều khoản Sử dụng Teachme Biz (Điều 17)
Những điểm Quản trị viên cần lưu ý
Có thể có trường hợp không rõ ai chịu trách nhiệm về việc mời và xóa tài khoản hoặc nhóm.
Ngay cả khi có yêu cầu khi xảy ra sự cố trong quản lý tài khoản, có thể không xác định được ai là người chịu trách nhiệm.
Khi tài khoản bị xóa, không thể khôi phục lại. (* )
Nếu xóa nhầm, cần phải mời lại.
Trừ khi có lý do thuyết phục, hãy tránh việc biến quản trị viên nhóm, quản trị viên phụ, quản trị viên thư mục, hoặc quản trị viên phụ thành tài khoản dùng chung.
* Bộ phận vận hành Teachme Biz cũng không thể khôi phục tài khoản.
Có thể có trường hợp không rõ ai chịu trách nhiệm về việc tạo, chỉnh sửa, phê duyệt hoặc xóa hướng dẫn.
Ngay cả khi có yêu cầu khi xảy ra sự cố trong quản lý hướng dẫn, có thể không xác định được ai là người chịu trách nhiệm.
Để làm rõ ai đã tạo, chỉnh sửa hoặc phê duyệt, hãy xem xét các phương pháp sau.
Khi sử dụng tính năng quy trình phê duyệt
Xem xét các hoạt động như ghi lại tên của người tạo, người cập nhật và người phê duyệt trong lịch sử cập nhật.
Khi không sử dụng tính năng quy trình phê duyệt
Xem xét các hoạt động như chuẩn bị các bước chỉ để lưu lại lịch sử cập nhật hoặc sử dụng tính năng bình luận để ghi lại tên.
Quản lý mật khẩu trở nên phức tạp khi nhân viên nghỉ việc hoặc chuyển công tác.
Khi nhân viên nghỉ việc hoặc chuyển công tác và không còn cần tài khoản Teachme Biz, việc thay đổi mật khẩu và thông báo cho những người dùng chung tài khoản trở nên cần thiết mỗi lần, làm cho việc quản lý trở nên phức tạp.
Nếu ai đó dùng chung tài khoản thay đổi thông tin đăng nhập, những người khác có thể không thể đăng nhập.
Nếu một cá nhân thay đổi mật khẩu và không chia sẻ mật khẩu mới với những người dùng chung tài khoản, các yêu cầu nội bộ về "không thể đăng nhập" có thể tăng lên, hoặc công việc có thể bị chậm trễ do không thể xem hướng dẫn.
Khi thay đổi mật khẩu, hãy xem xét các hoạt động như luôn thông báo mật khẩu mới cho những người dùng chung tài khoản.
Liên quan: Tôi không thể đăng nhập. Tôi nên làm gì?
Tính năng đào tạo không thể được sử dụng hiệu quả.
Tính năng đào tạo cho phép giáo dục nhân viên mới và phát triển nguồn nhân lực bằng cách cung cấp các khóa đào tạo cho người dùng.
Vì điểm đến của khóa đào tạo được chỉ định trên cơ sở tài khoản, việc chia sẻ tài khoản khiến không thể quản lý trạng thái hoàn thành của từng cá nhân.
Liên quan: Tính năng đào tạo là gì?
Tính năng giao nhiệm vụ không thể được sử dụng hiệu quả.
Tính năng giao nhiệm vụ cho phép quản lý hoạt động thực địa bằng cách giao nhiệm vụ cho người dùng.
Vì điểm đến của nhiệm vụ được chỉ định trên cơ sở tài khoản, việc chia sẻ tài khoản khiến không thể quản lý tiến độ nhiệm vụ của từng cá nhân.
Liên quan: Vui lòng cho tôi biết về chức năng nhiệm vụ
Tính năng báo cáo không thể được sử dụng hiệu quả.
Tính năng báo cáo cho phép xác nhận thông tin chi tiết về việc ai đã xem hoặc tìm kiếm hướng dẫn và khi nào.
Vì thông tin được thu thập trên cơ sở tài khoản, việc chia sẻ tài khoản khiến không thể thu thập thông tin cá nhân và phân tích cách mỗi người sử dụng hướng dẫn.
Những điểm Người dùng cần lưu ý
Nếu ai đó dùng chung tài khoản thay đổi thông tin đăng nhập, những người khác có thể không thể đăng nhập.
Xem xét các hoạt động như tránh thay đổi mật khẩu cá nhân, hoặc luôn thông báo mật khẩu mới cho những người dùng chung tài khoản khi mật khẩu được thay đổi.
Liên quan: Tôi không thể đăng nhập. Tôi nên làm gì?
Có thể xảy ra đăng xuất bắt buộc trong khi tạo hoặc xem hướng dẫn.
Có giới hạn về số lượng kết nối đồng thời cho mỗi tài khoản.
Liên quan: Tôi có thể sử dụng đồng thời bao nhiêu thiết bị với cùng một tài khoản?
Khi vượt quá giới hạn kết nối đồng thời, việc đăng xuất bắt buộc xảy ra bắt đầu từ thiết bị có lần truy cập cuối cùng lâu nhất.
Vì có khả năng đăng xuất đột ngột trong quá trình làm việc và mất dữ liệu đang tạo, hãy cẩn thận về số lượng người dùng chia sẻ một tài khoản và số lượng kết nối đồng thời.
Thông tin đăng nhập có thể cần được nhập mỗi lần.
Càng nhiều người chia sẻ một tài khoản, càng có khả năng vượt quá giới hạn kết nối đồng thời đã đề cập ở trên.
Do đó, việc đăng nhập có thể được yêu cầu mỗi lần (* ), điều này có thể làm cho việc sử dụng trở nên phiền phức.
Điều tương tự cũng áp dụng khi đăng nhập bằng đăng nhập một lần.
* Nếu không xảy ra đăng xuất bắt buộc, phiên đăng nhập có hiệu lực trong 7 ngày.
Liên quan: Session Management là gì?
Các thông báo khác nhau không thể được nhận một cách thích hợp.
Nếu ai đó dùng chung tài khoản đánh dấu thông báo là đã đọc trước, những người khác có thể không nhận thấy thông báo liên quan.
Ngoài ra, có thể nhận được các thông báo có nội dung không liên quan đến bản thân.
Liên quan: Khi nào thông báo được gửi đến thiết bị di động (điện thoại thông minh, máy tính bảng)?